Проект групи компаній «МЕДІА-ПРО»

Повідомлення працівника про початок відпустки: оформляємо правильно

Дата публікації: 29.10.2018

У графіку відпусток зазначено період надання щорічної основної відпустки працівника — жовтень 2018 року. Як правильно повідомити працівника про початок відпустки?

Строк повідомлення

Про дату початку відпустки згідно з графіком роботодавець зобов’язаний письмово повідомити працівника не пізніше ніж за два тижні до встановленого графіком строку виходу у відпустку. Це передбачено ч. 5 ст. 79 Кодексу законів про працю України (далі — КЗпП) і ч. 11 ст. 10 Закону України «Про відпустки» від 15.11.1996 р. № 504/96-ВР (далі — Закон про відпустки).

Зверніть увагу! Обов’язок роботодавця повідомляти працівників про початок відпустки поширюється тільки на щорічні відпустки: основні щорічні відпустки, додаткові щорічні відпустки, що надаються відповідно до ст. 7 і 8 Закону про відпустки. Про початок інших відпусток, які відображені в графіку відпусток (соцвідпусток на дітей, «чорнобильських» відпусток тощо), працівників можна не повідомляти.

Давайте згадаємо, як визначити строк повідомлення. Як уже зазначалося, законодавчі норми вимагають повідомляти про початок щорічної відпустки щонайменше за два тижні до дати початку відпустки. Орієнтуємося тут на правила визначення строку, наведені у ст. 2411 КЗпП. Так, у ч. 3 ст. 2411 КЗпП зазначено, що строк, обчислюваний тижнями, закінчується у відповідний день тижня.

Оскільки ми знаємо конкретну дату, з якої починається щорічна відпустка, то без проблем можемо розрахувати граничний строк повідомлення.

Приклад. Щорічна відпустка працівника починається 29.10.2018 р. (понеділок). Отже, граничною датою повідомлення є 15.10.2018 р. (понеділок). Але 15.10.2018 р. є вихідним днем за рахунок перенесення святкового дня 14 жовтня — Дня захисника України. Тому «вступають у гру» правила перенесення строків. У нашій ситуації днем закінчення строку вважатиметься найближчий робочий день. Безпечніше для роботодавця буде повідомити працівника не пізніше за 12.10.2018 р. при п’ятиденному графіку роботи або 13.10.2018 р. — при шестиденному.

Ну що ж, зі строками повідомлення розібралися. Настав час поговорити про те, як правильно підійти до його оформлення.

Порядок оформлення

На жаль, правове поле не містить вказівок на те, як конкретно роботодавець повинен реалізувати вимоги ч. 5 ст. 79 КЗпП та ч. 11 ст. 10 Закону про відпустки (повідомити працівника). Але такий стан речей існує далеко не перший рік! Тому, спираючись на практичний досвід і роз’яснення офіційних органів, пропонуємо два способи повідомлення працівника про дату початку відпустки.

Спосіб 1. Складаємо та вручаємо працівникові повідомлення про дату початку відпустки

Затвердженої на нормативному рівні форми повідомлення немає. Тому підприємство (установа, організація) розробляє її самостійно. Для зручності наших читачів наведемо зразок такого повідомлення далі.

Повідомлення складайте у двох примірниках: один — для вас, другий — для працівника. Обов’язково простежте, щоб на вашому примірнику повідомлення працівник поставив свій підпис і дату отримання повідомлення. Наявність підпису і дати надалі врятує від можливих непорозумінь.

Зверніть увагу! Якщо ви обрали цей спосіб, працівникові не потрібно писати заяву про надання щорічної відпустки.

Увага! Заздалегідь потурбуйтеся про видання наказу про надання відпустки.

Адже для того, щоб виплатити відпускні вчасно, тобто не пізніше ніж за три календарні дні до початку відпустки, їх потрібно розрахувати. У свою чергу, розрахувати відпускні можна тільки на підставі відповідного наказу. Тобто спочатку необхідно видати наказ, потім — розрахувати відпускні і встигнути виплатити їх як мінімум за три дні до відпустки.

Щоб не морочитися із зайвою «макулатурою» (спочатку складай повідомлення, знайом з ним працівника, потім видавай наказ і знову біжи за підписом до працівника), багато роботодавців віддають перевагу іншому способу повідомлення.

