Працівник (керівник) їде у відрядження за власний кошт або якщо приймаюча сторона оплачує проїзд, проживання, харчування. Чи потрібно в такому разі виплачувати добові?
Щодо оформлення відрядження
У процесі здійснення діяльності підприємства, установи, організації (далі — підприємство) співпрацюють з різними підприємствами, зокрема розташованими в інших населених пунктах як на території України, так за кордоном.
Для забезпечення ефективної взаємодії періодично виникає потреба відрядити своїх працівників до інших населених пунктів.
Кожне відрядження має бути правильно оформлене відповідно до норм законодавства.
Відрядженням є поїздка працівника за розпорядженням керівника підприємства на певний строк до іншого населеного пункту для виконання службового доручення поза місцем його постійної роботи.
Законодавство, що регламентує питання відрядження працівників:
- Кодекс законів про працю України (далі — КЗпП);
- Податковий кодекс України (далі — ПКУ);
- Інструкція про службові відрядження в межах України та за кордон, затверджена наказом Міністерства фінансів України від 13 березня 1998 року № 59 (далі — Інструкція № 59);
- постанова Кабінету Міністрів України від 2 лютого 2011 року № 98 «Про суми та склад витрат на відрядження державних службовців, а також інших осіб, що направляються у відрядження підприємствами, установами та організаціями, які повністю або частково утримуються (фінансуються) за рахунок бюджетних коштів» (далі — Постанова № 98).
ОБОВ’ЯЗКОВО
Положення Інструкції № 59 є обов’язковими для органів державної влади та підприємств, що повністю або частково утримуються (фінансуються) за рахунок бюджетних коштів (п. 1 Інструкції № 59).
ДОВІДКОВО
Інші підприємства можуть використовувати Інструкцію № 59 як допоміжний документ, тобто положення цієї інструкції мають роз’яснювальний та довідковий характер
Письмові і телефонні КОНСУЛЬТАЦІЇ та інші кадрові послуги експертів журналу «КАДРОВИК.UA»
Відрядження працівника має бути належно оформлене. Відповідно до абзацу першого пункту 1 розділу І Інструкції № 59 службові поїздки можуть вважатися службовим відрядженням у разі наявності документів, що підтверджують зв’язок службового відрядження з основною діяльністю підприємства.
Направлення працівника у відрядження здійснює керівник підприємства або його заступник і оформляється наказом / розпорядженням (п. 1 розд. II Інструкції № 59).
Наказ про відрядження має містити таку інформацію:
- мета виїзду;
- завдання (у разі потреби);
- пункт призначення (місто або міста призначення, інші населені пункти, найменування підприємства, куди відряджається працівник);
- строк (дата вибуття у відрядження та дата прибуття з відрядження);
- джерело фінансового забезпечення витрат на відрядження;
- у разі потреби інші ключові моменти
Навчання для кадровиків — семінари, курси, тренінги, вебінари
Індивідуальні курси кадровиків з нуля: 0 (800) 21 99 77
Щодо гарантій та компенсацій під час відряджень
Гарантії та компенсації під час службових відряджень передбачено статтею 121 КЗпП, згідно з якою працівники мають право на відшкодування витрат та одержання інших компенсацій.
Частина друга статтi 121 КЗпП
Працівникам, яких направляють у відрядження, виплачують:
- добові за час перебування у відрядженні;
- вартість проїзду до місця призначення і назад;
- витрати на наймання житлового приміщення в порядку і розмірах, установлюваних законодавством
За працівниками, направленими у відрядження, протягом усього часу відрядження зберігаються місце роботи і посада (частина четверта ст. 121 КЗпП).
У МЕЖАХ УКРАЇНИ
Максимальний неоподаткований розмір добових витрат на відрядження у 2026 році в межах території України дорівнює 864,7 грн
ЗА КОРДОНОМ
Максимальний неоподаткований розмір добових витрат на відрядження у 2026 році за кордоном дорівнює 80 євро
Експрес-курс «Облікові документи кадрової служби та порядок їх ведення»
0 (800) 21 99 77 • E-mail: [email protected]
Щодо виплати добових
За кожен день перебування працівника у відрядженні йому виплачуються добові.
Розмір добових визначають наказом про відрядження з урахуванням документів, що підтверджують строк і факт перебування працівника у відрядженні (п. 4 розд. II Інструкції № 59).
Граничні норми добових витрат визначені абзацом п’ятим підпункту «а» підпункту 170.9.1 пункту 170.9 статті 170 ПКУ. Відповідно до зазначеної статті до оподатковуваного доходу не включають витрати на відрядження, не підтверджені документально, на харчування та фінансування інших власних потреб фізичної особи (добові витрати), понесені у зв’язку з таким відрядженням у межах території України, але не більш як 0,1 розміру мінімальної заробітної плати, встановленої законом на 1 січня податкового (звітного) року, в розрахунку за кожен календарний день такого відрядження, а для відряджень за кордон — не вище 80 євро за кожен календарний день такого відрядження за офіційним обмінним курсом гривні до євро, установленим Національним банком України, в розрахунку за кожен такий день.
Згідно зі статтею 8 Закону України від 3 грудня 2025 року № 4695-IX «Про Державний бюджет України на 2026 рік» розмір мінімальної заробітної плати з 1 січня 2026 року дорівнює 8647 грн.
Спробуйте безплатний доступ до онлайн-системи «КАДРИ.UA» та отримайте готові практичні рішення для будь-якої кадрової ситуації.
Щодо видачі авансу
У разі направлення працівника у відрядження підприємство має забезпечити його авансом (п. 4 розд. І Інструкції № 59).
Сума авансу визначається з урахуванням:
- добових за час перебування у відрядженні;
- вартості проїзду до місця призначення і назад;
- витрат на наймання житла.
Перелік і розрахунок таких витрат може бути оформлений у вигляді кошторису.
У разі відрядження в межах України аванс видають у гривні, а в разі відрядження за кордон — у національній валюті країни, до якої відряджається працівник, або в будь-якій вільно конвертованій валюті…
Докладніше — у статті Світлани Цимбалюк в журналі «КАДРОВИК.UA» № 5-2026.
Джерело: «КАДРОВИК.UA» № 5-2026
