Проект групи компаній «МЕДІА-ПРО»

Ефективні технології: як функції сервісів електронного документообігу спрощують роботу

Дата публікації: 10.01.2019

У статті:
- електронне підписування: менше часу — більше діла
- тисяча й один документ у фоновому режимі
- «мобільний» документообіг майбутнього

Електронний документообіг завойовує бізнес. Щораз більше компаній, які готові переводити роботу з документами в онлайн, щоб зробити процеси ефективнішими та менш затратними з огляду нафінансові та людські ресурси.

Онлайн-обмін документами має кілька важливих переваг порівняно з паперовим. Це й економія грошей, які раніше витрачалися на роздруковування та надсилання документів, й суттєве прискорення підписання та обміну документами з партнерами. А ще — можливість для працівників зосередитися на більш творчих і важливих завданнях, ніж проставляння фізичної печатки та заклеювання у конверти.

Зручність і швидкість обміну електронними документами залежать від того, які функції доступні користувачам у сервісі документообігу. І це мають бути не просто можливості для формування, підписання й надсилання документів, а ще й функції, що зроблять роботу з документами максимально простою і швидкою.

РОБОТА З ДОКУМЕНТАМИ У МЕЖАХ ОДНІЄЇ КОМПАНІЇ

Перед надсиланням партнерам документи часто проходять процедуру внутрішнього погодження в межах компанії. Наприклад, договір спочатку має погодити менеджер, потім дає «добро» бухгалтерія, далі — юрист, і тільки тоді свій підпис ставить директор. Важливо, щоб усі ці кроки можна було зробити безпосередньо в сервісі документообігу. Технічно це може бути так: залученим у процес працівникам приходить прохання узгодити сформований документ, вони погоджують його одним кліком, а відповідальна особа також підписує погоджений з усіма документ і надсилає контрагенту.

Деякі документи потребують не просто погодження, а почергового підписання кількох працівників компанії. Схема схожа із внутрішнім погодженням: спочатку кваліфікаційний електронний підпис (далі — КЕП, раніше — електронний цифровий підпис, ЕЦП), наприклад, має залишити менеджер, потім — бухгалтер, а вже після — директор. Із паперовими документами для такого підписання треба було бігати по кабінетах, а сервіси електронного документообігу дають змогу зробити це за кілька хвилин. Тому працівникові, який має поставити свій підпис, на електронну пошту надходить сповіщення. І поки цей співробітник не підписав документ, наступний не може цього зробити. Так забезпечується послідовність роботи з документом.

Якщо не має значення, у якому порядку співробітники мають накладати свої КЕП, можна скористатися функцією паралельного підписання. Працівники можуть підписувати документ одночасно, і в процесі вони не завадять одне одному.

Чимало компаній уже готові переводити свої документи в електронний вигляд і зберігати їх у кабінеті користувача в онлайн-сервісі. Проте іноді виникає потреба зібрати всі документи на одному комп’ютері чи на локальному носієві, або ж зібрати всі документи за кілька років для проходження перевірки. Зробити це можна за кілька хвилин за допомогою функції масового завантаження документів з особистого кабінету компанії. Збережені локальні документи мають таку саму юридичну силу, як і ті, що збережені у сервісі.

Зверніть увагу!

За умови, коли в одній компанії з документами мають працювати багато осіб, важливою є можливість налаштовувати різні права доступу до документів. Якщо треба, щоб один працівник міг формувати й редагувати документи, йому надають одні права, а тим, хто повинен тільки переглядати, — інші. Доступ до кабінету в сервісі можна надати будь-якій кількості працівників компанії.

Коли керівникам потрібно перевірити, як їхні фахівці працюють з документами, вони можуть скористатися функцією вивантаження всіх дій співробітників за останні 30 днів. Вона доступна адміністраторам у кабінеті користувача. Усе вивантажується на комп’ютер у форматі CSV (текстовий формат, призначений для представлення табличних даних). Файл можна відкрити, наприклад, в Excel, і вже в самій таблиці сортувати дані за іменами працівників, типом дій із документами, датою тощо.

ОБМІН ДОКУМЕНТАМИ З КОНТРАГЕНТАМИ

Обмін із партнерами саме електронними документами значно пришвидшує виконання угод. Адже відправити й підписати договори та інші супровідні документи можна всього за кілька хвилин.

Коли компанія починає роботу в сервісі електронного документообігу й не має даних, чи працює її партнер у цьому сервісі, слід скористатися функцією перевірки. За умови, що компанія вже зареєстрована, можна одразу надсилати документи на підпис. Якщо ж працівник компанії не знайшов своїх контрагентів у сервісі, він може запросити всіх, із ким він планує обмінюватися документами. Запрошення можна відправити як одній компанії, так і багатьом — усього в декілька кліків. І перевірку, і запрошення здійснюють, завантажуючи у кабінет коди ЄДРПОУ та списки електронних адрес.

