Оформлення кадрової документації: вимоги інспекції праці


ЗАГАЛЬНІ ПОЛОЖЕННЯ

Кадрова служба зазвичай — це самостійний структурний підрозділ, підпорядкований керівникові організації або його заступникові з кадрів.
Структура кадрової служби та її штатна чисельність залежать від:
виду підприємства або організації;
кількості працівників;
окремих параметрів, які характеризують кадровий потенціал, вік і стать працівників (оформлення пенсійних справ, листків непрацездатності, навчальних відпусток, відпусток для догляду за дитиною тощо).
Зважаючи на викладене вище, можна вирізнити такі організаційні форми кадрових службна підприємствах, в установах і організаціях (далі — підприємство) будь-якої форми власності:
— існування самостійного структурного підрозділу;
— виконання функцій кадрової служби окремою посадовою особою — інспектором з кадрів;
— поєднання функцій управління персоналом з іншими функціональними обов’язками;
— ведення призначеною особою лише кадрового діловодства.

Звернути увагу
Загалом вітчизняне трудове законодавство зорієнтоване на роботодавців — юридичних осіб, однак попри це воно поширюється і на фізичних осіб — підприємців (ФОП), оскільки відповідно до статті 21 КЗпП України вони мають право укладати трудові договори з найманими працівниками. Це означає, що ФОП зобов’язаний вести кадрову документацію.

ОРГАНІЗАЦІЙНІ ДОКУМЕНТИ

Під кадровою документацією маються на увазі документи, що регламентують порядок використання роботодавцем найманої праці, регістри обліку робочого часу, документи, що відображають факти прийняття на роботу, звільнення з роботи, надання відпустки, направлення у відрядження тощо.
Перелік кадрових документів:
штатний розпис — містить перелік посад, відомості про кількість штатних одиниць, посадові оклади, надбавки й місячний фонд заробітної плати.
Зазначаючи найменування посади у штатному розписі, слід керуватися Національним класифікатором України «Класифікатор професій ДК 003:2010», затвердженим наказом Держспоживстандарту України від 28 липня 2010 року № 327;
правила внутрішнього трудового розпорядку — визначають організацію роботи на підприємстві, обов’язки працівників та адміністрації, режим роботи та інші питання.
Загалом правила складаються в довільній формі й можуть містити таку інформацію:
– порядок прийняття на роботу працівників та звільнення їх з роботи;
– права і обов’язки роботодавця;
– права і обов’язки працівників;
– режим роботи;
– порядок заохочення за роботу;
– порядок накладення стягнення за порушення трудової дисципліни тощо.
Затвердження правил внутрішнього трудового розпорядку передбачено статтею 142 КЗпП;
посадові інструкції регламентують організаційно-правове становище працівників, ними закріплено функції, права, обов’язки, відповідальність і взаємини працівника з іншими працівниками підприємства. Розробляють керівники структурних підрозділів на підставі наказу керівника підприємства. Під час розробки посадових інструкції слід користуватися Довідником кваліфікаційних характеристик професій працівників «Професії працівників, які є загальними для всіх видів економічної діяльності», затвердженим наказом Міністерства праці та соціальної політики України від 29 грудня 2004 року № 336, та галузевими довідниками.
Посадова інструкція складається з розділів: «Загальні положення», «Завдання та обов’язки», «Права», «Відповідальність», «Повинен знати», «Кваліфікаційні вимоги» та «Взаємовідносини (зв’язки) за посадою».
Підписується посадова інструкція керівником структурного підрозділу, затверджується керівником підприємства, узгоджується юристом і доводиться до відома працівника під розписку.

Зважаючи на спрощену систему ведення обліку і звітності, ведення кадрової документації у ФОП теж буде спрощене, на відміну від юридичних осіб. Проте ведення фізичною особою — підприємцем деяких кадрових документів якщо не обов’язкове, то дуже доцільне. Це пов’язано з вимогами дотримання роботодавцями норм трудового законодавства у відносинах з найманими працівниками. Адже згідно зі статтею 41 Кодексу України про адміністративні правопорушення за порушення вимог законодавства про працю на громадян — суб’єктів підприємницької діяльності накладається штраф у розмірі від 30 до 100 неоподатковуваних мінімумів доходів громадян (510–1700 грн.).

ФОП, зареєстрований в установленому законом порядку, повинен:
— розробляти правила внутрішнього трудового розпорядку;
— укладати трудові договори з найманими працівниками;
— вести табелі обліку використання робочого часу;
— вести трудові книжки найманих працівників;
— дотримуватися термінів збереження документації, передання її в архів та знищення.

Основні функції кадрової служби:
— оформляти розпорядчі документи щодо особового складу;
— вести облікові документи щодо кадрів, трудові книжки.

Розпорядчі документи щодо особового складу — це накази (розпорядження) керівника підприємства про:
— прийняття на роботу, переведення і звільнення працівників;
— надання відпусток;
— заохочення і стягнення;
— внесення змін до трудової книжки;
— зміни, що стосуються особистості працівника (зміна прізвища, найменування посади, заміщення посади за штатним розписом тощо).

Наказом Державного комітету статистики України від 5 грудня 2008 року № 489 (далі — Наказ № 489) затверджено такі типові форми наказів

  • № П-1 «Наказ (розпорядження) про прийняття на роботу».
    № П-3 «Наказ (розпорядження) про надання відпустки».
    № П-4 «Наказ (розпорядження) про припинення трудового договору (контракту)».
    № П-5 «Табель обліку використання робочого часу».
    № П-6 «Розрахунково-платіжна відомість працівника».
    № П-7 «Розрахунково-платіжна відомість (зведена)». 
    

