Практичні питання складання номенклатури справ, формування та зберігання справ
Документальне забезпечення управління персоналом (кадрами) — це не лише створення, а й систематизація і зберігання відповідних кадрових документів.
Для визначення їх переліку, найменувань та строків зберігання на підприємстві, в установі, організації ( далі — підприємство) незалежно від форми власності, підпорядкування, сфери діяльності і чисельності працівників розробляється номенклатура справ кадрової служби (відділу кадрів, відділу роботи з персоналом) або номенклатура справ з кадрових питань (з питань роботи з персоналом) — якщо на підприємстві нема окремого кадрового підрозділу.
РОЗРОБЛЕННЯ НОМЕНКЛАТУРИ СПРАВ
На практиці номенклатуру справ кадрової служби розробляє керівник цієї служби, а в разі його відсутності — інший працівник, до обов’язків якого належить ведення кадрового діловодства (інспектор з кадрів, старший інспектор з кадрів), або особа, на яку виконання таких обов’язків покладено наказом керівника підприємства (наприклад, якщо секретар суміщає посаду інспектора з кадрів зі своєю основною роботою). До розроблення номенклатури справ можуть залучатися інші фахівці підприємства.
Номенклатуру справ підписує відповідна посадова особа за погодженням з архівним підрозділом (загальним відділом, канцелярією), а в разі його відсутності — з посадовою особою, відповідальною за ведення архіву на підприємстві.
Номенклатуру справ кадрової служби складають на кожний календарний рік у трьох примірниках, на кожному з яких має стояти гриф «Погоджено», заповнений керівником архівного підрозділу (посадовою особою, відповідальною за ведення архіву на підприємстві). Перший примірник зберігається в кадровій службі (у посадової особи, на яку покладено обов’язки ведення кадрового діловодства), другий — передається до архівного підрозділу, третій (робочий) — використовується для формування справ і пошуку потрібного документа.
Номенклатура справ кадрової служби розробляється відповідно до форми, встановленої постановою Кабінету Міністрів України «Про затвердження Примірної інструкції з діловодства у міністерствах, інших центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади» від 17 жовтня 1997 року № 1153 та наказом Держкомархіву України «Про затвердження Правил роботи архівних підрозділів органів державної влади, місцевого самоврядування, підприємств, установ і організацій» від 16 березня 2001 року № 16, що містить п’ять граф (додаток 1) .
Перша графа «Індекс справи» складається з індексу кадрової служби за штатним розписом або індексу, закріпленого за напрямком управлінської діяльності, й порядкового номера справи, наприклад: 04–1, 04–10, 04–15, де 04 — індекс кадрової служби (напрям управлінської діяльності), 1, 10, 15 — порядкові номери справ.
У другій графі «Заголовок справи (тому, частини)» у стислій узагальненій формі заголовки справ відтворюють склад і зміст документів, включених до них після виконання. Основну частину заголовка справи становить виклад питання, з приводу якого її заведено, наприклад: Накази з кадрових питань, Протоколи засідань атестаційної комісії та документи до них.
Розміщення заголовків має відповідати ступеню важливості вирішуваних питань. Як правило, першою розміщують групу справ, що включає документи органів вищого рівня (укази, постанови, накази, доручення) , далі йдуть такі групи:
— організаційно-нормативна документація підприємства (положення, інструкції, рішення тощо) ;
— розпорядча документація з кадрових питань (накази, розпорядження);
— планово-звітна документація і листування;
— документація з персоналу (особові справи, особові картки), обліково-довідкова документація (книги, журнали, картотеки).
Остання справа обов’язково має містити перший примірник номенклатури справ структурного підрозділу.
Зауважимо, що особові справи, особові картки та трудові книжки працівників включають до номенклатури справ як групи документів з присвоєнням кожній з них окремого індексу.
Третя графа «Кількість справ (томів, частин)» заповнюється наприкінці календарного року, коли стає відомо, скільки справ утворилося за рік.
У четвертій графі «Строк зберігання справи (тому, частини) і номери статей за переліком» напроти заголовка кожної справи проставляються строки зберігання і відповідні номери на підставі Переліку типових документів, що створюються у діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших установ, організацій і підприємств, із зазначенням термінів зберігання документів, затвердженого наказом Головного архівного управління при Кабінеті Міністрів України від 20 липня 1998 року № 41 ( далі — Перелік): 5 р./ст. 366; Постійно/ст. 679.
Для окремих справ встановлено строк зберігання 75 років. Тривалість зберігання таких справ після їх завершення дорівнює різниці: 75 років — «В», де «В» — вік особи на момент закінчення справи. Наприклад, особова справа працівника, закінчена діловодством тоді, коли йому виповнилося 60 років, має зберігатися в архіві підприємства 15 років (75 – 60 = 15).
Строк зберігання справи обчислюється з 1 січня року, наступного за роком закінчення справи.
У п’ятій графі «Примітка» роблять позначки про перехідні справи, про заведення і включення нових справ тощо.
Наприкінці року номенклатура справ має бути закрита підсумковим записом, в якому зазначають кількість фактично заведених за рік справ за відповідними категоріями. Підсумковий запис підписує посадова особа, відповідальна за кадрове діловодство (діловодство з персоналу).
ФОРМУВАННЯ ТА ЗБЕРІГАННЯ СПРАВ
Формування справ — це групування виконаних документів у справи відповідно до номенклатури.
