...
Реєструйся

ПОЛОЖЕНИЕ О СТРУКТУРНОМ ПОДРАЗДЕЛЕНИИ. ДОЛЖНОСТНЫЕ (РАБОЧИЕ) ИНСТРУКЦИИ


ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

Важное место в системе управления любого предприятия, учреждения, организации (далее – предприятие) среди локальных нормативных документов (в частности, рассмотренных в предыдущих номерах журнала правил внутреннего трудового распорядка и штатного расписания) занимают положения о структурных подразделениях и должностных (рабочих) инструкциях. Потребность в разработке этих документов предусмотрена соответственно:

– частью 2 статьи 64 Хозяйственного кодекса Украины;

– пунктом 1 статьи 29 КЗоТ Украины (опосредованно) и Общими положениями Справочника квалификационных характеристик профессий работников (разделы 1 и 2 Выпуска 1 Справочника квалификационных характеристик профессий работников, утвержденного приказом Министерства труда и социальной политики Украины от 29 декабря 2004 № 336).

По форме и содержанию положения о структурных подразделениях и должностных (рабочих) инструкциях похожи, но роль и место каждого из них в системе управления имеют существенные отличия:

положение о структурном подразделении — локальный нормативный документ, определяющий статус подразделения, его внутреннюю организационную структуру (при необходимости), устанавливает порядок создания и ликвидации подразделения, его задачи, функции, права и ответственность (коллективную) за неисполнение или ненадлежащее исполнение возложенных на подразделение задач и функций, неиспользование в полной мере предоставленных ему прав.

Обратить внимание

Ответственность отдельного работника (т.е. индивидуальная ответственность) устанавливается должностной (рабочей) инструкцией.

На основании положения организуется повседневная работа работников подразделения, осуществляется оценка его деятельности, составляются должностные (рабочие) инструкции;

должностная (рабочая) инструкция имеет статус локального нормативного документа и четко определяет требования к работнику, обеспечивает рациональное распределение обязанностей между работниками, способствует объективной оценке работы работника, в т. ч. во время аттестации, прохождения испытания, служит основой для применение мер поощрения успехов в работе и дисциплинарных взысканий за неисполнение или ненадлежащее исполнение обязанностей, предусмотренных трудовым договором, правилами внутреннего трудового распорядка.

Важную роль играет должностная (рабочая) инструкция, в частности, при подборе персонала, определении содержания трудового договора (контракта), разработке системы морального и материального мотивирования.

В конце концов, должностная (рабочая) инструкция полезна и самому работнику, поскольку предоставляет ему возможность знать, каких действий от него ожидает работодатель, по каким критериям будут оценивать его работу, видеть ориентиры для повышения своего профессионального (квалификационного) уровня.

Должностные инструкции составляют для руководителей (кроме руководителей отдельных категорий, правовое положение которых определено уставом или положением предприятия), профессионалов, специалистов, технических служащих. Для рабочих составляют рабочие инструкции.


Отсутствие должностной/рабочей инструкции работника – это не только нарушение трудового законодательства, но и незнание работником своих должностных обязанностей и прав.
Работник может потребовать выполнять меньше трудовых функций, а работодатель добавлять обязанности, не предусмотренные должностью/работой работника.
Баланс можно достичь только разработав должностную/рабочую инструкцию работника.
Заказать разработку должностной/рабочей инструкции (095) 179-2494
Стоимость – от 300 грн (в зависимости от объема и сложности).
Годовые подписчики журнала «КАДРОВИК.UA» могут воспользоваться услугой бесплатно.


 

РАЗРАБОТКА

На практике положения о структурных подразделениях и должностных (рабочих) инструкциях разрабатывают:

– отдел организации труда и заработной платы;

– на предприятии, где нет такого подразделения, — рабочая группа, состав которой утверждает руководитель предприятия (как правило, на вновь созданных предприятиях), или руководитель соответствующего структурного подразделения (другой работник по поручению руководителя подразделения) с привлечением специалистов службы персонала, юридической службы, потребности – специалистов других структурных подразделений.

Разработка положений о структурных подразделениях и должностных (рабочих) инструкциях осуществляется соответственно на основе:

– типовых положений, утвержденных органами управления высшего уровня (при наличии). Если соответствующих типовых положений нет, положения разрабатываются на основе устава (положения) предприятия.