Обмін документами з контрагентом починається з того, що компанія формує й підписує документ, а потім надсилає його на підпис партнерові. Останньому на вказану електронну пошту надходить сповіщення, що у сервісі є документ, який треба підписати. Партнер заходить у сервіс, перевіряє документ та накладає свій КЕП. Такий документ уважають підписаним обома сторонами.

Що робити, коли у процесі підписання контрагент виявив помилку у документі? Тоді необхідно вдатися до таких дій:

1) За допомогою коментарів просто у сервісі вказати на знайдену помилку партнерові. Йому одразу надійде сповіщення про доданий коментар
2) Виправити помилку
3) Надіслати на підпис новий, правильний документ
4) Видалити із сервісу помилковий документ. Зробити це можна тільки за згоди контрагента.

Якщо обидві сторони підтвердили видалення, помилковий варіант зникає, і партнери далі працюють уже з новою версією.

ЯКЩО ДОКУМЕНТІВ БАГАТО...

Різні компанії працюють із різною кількістю документів. Фізична особа —підприємець, наприклад, може надсилати кілька документів на місяць, а великі підприємства — сотні тисяч. Для тих, у кого обсяг документообігу саме такий, сервіси пропонують можливість масового підписання документів.

До того ж великі партії документів можна підписувати двома різними способами: безпосередньо у сервісі електронного обміну документами або ж на стороні програмного забезпечення клієнтів. Другий варіант передбачає, що компанія працює з документами у своїй системі, й уже підписані передає у сервіс.

Якщо компанія працює із хмарним сервісом електронного документообігу, тобто тим, який працює через браузер і не потребує встановлення на комп’ютер, важливо, щоби була доступна можливість продовжити підписання в разі зникнення інтернету. Тобто якщо працівник запустив підписання великої партії документів, і в цей час розірвалося інтернет-з’єднання, процес має просто зупинятися. А після відновлення доступу до мережі — продовжитися з того документа, на якому підписання було перерване. Ця функція дає змогу поставити на підпис будь-яку кількість документів і відволіктися на іншу роботу.

ЯКІСНИЙ ПОШУК — МЕНШЕ ЧАСУ НА РОБОТУ З ДОКУМЕНТАМИ

Часто угоди між компаніями — це не один, а багато різних документів, наприклад, спочатку договір із партнером, потім рахунок, а далі акт чи видаткова накладна.

І коли в сервісі є можливість додавати до головного документа дочірні, це дуже спрощує життя працівникам. Адже так усе, що підписують у межах закриття однієї угоди, збирають в одну групу, де можна переходити з одного документа до іншогота відслідковувати весь ланцюжок.

Ще у пошуках потрібного файлу допомагають ярлики — позначки для документа, за допомогою яких можна групувати та зручно шукати документи за будь- якою ознакою (наприклад, назва відділу, тип документа тощо). Ярлики схожі на папки, й різниця лише в тому, що кожен документ може мати необмежену кількість ярликів. Кожному файлу можна призначати як нові, так і вже наявні ярлики.

НОВЕ В ЕЛЕКТРОННОМУ ДОКУМЕНТООБІГУ

Обмін електронними документами — не новинка для українського бізнесу. Наприклад, тільки за допомогою сервісу «Вчасно» на електронний документообіг за останні півтора року вже перейшло понад 56 тис. компаній. І технології не стоять на місці: у 2018-му українські мобільні оператори запустити в тестування Mobile ID. Це послуга, що дає змогу підписувати документи з мобільного телефона, завдяки тому, що КЕП зберігається на SIM-карті. Поки ця технологія не є масовою, але оператори планують працювати над її поширенням уже у 2019 році.

Процес підписання документа за допомогою Mobile ID для користувача має бути таким: сервіс відправляє на телефон запит із метою підтвердження операції. У цьому запиті користувач бачить назву файлу та пропозицію підписати або відхилити договір. Щоб підписати документ, потрібно ввести пін-код — ключ від КЕП. Підтвердження про те, що підписання пройшло успішно, прийде у вигляді смс- повідомлення. У такий спосіб технологія Mobile ID дає змогу підписувати договори навіть без комп’ютера та флешки з КЕП (ЕЦП).

ВОЛОДИМИР ОНУЧАК,
керівник відділу продажів та служби підтримки користувачів онлайн-сервісу обміну документами «Вчасно»

Видання для кадровиків Журнали реєстрації