Вхід

(If you're a human, don't change the following field)
Your first name.
(If you're a human, don't change the following field)
Your first name.


Отримайте БЕЗКОШТОВНО! 
4 основні Посадові інструкції
 Надішлемо їх на вашу електронку
 

ПОЛОЖЕННЯ ПРО СТРУКТУРНІ ПІДРОЗДІЛИ. ПОСАДОВІ (РОБОЧІ) ІНСТРУКЦІЇ

Дата публікації: 07.09.2020

ЗАГАЛЬНІ ПОЛОЖЕННЯ

Важливе місце в системі управління будь-якого підприємства, установи, організації (далі — підприємство) серед локальних нормативних документів (зокрема, розглянутих у попередніх номерах журналу правил внутрішнього трудового розпорядку та штатного розпису) посідають положення про структурні підрозділи та посадові (робочі) інструкції. Потреба у розробленні цих документів передбачена відповідно:

— частиною 2 статті 64 Господарського кодексу України;

— пунктом 1 статті 29 КЗпП України (опосередковано) і Загальними положеннями Довідника кваліфікаційних характеристик професій працівників (розділи 1 і 2 Випуску 1 Довідника кваліфікаційних характеристик професій працівників, затвердженого наказом Міністерства праці та соціальної політики України від 29 грудня 2004 року № 336).

За формою і змістом положення про структурні підрозділи і посадові (робочі) інструкції подібні, але роль і місце кожного з них у системі управління мають суттєві відмінності:

положення про структурний підрозділ — локальний нормативний документ, який визначає статус підрозділу, його внутрішню організаційну структуру (за потреби), встановлює порядок створення і ліквідації підрозділу, його завдання, функції, права й відповідальність (колективну) за невиконання або неналежне виконання покладених на підрозділ завдань і функцій, невикористання в повній мірі наданих йому прав.

 

Звернути увагу

Відповідальність окремого працівника (тобто індивідуальна відповідальність) встановлюється посадовою (робочою) інструкцією.

На підставі положення організовується повсякденна робота працівників підрозділу, здійснюється оцінка його діяльності, складаються посадові (робочі) інструкції;

посадова (робоча) інструкція має статус локального нормативного документа і чітко визначає вимоги до працівника, забезпечує раціональний розподіл обов’язків між працівниками, сприяє об’єктивному оцінюванню роботи працівника, у т. ч. під час атестації, проходження випробування, слугує основою для застосування заходів заохочення за успіхи в роботі і дисциплінарних стягнень за невиконання чи неналежне виконання обов’язків, передбачених трудовим договором, правилами внутрішнього трудового розпорядку.

Важливу роль відіграє посадова (робоча) інструкція, зокрема, під час добору персоналу, визначення змісту трудового договору (контракту), розроблення системи морального і матеріального стимулювання.

Зрештою, посадова (робоча) інструкція є корисною і для самого працівника, оскільки надає йому можливість знати, яких дій від нього очікує роботодавець, за якими критеріями оцінюватимуть його роботу, бачити орієнтири для підвищення свого професійного (кваліфікаційного) рівня.

Посадові інструкції складають для керівників (крім керівників окремих категорій, правове положення яких визначено статутом або положенням підприємства), професіоналів, фахівців, технічних службовців. Для робітників складають робочі інструкції.

 

Відсутність посадової/робочої інструкції працівника — це не тільки порушення трудового законодавства, а й незнання працівником своїх посадових обов’язків та прав.
Працівник може зажадати виконувати менше трудових функцій, а роботодавець додавати обов’язків, які не передбачені посадою/роботою працівника.
Балансу можна досягти тільки розробивши посадову/робочу інструкцію працівника.
Замовити розроблення посадової/робочої інструкції (095) 179-2494 
Вартість — від 300 грн (залежно від обсягу та складності).
Річні передплатники журналу «КАДРОВИК.UA» можуть скористатися послугою безкоштовно.

 

 

РОЗРОБЛЕННЯ

На практиці положення про структурні підрозділи та посадові (робочі) інструкції розробляють:

— відділ організації праці і заробітної плати;

— на підприємстві, де нема такого підрозділу, — робоча група, склад якої затверджує керівник підприємства (як правило, на новостворених підприємствах), або керівник відповідного структурного підрозділу (інший працівник за дорученням керівника підрозділу) із залученням фахівців служби персоналу, юридичної служби, за потреби — фахівців інших структурних підрозділів.

