У сфері діловодства й архівної справи відбулася визначна подія — 10 липня 2015 року набув чинності важливий нормативно-правовий акт — Правила організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджені наказом Міністерства юстиції України від 18 червня 2015 року № 1000/5 (далі — Правила).
Важливість означеної події полягає у тому, що Правила — перший в Україні нормативно-правовий акт, що встановлює єдині вимоги щодо створення управлінських документів і роботи зі службовими документами, а також порядок їх архівного зберігання в державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях незалежно від форм власності (далі — установа), тобто вони є обов’язковим для виконання усіма без винятку юридичними особамина відміну від Типової інструкції з діловодства у центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади, затвердженої постановою Кабінету Міністрів України від 30 листопада 2011 року № 1242 (далі — Типова інструкція з діловодства), яка також залишається чинною, але є обов’язковою для виконання лише певними центральними установами.
Натомість, з прийняттям Правил утратив чинність інший нормативно-правовий акт — Правила роботи архівних пiдроздiлiв органів державної влади, місцевого самоврядування, підприємств, установ i організацій, затверджені наказом Державного комітету архівів України від 16 березня 2001 року № 16, що також був обов’язковим для виконання усіма установами незалежно від форм власності, втім охоплював переважно питання архівної роботи установ.
Правила розроблено на підставі Закону України «Про Нацiональний архiвний фонд та архiвнi установи» від 24 грудня 1993 року № 3814-XII, й передусім відповідно до статей 31 і 32 цього Закону, в яких, зокрема, обумовлено, що державні органи, органи місцевого самоврядування, державні і комунальні підприємства, установи та організації створюють архівні підрозділи для тимчасового зберігання архівних документів, що нагромадилися за час їх діяльності, використання відомостей, що містяться в цих документах, для службових, виробничих, наукових та інших цілей, а також для захисту прав і законних інтересів громадян. Зазначені юридичні особи передають документи поточного діловодства до своїх архівних підрозділів у порядку, встановленому Міністерством юстиції України. Об’єднання громадян і релігійні організації, а також підприємства, установи та організації, засновані на приватній формі власності, мають право створювати архівні підрозділи для постійного або тимчасового зберігання документів, що не належать державі, територіальним громадам, передавати документи Національного архівного фонду на зберігання до державних та інших архівних установ.
Зазначимо, що загальний обсяг тексту Правил разом із додатками становить близько 180 друкованих аркушів формату А4, а зміст має складну побудову.
Правила складаються з таких основних розділів:
I. Загальні положення.
II. Документування управлінської інформації.
III. Організація документообігу та виконання документів.
IV. Систематизація та зберігання документів у діловодстві.
V. Експертиза цінності документів.
VI. Комплектування архіву.
VII. Складання архівних описів справ.
VIII. Забезпечення збереженості архівних документів.
IX. Організація документів в архіві.
X. Облік документів в архіві.
XI. Довідковий апарат до документів архіву.
XII. Користування документами архіву установи.
XIII. Організація роботи архіву.
XIV. Передавання справ на постійне зберігання.
XV. Порядок приймання-передавання документів (справ) під час зміни керівника установи, керівника архіву, припинення установи.
Кожен розділ, крім першого, поділяється на глави, що мають власну нумерацію арабськими цифрами у межах відповідного розділу. Текст глав викладається у пунктах.
Пропонуємо детально розглянути зміст Правил і зосередити увагу на найважливіших пунктах.
Розділ І «Загальні положення»
Новизною й відмінною рисою цих Правил від попередніх аналогічних нормативно-правових актів є те, що у пункті 2 «Загальних положень» подано визначення основних архівних та діловодних термінів, що вживаються у тексті Правил, зокрема таких як: «архів установи», «номенклатура справ», «опис справ», «реквізит службового документа», «служба діловодства», «службовий документ», «строк зберігання документа», «унікальний документ», «фондоутворювач», та багатьох інших.