Спосіб 2. Знайомимо працівника з наказом про надання йому відпустки

Цей варіант повідомлення Мінпраці озвучило в листі від 03.03.2008 р. № 42/13/133-08.

Важливо! Видати наказ і ознайомити з ним працівника під підпис необхідно за два тижні до конкретної дати щорічної відпустки, визначеної роботодавцем.

Нагадаємо: наказ (розпорядження) про надання відпустки складають за типовою формою № П-3, затвердженою наказом Держкомстату від 05.12.2008 р. № 489. Оскільки ця форма має рекомендаційний характер, то наказ про надання відпустки може бути оформлений і в довільній формі. Головна вимога до наказу, складеного не за типовою формою, — наявність усіх обов’язкових реквізитів офіційно затвердженої форми.

Повідомивши працівника про початок щорічної відпустки одним з розглянутих способів, ви виконаєте приписи ч. 5 ст. 79 КЗпП та ч. 11 ст. 10 Закону про відпустки.

А якщо махнути рукою на повідомлення?

Тоді будьте готові до того, що працівник може звернутися до вас з вимогою перенести щорічну відпустку на інший період. І роботодавець зобов’язаний задовольнити таку вимогу, якщо насправді «проґавив» строк повідомлення про час надання відпустки або взагалі не повідомив про це (п. 1 ч. 1 ст. 80 КЗпП, п. 1 ч. 1 ст. 11 Закону про відпустки).

Крім того, представники Держслужби з питань праці розцінюють відсутність повідомлення як «порушення інших вимог трудового законодавства». За таке порушення роботодавцеві «світить» штраф у розмірі однієї мінімальної зарплати на підставі абз. 8 ч. 2 ст. 265 КЗпП (у 2018 році — 3723 грн.).

На щастя, розмір цього штрафу не залежить від кількості працівників, щодо яких здійснено порушення. Його застосовують до загальної маси порушень, а не до кожного окремо (лист Держслужби з питань праці від 25.01.2017 р. № 828/4.3/4.1-ДП-17).

Відсутність повідомлень може загрожувати посадовим особам роботодавця адміністративним штрафом у розмірі від 510 до 1700 грн згідно з ч. 1 ст. 41 Кодексу України про адміністративні правопорушення від 07.12.1984 р. № 8073-Х. У разі повторного вчинення такого ж порушення протягом року або його вчинення щодо неповнолітнього, вагітної жінки, одинокого батька, матері або особи, яка їх замінює і виховує дитину віком до 14 років або дитину з інвалідністю, штраф суттєво зростає і може становити від 1700 до 5100 грн.

Протоколи про адміністративне правопорушення складають уповноважені посадові особи Держслужби з питань праці і передають їх на розгляд до районних, районних у місті, міських або міськрайонних судів, які і накладають адмінстягнення.

На закінчення нагадаємо подальші кроки при оформленні відпустки.

Увага! Наказ (розпорядження) про надання відпустки складають у двох примірниках. Один примірник залишається в кадровиків, а другий — передається до бухгалтерії.

Далі на підставі наказу (розпорядження) про надання щорічної відпустки спеціаліст кадрової служби вносить інформацію про надану працівникові відпустку до розділу «Відпустки» особової картки працівника (для держслужбовців типова форма особової картки, затверджена наказом Нацагентства України з питань державної служби від 05.08.2016 р. № 156, для всіх інших працівників — типова форма П-2, затверджена спільним наказом Держкомстату і Міноборони від 25.12.2009 р. № 495/656). У свою чергу, бухгалтер на підставі свого примірника наказу розраховує суму відпускних.

Висновки

Про дату початку відпустки працівника повідомляють за 2 тижні до встановленого графіком строку виходу у відпустку.

Зробити це можна одним з двох способів: направити працівникові повідомлення про дату початку відпустки або ознайомити з наказом про надання відпустки під підпис.

Елена Беляева

Видання для кадровиків Журнали реєстрації

Вас може зацікавити

Посібник «Оформлення та облік відряджень»

У посібнику описано, які бувають відрядження, чим вони відрізняються від тимчасового переведення на іншу роботу. Подається порядок оформлення службового відрядження в межах України та за кордон. Порушуються питання оплати праці працівника, направленого у відрядження