Розроблення положень про структурні підрозділи та посадових (робочих) інструкцій здійснюється відповідно на основі:

— типових положень, затверджених органами управління вищого рівня (за наявності). Якщо відповідних типових положень нема, положення розробляють на основі статуту (положення) підприємства.

Під час розроблення положення про структурний підрозділ, що входить до складу самостійного підрозділу, враховуються положення останнього і статут (положення) підприємства;

— випусків Довідника кваліфікаційних характеристик професій працівників (зараз їх,близько 90), які охоплюють різні види діяльності, з урахуванням особливостей штатного розпису та положення про конкретний структурний підрозділ.

 

РЕКВІЗИТИ

Положення про структурний підрозділ і посадова (робоча) інструкція можуть бути оформлені на бланку підприємства (як правило, використовується бланк з кутовим розташуванням постійних реквізитів) або на чистих аркушах паперу формату А4 з обов’язковим відтворенням таких реквізитів:

повної назви підприємства — зазначається відповідно до статуту (положення) підприємства;

назви виду документа: «ПОЛОЖЕННЯ про (назва структурного підрозділу)»; «ПОСАДОВА ІНСТРУКЦІЯ (назва посади відповідно до штатного розпису у давальному відмінку)»; «РОБОЧА ІНСТРУКЦІЯ (назва професії відповідно до штатного розпису у давальному відмінку)». Назва посади (професії) поєднується з назвою конкретного структурного підрозділу (за наявності);

тексту документа — складається з розділів, кожен з яких поділено на пункти (розділи і пункти нумеруються арабськими цифрами). Структура і зміст розділів тексту такі:

Положення про структурний підрозділ:

1. «Загальні положення». У розділі має бути зазначено: назву структурного підрозділу (відповідно до штатного розпису), його місце в організаційній структурі підприємства (правовий статус); порядок створення і ліквідації; підпорядкування; посаду керівника структурного підрозділу та порядок його заміщення на час тимчасової відсутності; порядок прийняття на роботу та звільнення працівників підрозділу; порядок внесення змін і доповнень до положення; перелік основних нормативно-правових актів та інструкцій, якими має керуватися структурний підрозділ у своїй діяльності.

2. «Основні завдання». Розділ має містити формулювання основних завдань (напрямів діяльності) структурного підрозділу.

3. «Функції». У розділі всебічно характеризується діяльність структурного підрозділу і ступінь його самостійності у вирішенні тих чи інших питань, пов’язаних із виконанням основних завдань (забезпеченням напрямів діяльності).

4. «Права». Розділ має містити перелік прав, наданих структурному підрозділу, потрібних для реалізації покладених на нього завдань і функцій.

5. «Відповідальність». У розділі наводять основні позиції, за якими працівники структурного підрозділу несуть відповідальність за невиконання чи неналежне виконання покладених на підрозділ завдань і функцій, невикористання наданих йому прав, наявність недостовірних даних у документації, яку веде структурний підрозділ, тощо.

6. «Взаємовідносини з іншими підрозділами». У розділі визначається коло службових відносин структурного підрозділу з іншими підрозділами підприємства, а також зі сторонніми організаціями з питань, які належать до його компетенції.

Положення може бути доповнено також розділом «Структура», якщо підрозділ має у своєму складі внутрішні підрозділи.

 

Посадова (робоча) інструкція:

1. «Загальні положення». Розділ має містити дані про назву професії (посади) та категорію, клас, розряд (відповідно до штатного розпису), порядок прийняття та звільнення працівника, підпорядкування, перелік документів, якими працівник має керуватися у своїй роботі, тощо.

За потреби в розділі зазначається, що працівник належить до осіб, які працюють у режимі ненормованого робочого дня, або на працівника покладається повна матеріальна відповідальність (у випадках, передбачених законодавством).