У цьому пункті слід звернути звагу на визначення терміна «відокремлений підрозділ», з приводу якого виникають дискусії у процесі підготовки номенклатури справ, формування справ та передання їх на зберігання до державних архівів. Отже, у Правилах цей термін уживається у такому значенні, як: «філія, представництво, відділення або інший відокремлений підрозділ, що не має статусу юридичної особи і здійснює свою діяльність від імені юридичної особи — резидента». Відповідно усі філії, представництва, відділення та інші відокремлені підрозділи зі статусом юридичних осіб слід вважати самостійними установами, які організовують своє діловодство й забезпечують архівне зберігання документів на загальних підставах.
Із змісту «Загальних положень» стає зрозумілим, що вимоги Правил поширюються лише на організацію загального діловодства, а також забезпечення збереженості, обліку і користування документами в архівах установ, що зберігають документи з паперовими носіями інформації. У зв’язку із цим у пункті 3 обумовлено таке:
«3. Особливості організації діловодства зі службовими документами, що містять інформацію з обмеженим доступом, діловодства за зверненнями громадян щодо запитів на інформацію в окремих галузях та сферах суспільних відносин визначаються іншими нормативно-правовими актами.
Особливості організації електронного документообігу із застосуванням електронного цифрового підпису, роботи з електронними документами та їх підготовки до передавання на архівне зберігання визначаються Порядком роботи з електронними документами у діловодстві та їх підготовки до передавання на архівне зберігання, затвердженим наказом Міністерства юстиції України від 11 листопада 2014 року № 1886/5, зареєстрованим у Міністерстві юстиції України 11 листопада 2014 року за № 1421/26198 (далі — Порядок роботи з електронними документами)».
У пункті 6 визначено відповідальність керівника установи за збереженість службових документів та інформації, яку вони містять, функціонування системи захисту документаційного фонду від незаконного доступу, втрату і несанкціоноване знищення документів, порушення правил користування документами, а також відповідальність керівників структурних підрозділів установи за зміст, якість підготовки та оформлення на належному рівні документів, а також організацію діловодства та зберігання документів у відповідних структурних підрозділах.
У абзаці третьому пункту 7 наголошено на потребі розроблення інструкції з діловодства в установі:
«Установи організовують діловодство відповідно до затвердженої інструкції з діловодства установи».
У пункті 8 визначено місце архіву у структурі установи:
«8. Архів є самостійним структурним підрозділом або входить до складу служби діловодства установи».
Водночас обумовлено, що:
«У малочисельних установах призначається особа, відповідальна за ведення архіву установи».
У пункті 9 наголошено на потребі розроблення таких важливих локальних нормативних документів, як положення про службу діловодства та положення про архів установи, а в установах, що не мають у структурі служби діловодства та архіву як окремих підрозділів, — посадових інструкцій осіб, відповідальних за організацію діловодства та ведення архіву установи:
«9. Служба діловодства та архів, якщо вони є самостійними підрозділами, працюють на підставі положень про них, що погоджуються і затверджуються згідно із законодавством.
Якщо функції організації діловодства в установі або ведення архіву установи покладено на відповідальну особу, у посадовій інструкції посадової особи зазначаються ці обов’язки, її права та відповідальність».
У пункті 10 наголошено на обов’язку керівництва установи щодо забезпечення архіву приміщенням, обладнанням і кадрами, чим, на превеликий жаль, нехтує значна кількість керівників установ, особливо це стосується малочисельних установ комунальної та приватної форм власності:
«10. Керівництво установи зобов’язано забезпечити архів необхідним приміщенням, обладнанням і кадрами».
Також слід звернути увагу на пункт 14, у якому обумовлено порядок вилучення оригіналів службових документів з фондів установи:
«14. Вилучення (виїмка) оригіналів службових документів із документаційного та архівного фондів установи повинно(а) бути тимчасовим(ою) і лише у випадках, передбачених законом. У разі вилучення (виїмки) оригіналів документів, що здійснюється за письмовою вказівкою керівника установи, в установі обов’язково залишаються копії цих документів, засвідчені відповідно до пунктів 8, 9 глави 10 розділу II цих Правил, та протокол вилучення (виїмки).