На кожну справу, що зазначена в номенклатурі, на початку року заводиться папка, на обкладинці якої зазначається назва підприємства, кадрової служби, заголовок справи, індекс і строк зберігання. Справа вважається заведеною після включення в неї першого документа.
До справи вміщують документи, які за своїм змістом відповідають заголовку справ на обкладинці. Перед включенням документа до справи перевіряється правильність оформлення та наявність реквізитів документа (підписів, віз, грифів, дати).
Розкладання документів по папках здійснюється щоденно.
При формуванні справ необхідно виконувати такі вимоги:
— групувати у справи тільки оригінали (якщо їх нема — засвідчені в установленому порядку копії) правильно оформлених і виконаних документів;
— не допускати включення до справ чорнових, особистих, дублетних документів, документів, що підлягають поверненню, та розмножених копій;
— групувати у справи документи одного діловодного року (за винятком судових, перехідних та особових справ працівників).
— групувати у справи окремо документи постійного і тимчасового строків зберігання;
— включати до справи документи тільки з одного питання або групи споріднених питань, що становлять єдиний тематичний комплекс, розміщуючи спочатку ініціативний документ, а потім всі інші в логічній послідовності;
— документи всередині справи групуються в хронологічному чи логічному порядку або в їх поєднанні;
— листування групується за змістом та кореспондентським принципом і систематизується у хронологічній послідовності — документ-відповідь йде за документом-запитом;
— якщо документи за своїм змістом і строком зберігання не можуть бути згруповані у справи, передбачені номенклатурою, заводиться нова справа з обов’язковим внесенням її найменування та строку зберігання до чинної номенклатури справ;
— документи, створені за допомогою персональних комп’ютерів (ПК), групуються у справи на загальних підставах;
— справа постійного, тривалого (понад 10 років) зберігання не повинна перевищувати 250 аркушів (бути 30–40 мм завтовшки).
У кінці кожної справи на окремому чистому аркуші (у книгах, журналах — на зворотному боці останнього чистого аркуша, у картотеках — на окремій чистій картці) робиться запис із зазначенням кількості пронумерованих аркушів або карток (цифрами і літерами).
Особливої уваги (враховуючи численні звернення дописувачів журналу) потребують питання щодо формування справ «Накази з персоналу» та особових справ працівників.
Згідно з чинними нормативними актами, накази з персоналу мають групуватися відповідно до визначених строків їх зберігання, а саме:
— про прийняття, переведення (постійні), звільнення, заохочення, сумісництво працівників;
— про надання відпусток;
— про накладення дисциплінарних стягнень на працівників.
При значних обсягах наказів з кадрових питань доцільно формувати в окремі справи такі накази: про прийняття на роботу, переведення, звільнення працівників, заохочення.
В окрему справу формують документи до наказів (листки з обліку кадрів, заяви, подання, доповідні записки, довідки), що не увійшли до складу особових справ.
Особові справи (оформляються на керівників усіх рівнів, спеціалістів та матеріально відповідальних осіб, з якими укладено договір про повну матеріальну відповідальність), формуються протягом усього часу роботи працівника.
Особова справа відповідно до вимог має містити такі документи (розміщуються в хронологічній послідовності):
— внутрішній опис документів справи;
— доповнення до особового листка з обліку кадрів;
— заяву про прийняття на роботу (трудовий договір, укладений в письмовій формі або контракт);
— особовий листок з обліку кадрів (персоналу);
— автобіографію;
— документи про освіту (копії);
— характеристики або рекомендаційні листи;
— копії наказів про призначення, переведення, звільнення працівника, витяги з групового наказу;
— документи про атестацію;
— інші документи.
Застереження
Довідки з місця проживання, медичні довідки про стан здоров’я та аналогічні документи групуються в окремі справи тимчасового зберігання і до особових справ не включаються.
Не включаються також до особових справ копії наказів про заохочення, зміну прізвища тощо у зв’язку із внесенням відомостей про це у доповнення до особового листка з обліку кадрів (персоналу).
Документи з часу створення (надходження) і до передачі їх до архівного підрозділу підприємства зберігаються в кадровій службі.
Закінчені діловодством справи постійного і тривалого (понад 10 років) зберігання передаються до архівного підрозділу підприємства для подальшого зберігання та використання.
Справи тимчасового зберігання (до 10 років включно) можуть передаватися до архівного підрозділу за погодженням з керівником підприємства.
Справи постійного і тривалого зберігання підлягають оформленню, що включає:
— брошурування (обкладинка з твердого картону), нумерацію аркушів;
— складання підсумкового запису та, у разі потреби, внутрішнього опису документів;
— оформлення обкладинки справи за встановленою формою (додаток 2).
Документи тимчасового зберігання, сформовані у справи, не підшивають, їх аркуші не нумерують, а елементи оформлення обкладинки не уточнюють.
Видавання справ у тимчасове користування іншим структурним підрозділам підприємства здійснюється з дозволу керівника підприємства. На практиці на видану справу заводиться картка-замінник справи (додаток 3), у якій зазначаються назва справи, її індекс за номенклатурою, дата видачі, кому справу видано, дата її повернення, підписи осіб, що видали й прийняли справу.
Для контролю за своєчасним поверненням виданих у тимчасове користування особових справ та з метою запобігання їх втрати можливе застосування журналу (додаток 4).