2. «Завдання та обов’язки». Розділ розкриває зміст робіт, які повинен виконувати працівник. Під час складання цього розділу використовують кваліфікаційну характеристику, що міститься у відповідному випуску Довідника кваліфікаційних характеристик професій працівників. У робочій інструкції цей розділ містить характеристику робочого місця.

Оскільки кваліфікаційні характеристики містять лише основні або типові завдання та обов’язки, посадові (робочі) інструкції можуть бути доповнені роботами, передбаченими статутами, регламентами, технологічними картами, інструкціями та іншими нормативними документами підприємства.

3. «Права». У розділі визначаються делеговані працівникові права, за допомогою яких забезпечується виконання покладених на нього завдань та обов’язків.

4. «Відповідальність». Розділ визначає особисту відповідальність за невиконання або неналежне виконання працівником посадових обов’язків (робіт).

5. «Повинен знати». Розділ має містити вимоги до знань, умінь, майстерності працівника, передбачені кваліфікаційними характеристиками, а також (за потреби) додаткові вимоги з урахуванням специфіки діяльності підприємства.

6. «Кваліфікаційні вимоги». Розділ визначає вимоги до кваліфікації працівника (рівня освіти, досвіду роботи), установлені кваліфікаційними характеристиками. У разі потреби ці норми можуть бути підвищені (розширені).

7. «Взаємовідносини (зв’язки) за посадою (професією)». Розділ розкриває взаємовідносини (зв’язки) працівника з іншими працівниками підрозділу (інших підрозділів).

У робочій інструкції розділів «Загальні положення», «Взаємовідносини (зв’язки) за професією» може й не бути;

підпису. Документ підписує(ють) розробник(и);

віз документа. Документ візують, як правило, заступник керівника підприємства, що відповідає за напрям діяльності структурного підрозділу (звичайно, ідеться про положення), керівники служби персоналу, юридичної служби (юрист), за потреби — керівники інших структурних підрозділів.

 

ЗАТВЕРДЖЕННЯ

Підписані розробником(ами), завізовані відповідними посадовими особами положення про структурний підрозділ чи посадова (робоча) інструкція затверджуються наказом керівника підприємства (крім положення про структурний підрозділ у складі самостійного підрозділу, яке, як правило, затверджує заступник керівника підприємства, у сфері якого перебуває структурний підрозділ, грифом «ЗАТВЕРДЖУЮ», а не наказом).

Залежно від способу затвердження документа на першій його сторінці у правому верхньому куті проставляється відповідний гриф затвердження (за аналогією із затвердженням штатного розпису). Крім того, у день затвердження положення про структурний підрозділ і посадової (робочої) інструкції проставляється дата і реєстраційний індекс цих документів.

 

ВНЕСЕННЯ ЗМІН ТА ДОПОВНЕНЬ

Після затвердження і введення в дію положення про структурний підрозділ, посадової (робочої) інструкції до них можуть вноситися доповнення або зміни (у разі перерозподілу завдань, функцій, обов’язків, скорочення чисельності або штату працівників та в інших випадках), але лише на підставі наказу керівника підприємства.

У разі зміни назви підприємства, структурного підрозділу, посади (професії) до положення та інструкції вносять відповідні зміни і знову затверджують їх.

 

Звернути увагу

Внесення змін (доповнень) до посадової (робочої) інструкції, якщо вони стосуються завдань і функцій, вимог до знань та кваліфікаційних вимог, а також прийняття рішення про ліквідацію структурного підрозділу можливі за умови забезпечення вимог частини третьої статті 32 та статті 492 КЗпП щодо повідомлення працівників, яких ці зміни стосуються, не пізніше ніж за два місяці.

 

ЗБЕРІГАННЯ

Відповідно до Переліку типових документів, що створюються під час діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів, затвердженого наказом Міністерства юстиції України від 12 квітня 2012 року № 578/5 (набув чинності 1 січня 2013 року), зберігаються на підприємствах недержавної форми власності відповідно:

— положення про структурні підрозділи — 75 років (ст. 39);

— посадові (робочі) інструкції — 5 років — після заміни новими (ст. 43).

Посадові (робочі) інструкції наукових працівників, працівників, що працюють на важких роботах, на роботах із шкідливими і небезпечними умовами праці, зберігаються 75 років (ст. 43 Переліку).