Передусім спробуємо розібратися з термінологією. Тож звернімося до пункту 2 глави 1 розділу I Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Міністерства юстиції України від 18 червня 2015 року № 1000/5, де розкрито зміст таких двох термінів:
Архів установи — структурний підрозділ (відповідальна за ведення архіву особа установи), що організовує і забезпечує приймання, нагромаджування архівних документів, їх облік, зберігання та користування ними.
Державні архівні установи — центральні, галузеві державні архіви, Державний архів в Автономній Республіці Крим, державні архіви областей, міст Києва і Севастополя, архівні відділи районних, районних у містах Києві і Севастополі державних адміністрацій.
Закон України від 24 грудня 1993 року № 3814-XII «Про Національний архівний фонд та архівні установи» (далі — Закон № 3814), зокрема його статті 1 та 29, також розкривають зміст таких двох термінів:
Державна архівна установа — архівна установа, що здійснює свою діяльність за рахунок коштів Державного бюджету України, а також Галузевий державний архів Національного банку України, який здійснює свою діяльність за рахунок коштів, передбачених кошторисом адміністративних витрат Національного банку України.
Трудовий архів — архівна установа сільської, селищної, міської ради, ради об’єднаної територіальної громади створюється для централізованого тимчасового зберігання архівних документів, нагромаджених у процесі документування службових, трудових та інших правовідносин юридичних осіб і фізичних осіб — підприємців та інших архівних документів, що не належать до Національного архівного фонду.
Експрес-курс «Облікові документи кадрової служби та порядок їх ведення»
0 (800) 21 99 77 • E-mail: [email protected]
Отже, архівні документи можуть передаватися як до архіву установи, так і до державних чи трудових архівів. Це залежить від значущості самої установи та від категорії документів, які передаються.
Три категорії документів, що створюються в установі
Упродовж діяльності установи можуть створюватися та відкладатися документи трьох категорій:
- Документи з постійним строком зберігання
Це документи Національного архівного фонду (далі — НАФ), які є складовою частиною вітчизняної і світової культурної спадщини і перебувають під охороною держави та призначені для задоволення інформаційних потреб суспільства.
Отже, якщо в установі створюються документи НАФ, то через певний час вони передаються на зберігання до державного архіву або архівного відділу РДА (міської ради), де перебуває установа на обліку.
Як дізнатися, чи створюються в установі документи НАФ? Для цього слід:
- скласти номенклатуру справ та подати її на розгляд експертно-перевірної комісії державного архіву або експертної комісії архівного відділу РДА (міської ради);
- разом із номенклатурою справ — подати копії організаційно-правових документів, що підтверджують статус установи та відображають усі напрями її діяльності.
За рішенням цих комісій установа може бути віднесеною до списку № 1 (визнана такою, яка створює документи НАФ та передає їх на зберігання) або ж до списку № 3 (визнана такою, що не створює документів НАФ і, відповідно, їх не передає на зберігання).
Зразки документів • Посадові інструкції • Робочі інструкції
Для довідок: 0 (800) 21 99 77
- Документи з кадрових питань (особового складу)
Це документи, що містять інформацію про особовий склад установи, зафіксовану в наказах (розпорядженнях) з кадрових питань (особового складу) про прийняття, звільнення, переведення працівників тощо, заявах, автобіографіях, характеристиках, контрактах, трудових угодах, особових справах, особових листках з обліку кадрів, трудових книжках, розрахунково-платіжних відомостях (особових рахунках) про нарахування й виплату заробітної плати, документах про нещасні випадки на виробництві, документах з персоніфікації, інших документах.
Документи з кадрових питань (особового складу) створюються у процесі діяльності будь-якої установи. Такі документи зберігаються здебільшого 75 років в установі.
Документи з кадрових питань (особового складу) можуть передаватися до трудових архівів у разі повного припинення установи шляхом ліквідації (якщо нема ані правонаступника, ані органу вищого рівня)…
Докладніше — у новому випуску журналу «ДІЛОВОДСТВО» (№ 6-2025) в статті Тетяни Гаращук «Які документи підлягають передаванню на зберігання до архівних установ?».
Джерело: ДІЛОВОДСТВО