Зазвичай на підприємствах накази оформляються в спрощеній формі, але вони обов’язково мають містити реквізити типових форм.

Оформлення наказів

Відповідно до правил оформлення ділових документів текст наказу складається з двох частин: констатуючої і розпорядчої.
У констатуючій частині викладаються цілі та завдання дій, що наказуються, і підстави для видання наказу.
Розпорядча частина наказу починається із зазначення прізвища, імені та по батькові працівника, посади (із зазначенням вченого ступеня, звання, спеціальності, розряду), назви структурного підрозділу, дати набуття чинності цього пункту наказу (якщо вона не збігається з датою реєстрації наказу). Відтак викладається зміст дії стосовно особи, про яку видається наказ.
Після розпорядчої частини у наказі наводиться посилання на документ, що слугував підставою для видання наказу (як-от, заява, довідка, медичний висновок тощо).
Накази можуть оформлятися на окремих аркушах (формат А4), які підшиваються у спеціальні папки. Рукописні накази заносять у спеціальні книги наказів з кадрів. Ці книги нумерують, шнурують і засвідчують підписом керівника і печаткою підприємства.
Кадрові накази можуть бути індивідуальними, тобто містити інформацію лише про одного працівника, або груповими, якщо на підприємстві протягом одного дня видається велика кількість наказів із кадрів.

Накази готуються на підставі:
— розпоряджень керівника підприємства;
— доповідних записок керівників структурних підрозділів;
— заяв працівників;
— підписаного контракту;
— рішення конкурсної комісії;
— документів, передбачених законодавством.
Накази оформляються у двох примірниках. Один залишається у відділі кадрів, другий — передається до бухгалтерії підприємства.
Кожний пункт кадрового наказу має бути сформульовано відповідно до вимог КЗпП.
Проект наказу, якщо треба, узгоджується з відповідними посадовими особами. Завізований проект наказу подається на підпис керівникові підприємства, працівник ознайомлюється з наказом під розписку.

Звернути увагу
Накази печатками не завіряються.

 

Реєстрація наказів

Після підписання наказ (розпорядження) реєструється у книзі наказів (при порівняно невеликій кількості наказів, які видаються протягом календарного року) або на реєстраційних картках (при великій кількості наказів для зручності довідково-пошукової роботи).
Доцільно вести буквені позначення для неоднакових за змістом кадрових наказів. Наприклад, до порядкового номера наказу про рух персоналу (як-от приймання, переведення, звільнення, зміна кадрової інформації) додається буква «П» (№ 12-П); у наказах про відпустки — «В» (№ 15-В); про заохочення — «З» (№ 11-З) тощо.

Порядок складання зведеного наказу

У зведеному наказі (розпорядженні), який передбачає групу питань, рекомендується розміщувати їх у такій послідовності:
— приймання на роботу (призначення на посаду);
— переведення на іншу постійну роботу (на цьому підприємстві);
— звільнення з роботи;
— надання відпусток;
— заохочення;
— стягнення.
У кожній групі питань прізвища працівників розміщуються в алфавітному порядку.

Щодо ФОП: оформляючись на роботу до приватного підприємця (або звільняючись із роботи), найманий працівник може не писати заяви, як це передбачено для процедури прийняття (звільнення) на роботу на підприємстві. Відповідно ФОП недоцільно видавати наказ (розпорядження) про прийняття на роботу. Зареєстрований у центрі зайнятості трудовий договір між працівником та ФОП є документом, який фактично заміняє традиційні заяву та наказ. Тому приватні підприємці не повинні оформляти накази про прийняття та звільнення з роботи працівників. Проте, надаючи відпустки працівникам, ФОП варто оформляти відповідні накази на підставі поданих заяв.

До облікових документів щодо кадрів належать:

— штатно-посадова книга;

— алфавітна книга особового складу підприємства.

Як і всі облікові книги, алфавітна і штатно-посадова книги нумеруються, прошнуровуються, засвідчуються підписом керівника і печаткою.
На підприємствах з великою кількістю працівників доцільно вести алфавітні картки, що значно полегшує роботу з картотекою.
До облікових документів з кадрів належить і табель обліку використання робочого часу. Наказом № 489 затверджено типові форми первинного обліку використання робочого часу і порядок їх застосування.
Залежно від структури підприємства і чисельності працівників табельний облік за структурними підрозділами здійснює табельник, інспектор з кадрів або особа, призначена наказом керівника вести кадрове діловодство.
Табель — це іменний список працівників структурного підрозділу або у цілому по організації, який ведеться відповідно до табельних номерів або в алфавітному порядку.
Табель складається за два-три дні до початку розрахункового періоду на підставі табеля за минулий місяць.
Підписують табель табельник і керівник структурного підрозділу або особа, яка відповідає за кадрове діловодство, і затверджує керівник організації, після чого його здають до бухгалтерії.
Разом з тим Наказ № 489 не установлює вимог чи методичних рекомендацій щодо порядку заповнення табеля, більше того, згідно з пунктом 2 примітки до табеля ця форма має рекомендаційний характер і складається з мінімальної кількості показників, потрібних для заповнення форм статистичних спостережень. Якщо треба, форму можна доповнити іншими показниками, потрібними для обліку на підприємстві. Що стосується ФОП, то вони теж можуть увести свої позначення в табелі.

 

Відносно вимог щодо ведення трудових книжок Ви можете прочитати у журналі "Довідник кадровика" №11, 2012 рік

Видання для кадровиків Журнали реєстрації Діловодство та документообіг