Порядок вилучення для знищення документів, не внесених до НАФ: відбір, оформлення акта, його погодження та затвердження

Насамперед слід зазначити, що ця стаття орієнтована на установи, у діяльності яких не створюють документи Національного архівного фонду (далі — НАФ).

Основним нормативно-правовим актом, який встановлює єдині вимоги з моменту створення службового документа до його передавання на архівне зберігання або ж для знищення, є Правила організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджені наказом Міністерства юстиції України від 18 червня 2015 року № 1000/5 (далі — Правила № 1000/5).

Відповідно до пункту 4 глави 3 розділу V Правил № 1000/5, установи, у діяльності яких не створюються документи НАФ, подають погоджені власною експертною комісією проєкти актів про вилучення для знищення документів, не внесених до НАФ (далі — Акт про вилучення для знищення) разом з описами справ із кадрових питань (особового складу) на розгляд експертно-перевірної (експертної комісії) державної архівної установи (експертної комісії архівного відділу міської ради), зокрема, де установа перебуває на обліку.

Навчання для кадровиків — семінари, курси, тренінги, вебінари
Індивідуальні курси кадровиків з нуля: 0 (800) 21 99 77

Також звертаємо увагу, що у діяльності експертних комісій усіх рівнів відбулися зміни. Відповідно до постанови Кабінету Міністрів України від 13 листопада 2025 року № 1459 «Про внесення змін до Порядку утворення та діяльності комісій з проведення експертизи цінності документів», експертна комісія установи приймає рішення про погодження, а не схвалення, як було до прийняття цієї постанови.

За результатами експертизи цінності в установі відбираються документи, які підлягають знищенню у зв’язку із закінченням строків їх зберігання. Справи включаються до Акта про вилучення для знищення, якщо передбачений для них строк зберігання закінчився до 01 січня року, в якому складено зазначений Акт.

Отже, з 1 січня 2026 року можна знищувати такі справи (документи):

• зі строком зберігання один рік, які були завершені у 2024 році;
• з трирічним строком зберігання, які були завершені у 2022 році;
• з п’ятирічним строком зберігання, які були завершені у 2020 році;
• з 10-ти річним строком зберігання, які були завершені у 2015 році.

При цьому для уточнення строків зберігання документів враховуємо такі примітки до статей Переліку типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших юридичних осіб, із зазначенням строків зберігання документів, затвердженого наказом Міністерства юстиції України від 12 квітня 2012 року № 578/5 (далі — Перелік № 578/5): «Доки не мине потреба», «До заміни новими», «Після закінчення строку дії договору», «Після закінчення журналу», «Після закінчення навчального закладу».

Експрес-курс «Облікові документи кадрової служби та порядок їх ведення»
0 (800) 21 99 77 • E-mail: [email protected]

Деякі особливості складання акта про вилучення для знищення

Як правило, Акт про вилучення для знищення складають на чистих аркушах паперу у двох примірниках на справи всієї установи, зазначаючи найменування структурного підрозділу (або напряму діяльності) перед групою заголовків справ. Для установ невеликих за штатною чисельність та за документообігом можливе внесення справ без конкретизації напрямів діяльності.

У реквізиті «Найменування установи» прописуємо те найменування, що було на момент створення документів, включених до Акта про вилучення для знищення.

Реквізит «Гриф затвердження» оформлюється відповідно до пункту 5.16 ДСТУ 4163:2020, а саме, у правому верхньому куті з відступом від межі лівого поля у 100 мм та складається зі слова «ЗАТВЕРДЖУЮ» (без лапок та двокрапок), найменування посади, підпису, власного імені, прізвища особи і дати затвердження. Підпис посадової особи скріплюється печаткою (за наявності), наприклад:

Пам’ятаймо, що проставляння дати на «Грифі затвердження» здійснюється після погодження з експертно-перевірною (експертною комісією) державної архівної установи (експертною комісією архівного відділу міської ради).

Реквізит «Назва виду документа» зазначаємо біля межі лівого поля (без абзацу):

А К Т

Цей реквізит розміщуємо так, щоб він знаходився нижче рівня останньої складової частини «Грифа затвердження».

У реквізиті «Дата документа» вказуємо дату події, яка оформлюється цифровим або словесно-цифровим способом, наприклад:

Дата проставляється у лівому куті нижче назви виду документа. Таку ж дату проставляємо нижче підпису посадової особи, що проводила експертизу цінності і склала Акт про вилучення для знищення.

Спробуйте безплатний доступ до онлайн-системи «КАДРИ.UA» та отримайте готові практичні рішення для будь-якої кадрової ситуації.

Реквізит «Реєстраційний індекс» (№). Під час його оформлення пам’ятаймо, що Акти про вилучення для знищення вміщуються у справу фонду, тому їх слід нумерувати у валовому порядку впродовж усієї діяльності установи.

Реквізит «Місце складення» є обов’язковим, у якому зазначаємо населений пункт, де безпосередньо проводилася експертиза цінності документів, а не адресу, за якою зареєстровано юридичну особу, наприклад:

Оформляється відповідно до адміністративно-територіального поділу України.

Далі оформлюємо реквізит «Заголовок до тексту документа»:

У кінці заголовка крапки не ставимо.

Текст Акта про вилучення для знищення має складну структуру та оформлюється з поєднанням табличної форми та суцільного зв’язного тексту. Складається з вступної та констатуючої частин…

Докладніше — у статті Тетяни Гаращук в журналі «ДІЛОВОДСТВО» № 01-02 / 2026.

Якщо ви ще не маєте повноцінного доступу до електронної версії журналу «Діловодство», скористайтесь можливістю отримати демодоступ та переконайтеся в зручності і практичній користі видання для вашої роботи.

У журналі представлено корисні матеріали з організації документообігу, поради щодо ведення кадрової документації та роз’яснення експертів із найактуальніших питань.

Джерело: ДІЛОВОДСТВО