Документи НАФ, вилучені відповідно до закону за вмотивованим рішенням слідчого, судді, суду, підлягають обов’язковому поверненню установі, але не пізніше ніж через один рік після провадження у справі».
Розділ ІІ «Документування управлінської інформації»
Розділ ІІ Правил, присвячений документуванню управлінської інформації, поділяється на 10 глав.
У главі 1 розділу ІІ наведено загальні вимоги до створення управлінських документів в установі. Згідно з визначенням, поданим у пункті 2 Загальних положень: «управлінський документ — службовий документ, спрямований на виконання установою функцій, що забезпечують її діяльність. До управлінських документів належать організаційно-розпорядчі, первинно-облікові, банківські, фінансові, звітно-статистичні, планові, ресурсні тощо».
На що слід звернути увагу в цій главі.
По-перше, у другому реченні пункту 2 є посилання на нормативний документ, у якому визначається перелік класів управлінських документів, а саме:
«Перелік класів управлінських документів визначається Державним класифікатором управлінської документації ДК 010-98, затвердженим наказом Державного комітету України по стандартизації, метрології та сертифікації від 31 грудня 1998 року № 1024 (із змінами) (далі — ДКУД)».
По-друге, у цьому розділі переважно визначено вимоги лише до одного з класів управлінської документації, а саме — класу організаційно-розпорядчої документації.
У пункті 3 наведено видову класифікацію організаційно-розпорядчої документації, згідно з якою ця документація поділяється на три основних види: організаційну, розпорядчу та інформаційно-аналітичну.
До організаційної документації згідно з Правилами належать такі документи:
— положення або статут установи,
— положення про структурні підрозділи установи,
— посадові інструкції,
— штатні розписи,
— договори тощо;
до розпорядчої документації:
— постанови,
— рішення,
— накази,
— розпорядження;
до інформаційно-аналітичної документації:
— акти,
— довідки,
— доповідні записки,
— заяви,
— пояснювальні записки,
— протоколи,
— службові листи тощо.
У пункті 4 обумовлено права на видання розпорядчих документів в установах, що діють на підставі єдиноначальності, та установах, що діють на підставі колегіальності:
«4. Право на видання певного виду розпорядчого документа (постанови, рішення, наказу, розпорядження) закріплюється у положенні (статуті) установи і зумовлюється правовим статусом установи та порядком прийняття управлінських рішень (на підставі єдиноначальності або колегіальності).
В установах, що діють на основі колегіальності, їх керівники мають право приймати єдиноначальні рішення з вузьких питань і видавати в межах своєї компетенції інші види розпорядчих документів».
З приводу скасування, внесення змін та/чи доповнень до розпорядчих документів слід звернути увагу на вимогу пункту 6:
«6. Розпорядчий документ може бути відмінено (змінено, доповнено) лише новим розпорядчим документом».
Застереження щодо внутрішнього листування прописано у абзаці другому пункту 9:
«Листування між структурними підрозділами необхідно уникати і застосовувати усні роз’яснення, вирішення питань по телефону тощо».
У пункті 11 є посилання на Національний стандарт, яким слід керуватися під час визначення складу та оформлення реквізитів організаційно-розпорядчої документації:
«11. Оформлення реквізитів організаційно-розпорядчої документації та порядок їх розташування мають відповідати Національному стандарту України «Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлювання документів. ДСТУ 4163-2003», затвердженому наказом Державного комітету України з питань технічного регулювання та споживчої політики від 07 квітня 2003 року № 55 (далі — ДСТУ 4163-2003)».
Використання державної мови у діловодстві установ та мов міжнародного спілкування у листуванні з іноземними адресатами встановлено у пункті 14:
«14. Установи здійснюють діловодство державною мовою. Документи оформлюють державною мовою, крім випадків, передбачених законодавством про мови в Україні.
