У нашій номенклатурі справ (група кадрів) установлено строк п’ять років для зберігання документів з атестації, але не визначено чітко — чергової чи позачергової. Чи існують якісь загальні чітко установлені строки зберігання протоколів та інших документів з проведення чергової атестації керівників, спеціалістів і фахівців?
Справді, строк зберігання протоколів засідань і рішень атестаційних і кваліфікаційних комісій — п’ять років згідно зі статтею 652 чинного Переліку типових документів, що утворюються в діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших підприємств, установ та організацій, із зазначенням строків зберігання документів, затвердженого наказом Головного архівного управління при Кабінеті Міністрів України від 20 липня 1998 року № 41 (далі — Перелік типових документів). Нагадаємо, що Перелік типових документів є основним нормативно-правовим актом, призначеним для використання усіма підприємствами, установами та організаціями під час відбору на зберігання і для знищення типових (тобто загальних для всіх або більшості організацій) документів.
При цьому зауважимо, що, формуючи протоколи атестаційної комісії у справу, не слід зважати, чи це протокол чергового засідання, чи позачергового. У одну справу вміщають протоколи за один календарний рік, а для навчальних закладів — за один навчальний рік. Якщо упродовж року проведено лише одне засідання атестаційної або кваліфікаційної комісії, справа складатиметься з одного протоколу. Відмінність у протоколах позачергових засідань має бути відображена у заголовку до тексту протоколу. Так, протокол засідання атестаційної комісії, проведеного згідно з графіком проведення атестації, матиме такий заголовок: «Засідання атестаційної комісії», а протокол позачергового засідання — «Позачергового засідання атестаційної комісії». При цьому номер протоколу має відповідати порядковому номеру проведеного упродовж року засідання, попри порядок засідань, запланованих у графіку проведення атестації.
Щодо решти документів, які створюються внаслідок підготовки і проведення атестації та установлення кваліфікації, то ці документи слід групувати в інші справи, окремо від протоколів засідань і рішень атестаційних і кваліфікаційних комісій. Так, відгуки, характеристики і атестаційні анкети працівників мають зберігатися в особових справах відповідних працівників 75 років мінус вік особи на момент завершення справи,тобто на момент звільнення, ті, що не увійшли до складу особових справ — 5 років. Підсумкові зведення, відомості про проведення атестації і встановлення кваліфікації зберігаються в окремій справі 5 років (ст. 654 Переліку типових документів). Списки членів атестаційних і кваліфікаційних комісій слід зберігати 3 роки (ст. 655 Переліку типових документів). Графіки проведення атестації і встановлення кваліфікації — 1 рік (ст. 656 Переліку типових документів). Заяви про незгоду з рішеннями атестаційних і кваліфікаційних комісій та документи (довідки, висновки) про їх розгляд — 3 роки (ст. 657 Переліку типових документів). І, нарешті, листування про атестацію і встановлення кваліфікації зберігається 3 роки (ст. 658 Переліку типових документів).
Провідний наук. співроб. відділу документознавства Українського науково-дослідного інституту архівної справи та документознавства, канд. іст. наук, ст. наук. спів. Олена ЗАГОРЕЦЬКА
