Працівник оформлює пенсію. ПФУ вимагає в нього оригінал трудової книжки. Чи можна видати працівникові трудову книжку та як це оформити?
Так, можна. Відповідним записом у книзі обліку руху трудових книжок і вкладишів до них.
10 червня 2021 року набув чинності Закон України від 5 лютого 2021 року № 1217-IX «Про внесення змін до деяких законодавчих актів України щодо обліку трудової діяльності працівника у електронній формі» (далі — Закон № 1217). Цим Законом запроваджено облік трудової діяльності працівників в електронній формі в реєстрі застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування (далі — Реєстр) у порядку, визначеному Законом України від 8 липня 2010 року № 2464-VI «Про збір та облік єдиного внеску на загальнообов’язкове державне соціальне страхування».
Починаючи з 10 червня 2021 року роботодавець не зобов’язаний вести облік трудових книжок працівників та їх зберігати. Трудова книжка зберігається у працівника, і він особисто несе відповідальність за її збереження. Якщо ж працівник виявить бажання продовжити ведення трудової книжки, роботодавець, на його вимогу, зобов’язаний буде паралельно з електронним обліком трудової діяльності також уносити до паперової трудової книжки записи про прийняття на роботу, переведення та звільнення працівника (ст. 48 КЗпП). Записи вносять відповідно до Інструкції про порядок ведення трудових книжок працівників, затвердженої наказом Міністерства праці України, Міністерства юстиції України, Міністерства соціального захисту населення України від 29 липня 1993 року № 58 (далі — Інструкція № 58).
Навчання для кадровиків — семінари, курси, тренінги, вебінари
Індивідуальні курси кадровиків з нуля: 0 (800) 21 99 77
Отже, роботодавець не має повноважень щодо зберігання трудових книжок працівників, які були працевлаштовані на підприємстві, в установі, організації (далі — підприємство) після набуття чинності Законом № 1217, тобто з 10 червня 2021 року. Трудові книжки працівників, працевлаштованих до 9 червня 2021 року, можуть зберігатися у роботодавця на підставі законодавства, яке було чинним на дату прийняття таких працівників на роботу.
Слід зауважити, що згідно з пунктом 2 розділу ІІ «Прикінцеві та перехідні положення» Закону № 1217 включення Пенсійним фондом України до Реєстру відсутніх відомостей про трудову діяльність працівників здійснюється до 10 червня 2026 року на підставі відомостей, поданих страхувальником або застрахованою особою в установленому порядку.
Облік трудових книжок регулюється главою 7 Інструкції № 58. Так, на підприємстві має вестися книга обліку руху трудових книжок і вкладишів до них; далі — Книга (типова форма № П-10, затверджена наказом Міністерства статистики України від 27 жовтня 1995 року № 277).
Письмові і телефонні КОНСУЛЬТАЦІЇ та інші кадрові послуги експертів журналу «КАДРОВИК.UA»
Книга ведеться відділом кадрів або іншим підрозділом підприємства, який оформляє прийняття і звільнення працівників. У Книзі реєструються всі трудові книжки, що прийняті від працівників під час влаштування на роботу, а також трудові книжки і вкладиші до них із записом серії та номера, що видані працівникам знову. Книга має бути пронумерована, прошнурована та скріплена підписом керівника підприємства і печаткою.
Наразі ведення трудових книжок не скасовано. Відповідно до пункту 4 постанови Кабінету Міністрів України від 27 квітня 1993 року № 301 «Про трудові книжки працівників» відповідальність за організацію ведення обліку, зберігання і видачу трудових книжок покладається на керівника підприємства.
Отже, враховуючи положення статті 48 КЗпП, якщо трудова книжка зберігається у роботодавця, працівникові достатньо подати заяву з проханням видати трудову книжку для особистого зберігання. Про видачу трудової книжки працівникові роботодавець має зробити відповідний запис у Книзі.
Ще більше корисних ексклюзивних матеріалів від провідних експертів й аналітиків знайдете на шпальтах електронного журналу «КАДРОВИК.UA» № 12-2025. Статті доступні тільки для передплатників видання.
Розлогі відповіді на нагальні питання читачів та добірку корисних матеріалів ви знайдете на сторінках листопадового випуску журналу «КАДРОВИК.UA» у рубриці «Практика кадровика» — «Запитання гарячої лінії».
Джерело: КАДРОВИК.UA