Документи, які надсилаються іноземним адресатам, оформлюють українською мовою, або мовою держави-адресата, або однією з мов міжнародного спілкування».
Глава 2 розділу ІІ містить вимоги до розроблення й використання бланків документів.
У пункті 1 передусім зауважено, що «розміщення реквізитів на бланку повинно відповідати ДСТУ 4163-2003». Крім того, керівникам установ слід звернути увагу на другий абзац цього пункту, в якому встановлено, що:
«Зразки бланків затверджуються розпорядчим документом установи».
У пункті 3 визначено випадки, у яких дозволяється і в яких не дозволяється виготовляти й використовувати двомовні бланки:
«3. Установи, що здійснюють листування з постійними іноземними кореспондентами, можуть виготовляти бланки, реквізити яких зазначаються двома мовами: ліворуч — українською, праворуч — іноземною. Бланки, що містять реквізити, викладені іноземною мовою, використовувати в межах України не рекомендується».
У пункті 5 керівникам надано право приймати рішення стосовно способу виготовлення й потреби обліку бланків:
«5. Рішення про спосіб виготовлення бланків та необхідність їх обліку приймає керівник залежно від характеру діяльності установи».
Глава 3 розділу ІІ містить вимоги до застосування печаток і штампів. Зокрема, в цій главі обумовлено право на застосування гербових печаток (для установ, які мають право використовувати державну символіку) або печаток установи із зазначенням найменування установи та ідентифікаційного коду, печаток структурних підрозділів (служби діловодства, бухгалтерії, кадрової служби тощо), печаток для окремих категорій документів (для копій, перепусток, конвертів тощо), металевих печаток — для опечатування приміщень, шаф, сейфів, а також штампів з повним найменуванням установи та іншими реквізитами бланка.
У главах 4–7 розділу ІІ визначено порядок датування, погодження, затвердження й підписання управлінських документів.
Зміст пунктів у цих главах повністю відповідає положенням Типової інструкції з діловодства. Втім, деякі положення більш деталізовані, тож на них слід звернути увагу.
По-перше, у главі 5 розширено положення, що стосуються візування проектів розпорядчих документів:
«4. Візи проставляються на примірниках документів, що залишаються в установі. Проекти розпорядчих документів візуються на першому примірнику.
У деяких випадках допускається поаркушне візування документів. Види документів, що потребують поаркушного візування, зазначаються в інструкції з діловодства установи».
По-друге, чітко прописана послідовність проставлення віз посадовими особами установи:
«7. Внутрішнє погодження проекту документа залежно від його змісту проводиться в такій послідовності: працівником, який підготував документ, керівником структурного підрозділу, в якому його створено, функціональними, територіальними підрозділами (за необхідності), посадовими особами, які зазначені в проекті документа як виконавці, фінансовим підрозділом або головним бухгалтером (бухгалтером) (якщо проект документа стосується фінансових питань), керівником юридичної служби (юристом) (у разі погодження проектів нормативно-правових актів, організаційних та розпорядчих документів установи), заступником керівника установи, який відповідає за питання, що містяться в проекті документа».
По-третє, у главі 6 розмежовано види документів, які слід затверджувати розпорядчим документом установи, та ті, які посадовою особою затверджуються особисто:
«2. Розпорядчим документом установи затверджуються положення про структурні підрозділи, інструкції, правила, порядки та інші документи нормативно-правового або нормативного характеру.
3. Посадовою особою особисто затверджуються документи, що не потребують додаткових вказівок, завдань щодо їх упровадження або виконання (положення (статути) установи, протоколи, акти, плани, звіти, кошториси, штатні розписи, посадові інструкції, програми, нормативи тощо).
4. Переліки видів документів, що затверджуються посадовою особою (посадовими особами), визначаються інструкцією з діловодства установи відповідно до законодавства».