При разработке положения о структурном подразделении, входящем в состав самостоятельного подразделения, учитываются положения последнего и устав (положение) предприятия;

– выпусков Справочника квалификационных характеристик профессий работников (сейчас их около 90), охватывающих различные виды деятельности, с учетом особенностей штатного расписания и положения о конкретном структурном подразделении.

 

РЕКВИЗИТЫ

Положения о структурном подразделении и должностная (рабочая) инструкция могут быть оформлены на бланке предприятия (как правило, используется бланк с угловым расположением постоянных реквизитов) или на чистых листах бумаги формата А4 с обязательным воспроизведением следующих реквизитов:

– полного названия предприятия — указывается в соответствии с уставом (положением) предприятия;

– названия вида документа: «ПОЛОЖЕНИЕ о (название структурного подразделения)»; «Должностная инструкция (название должности в соответствии со штатным расписанием в дательном падеже)»; «РАБОЧАЯ ИНСТРУКЦИЯ (название профессии в соответствии со штатным расписанием в дательном падеже)». Название должности (профессии) совмещается с названием конкретного структурного подразделения (при наличии);

– текст документа — состоит из разделов, каждый из которых разделен на пункты (разделы и пункты нумеруются арабскими цифрами). Структура и содержание разделов текста следующие:

Положение о структурном подразделении:

1. «Общие положения». В разделе должно быть указано: название структурного подразделения (согласно штатному расписанию), его место в организационной структуре предприятия (правовой статус); порядок сотворения и ликвидации; подчинение; должность руководителя структурного подразделения и порядок его замещения на время временного отсутствия; порядок принятия на работу и увольнения работников подразделения; порядок внесения изменений и дополнений в положение; перечень основных нормативно правовых актов и инструкций, которыми должно руководствоваться структурное подразделение в своей деятельности.

2. «Основные задачи». Раздел должен содержать формулировку основных задач (направлений деятельности) структурного подразделения.

3. «Функции». В разделе всесторонне характеризуется деятельность структурного подразделения и степень его самостоятельности по решению тех или иных вопросов, связанных с выполнением основных задач (обеспечением направлений деятельности).

4. «Право». Раздел должен содержать перечень прав, предоставленных структурному подразделению, необходимых для реализации возложенных его задач и функций.

5. «Ответственность». В разделе приводятся основные позиции, согласно которым работники структурного подразделения несут ответственность за невыполнение или ненадлежащее выполнение возложенных на подразделение задач и функций, неиспользование предоставленных ему прав, наличие недостоверных данных в документации, которую ведет структурное подразделение и т.д.

6. “Взаимоотношения с другими подразделениями”. В разделе определяется круг служебных отношений структурного подразделения с другими подразделениями предприятия, а также со сторонними организациями по вопросам, относящимся к его компетенции.

Положение может быть дополнено также разделом “Структура”, если подразделение имеет в своем составе внутренние подразделения.

 

Должностная (рабочая) инструкция:

1. «Общие положения». Раздел должен содержать данные о названии профессии (должности) и категории, классе, разряде (согласно штатному расписанию), порядке принятия и увольнения работника, подчинения, перечня документов, которыми работник должен руководствоваться в своей работе, и т.д.

При необходимости в разделе указывается, что работник принадлежит к лицам, работающим в режиме ненормированного рабочего дня, или работнику возлагается полная материальная ответственность (в случаях, предусмотренных законодательством).

2. «Задачи и обязанности». Раздел раскрывает содержание работ, которые должен производить работник. При составлении этого раздела используют квалификационную характеристику, содержащуюся в соответствующем выпуске Справочника квалификационных характеристик профессий работников. В рабочем руководстве этот раздел содержит характеристику рабочего места.

Поскольку квалификационные характеристики содержат только основные или типовые задачи и обязанности, должностные (рабочие) инструкции могут быть дополнены работами, предусмотренными уставами, регламентами, технологическими картами, инструкциями и другими нормативными документами предприятия.

3. «Право». В разделе определяются делегированные работнику права, с помощью которых обеспечивается выполнение возложенных его задач и обязанностей.