І нарешті, у главі 7 розділу ІІ, присвяченій підписанню управлінських документів, заслуговує на увагу рекомендація щодо надання права підписання документів на підставі довіреності:
«Право підписання документів може надаватися посадовим та іншим особам на підставі довіреності».
У главі 8 розділу ІІ визначено загальні вимоги до текстів управлінських документів.
У цій главі слід звернути увагу на особливі вимоги щодо текстів
— розпорядчих документів:
«9. В установах, що діють за принципом єдиноначальності, текст розпорядчого документа викладається від першої особи (НАКАЗУЮ — у наказах, ЗОБОВ’ЯЗУЮ — у розпорядженнях).
У розпорядчих документах установ, що діють за принципом колегіальності, застосовується форма викладу тексту від третьої особи однини (ПОСТАНОВЛЯЄ, ВИРІШУЄ, ЗОБОВ’ЯЗУЄ).
У спільних розпорядчих документах використовується форма викладу тексту від першої особи множини (НАКАЗУЄМО, ЗОБОВ’ЯЗУЄМО, ПОСТАНОВЛЯЄМО, ВИРІШУЄМО)».
— службових листів:
«У листуванні застосовується форма викладу тексту від першої особи множини (вважаємо, надсилаємо, просимо, пропонуємо) або від третьої особи однини («інститут не заперечує», «Міністерство вважає за необхідне»)».
— внутрішніх документів установи:
«У документах, складених посадовою особою і адресованих керівнику установи або структурного підрозділу (доповідна записка, пояснювальна записка, заява), застосовується форма викладу тексту від першої особи однини (пропоную, вважаю, прошу)».
Більш детально особливості підготовки та оформлення розпорядчих документів розкрито у главі 9 розділу ІІ.
Керівникам та працівникам кадрових служб радимо звернути увагу на вимоги, що стосуються особливостей оформлення розпорядчих документів з кадрових питань:
«Розпорядчі документи (накази, розпорядження) з кадрових питань (особового складу) також можуть бути складені на підставі міжгалузевих типових уніфікованих форм, затверджених в установленому порядку».
«7. У розпорядчих документах з кадрових питань (особового складу) розпорядча частина починається, як правило, з дієслова у формі інфінітива: «ПРИЙНЯТИ», «ПРИЗНАЧИТИ», «ПЕРЕВЕСТИ», «ЗВІЛЬНИТИ», «ВІДРЯДИТИ», «НАДАТИ», «ОГОЛОСИТИ» тощо. Далі зазначаються великими літерами прізвище працівника, на якого поширюється дія розпорядчого документа, і малими — його ім’я та по батькові.
Формулювання пунктів повинні бути чіткими, конкретними, відповідати нормам Кодексу законів про працю України (КЗпП) або іншим правовим актам.
У разі призначення або звільнення працівника зазначаються повна дата (число, місяць, рік) фактичного виходу працівника на роботу (припинення трудових відносин), розміри його посадового окладу відповідно до штатного розпису, надбавок та доплат.
У кожному пункті розпорядчого документа з кадрових питань (особового складу) зазначається підстава щодо його видання (заява працівника, контракт, доповідна записка, рішення атестаційної комісії тощо).
Розпорядчі документи з кадрових питань (особового складу) оформлюють у вигляді індивідуальних (стосуються одного працівника) і зведених (стосуються кількох працівників).
У зведених розпорядчих документах до розпорядчої частини включаються пункти, що містять інформацію, у такій послідовності: прийняття на роботу (службу), переведення, звільнення. У межах цих пунктів підпунктами зазначають прізвища працівників за алфавітом. При цьому до одного зведеного розпорядчого документа не можуть включатися пункти з інформацією, яка згідно із законодавством має різні строки зберігання».
«11. З розпорядчим документом з кадрових питань (особового складу) обов’язково ознайомлюють згаданих у ньому осіб, які на першому примірнику документа чи на спеціальному бланку проставляють свої підписи із зазначенням дати ознайомлення».