4. «Ответственность». Раздел определяет личную ответственность за невыполнение или ненадлежащее исполнение работником должностных обязанностей (работ).

5. «Должен знать». Раздел должен содержать требования к знаниям, умениям, мастерству работника, предусмотренные квалификационными характеристиками, а также (при необходимости) дополнительные требования с учетом специфики деятельности предприятия.

6. “Квалификационные требования”. Раздел определяет требования к квалификации работника (уровню образования, опыта работы), установленные квалификационными характеристиками. В случае необходимости эти нормы могут быть повышены (расширены).

7. «Взаимоотношения (связи) по должности (профессии)». Раздел раскрывает взаимоотношения (связи) работника с другими работниками подразделения (других подразделений).

В рабочей инструкции разделов «Общие положения», «Взаимоотношения по профессии» может и не быть;

– подписи. Документ подписывает разработчик(и);

– визы документа. Документ визируют, как правило, заместитель руководителя предприятия, отвечающий за направление деятельности структурного подразделения (конечно, речь идет о положении), руководители службы персонала, юридической службы (юрист), при необходимости руководители других структурных подразделений.

 

УТВЕРЖДЕНИЕ

Подписанные разработчиком(ами), завизированные соответствующими должностными лицами положения о структурном подразделении или должностная (рабочая) инструкция утверждаются приказом руководителя предприятия (кроме положения о структурном подразделении в составе самостоятельного подразделения, которое, как правило, утверждает заместитель руководителя предприятия, в подчинении у которого находится структурное подразделение, грифом «УТВЕРЖДАЮ», а не приказом).

В зависимости от способа утверждения документа на первой его странице в правом верхнем углу проставляется соответствующий гриф утверждения (по аналогии с утверждением штатного расписания). Кроме того, в день утверждения положения о структурном подразделении и должностной (рабочей) инструкции проставляется дата и регистрационный индекс этих документов.

 

ВНЕСЕНИЕ ИЗМЕНЕНИЙ И ДОПОЛНЕНИЙ

После утверждения и введения в действие положения о структурном подразделении, должностной (рабочей) инструкции в них могут вноситься дополнения или изменения (при перераспределении задач, функций, обязанностей, сокращении численности или штата работников и в других случаях), но только на основании приказа управляющего компании.

В случае смены названия предприятия, структурного подразделения, должности (профессии) в положение и инструкции вносят соответствующие изменения и снова утверждают их.

Обратите внимание

Внесение изменений (дополнений) в должностную (рабочую) инструкцию, если они касаются задач и функций, требований к знаниям и квалификационным требованиям, а также принятие решения о ликвидации структурного подразделения возможны при условии обеспечения требований части третьей статьи 32 и статьи 492 КЗоТ относительно уведомления работников, к которым эти изменения касаются, не позднее двух месяцев.

 

ХРАНЕНИЕ

В соответствии с Перечнем типовых документов, создаваемых во время деятельности органов государственной власти и местного самоуправления, других учреждений, предприятий и организаций, с указанием сроков хранения документов, утвержденного приказом Министерства юстиции Украины от 12 апреля 2012 года № 578/5 (вступил в силу 1 января 2013 года), хранятся на предприятиях негосударственной формы собственности соответственно:

положение о структурных подразделениях — 75 лет (ст. 39);

– должностные (рабочие) инструкции — 5 лет — после замены новыми (ст. 43).

Должностные (рабочие) инструкции научных работников, работающих на тяжелых работах, работах с вредными и опасными условиями труда, хранятся 75 лет (ст. 43 Перечня).

 

СОЗДАЕМ САМОСТОЯТЕЛЬНОЕ ПОДРАЗДЕЛЕНИЕ НА ПРЕДПРИЯТИИ: ПОЛОЖЕНИЯ ОБ АРХИВАХ

Архив может быть создан на предприятии как самостоятельное структурное подразделение или же как структурная часть службы делопроизводства. На небольших предприятиях назначают лицо, ответственное за ведение архива предприятия.

Согласно пункту 9 раздела I Правил организации делопроизводства и архивного хранения документов в государственных органах, органах местного самоуправления, на предприятиях, в учреждениях и организациях, утвержденных приказом Министерства юстиции от 18 июня 2015 года № 1000/5 (далее — Правила № 1000/ 5), если архив является самостоятельным отделом, то он создается и работает на основании положения о нем, которое должно быть согласовано и утверждено согласно законодательству.

Необходимость разработки положений об отделах предусматривает часть 2 статьи 64 Хозяйственного кодекса Украины: функции, права и обязанности структурных подразделений предприятий определяют положения о них, которые утверждаются в порядке, прописанном в уставе предприятия или других учредительных документах.

На содержание положения об архивном подразделении (архиве) предприятия, а также порядок его подготовки и согласования влияют два важных фактора:

  • является ли архив отдельным отделом (структурным подразделением);
  • создаются ли в деятельности предприятия документы НАФ.

Положение об архивном подразделении (архиве) государственных и коммунальных предприятий разрабатывают и утверждают эти предприятия на основе типового положения, утвержденного Министерством юстиции.

Положение об архивном отделе (архиве) предприятий, основанных на частной форме собственности, разрабатывается и утверждается их учредителями с учетом рекомендаций центрального органа исполнительной власти, реализующего государственную политику в сфере архивного дела и делопроизводства, — Государственной архивной службы Украины (Укргосархив).

Положение об архиве предприятия, являющегося источником формирования НАФ, после разработки подписывает руководитель архива и его обязательно согласовывают с соответствующим государственным архивным учреждением или архивным отделом райгосадминистрации (городского совета). После этого положение утверждают распорядительным документом предприятия.

Копию распорядительного документа об утверждении положения об архиве направляют в соответствующее государственное архивное учреждение или архивный отдел райгосадминистрации (городского совета), с которым было согласовано это положение.

Архивные справки. Их составляют по установленной Правилами №1000/5 форме на специальных бланках или общих бланках предприятия.

Основанием для составления архивных справок являются оригиналы и заверенные копии хранящихся в архиве документов.

Если выполнение обращения требовало использования незаверенных копий документов, в тексте справки делают отметку «Незаверенная копия». В справке приводятся названия, даты и номера использованных документов и предоставляют имеющиеся в этих документах сведения по вопросу обращения. Информацию излагают в хронологической последовательности событий. При необходимости разрешается приводить выписки из документов (в кавычках). Наименование предприятий в тексте архивных справок во время первого упоминания пишут полностью, отмечая в скобках официальные сокращения, в последующих — используют только сокращения.

Если возникла проблема разночтения имен (например, имен, фамилий), приводят то написание, которое употреблено в документе. В таком случае добавляют отметку «Так в документе».

Архивная справка включает только те сведения, которые содержатся в документах.

Подробнее об архиве на предприятии — в пособии «АРХИВ НА ПРЕДПРИЯТИИ: создание, функционирование, отчетность»

Как применяется такой документ как «положение»

Положение – это документ, содержащий описание правил и процедур, которые должны соблюдаться в определенной сфере деятельности организации или учреждения. Положения могут быть разработаны для любой отрасли, включая бизнес, образование, науку, культуру, медицину, право и многое другое.

Основной целью положения является обеспечение единообразного понимания требований, правил и процедур для всех работников предприятия. В положении могут быть описаны следующие пункты:

  • Название и назначение положения
  • Определение сроков и сокращений
  • Описание структуры и организации предприятия или учреждения, к которому относится
  • Описание процедур и правил, регулирующих определенные виды деятельности
  • Описание полномочий, ответственности и обязанностей работников, выполняющих эти процедуры
  • Описание процедур контроля и оценки выполнения этих правил и процедур
  • Дата последнего обновления документа и сведения о его авторах и редакторах.

Следует отметить, что локальные (внутренние) положения часто разрабатываются на основе типового положения (ТП). Это стандартизированный документ, содержащий пример правил и процедур для выполнения определенных видов деятельности. Оно может быть разработано правительством, министерством или другой организацией, чтобы упростить процесс создания аналогичных документов в других подведомственных организациях в соответствии с общей нормативно-правовой базой.

Например, ТП могут быть разработаны для различных отраслей, а именно: для организации финансовой отчетности, управления персоналом, охраны труда и т.д.