Про затвердження Інструкції про порядок обліку, зберігання і використання документів та інших матеріальних носіїв, які містять відомості, що становлять службову інформацію у Національному агентстві України з питань державної служби

НАЦІОНАЛЬНЕ АГЕНТСТВО УКРАЇНИ З ПИТАНЬ ДЕРЖАВНОЇ СЛУЖБИ

НАКАЗ

від 19 лютого 2013 року N 28

Про затвердження Інструкції про порядок обліку, зберігання і використання документів та інших матеріальних носіїв, які містять відомості, що становлять службову інформацію у Національному агентстві України з питань державної служби

Відповідно до Закону України від 02 жовтня 1992 року N 2657-XII “Про інформацію”, Закону України від 13 січня 2011 року N 2939-IV “Про доступ до публічної інформації”, Указу Президента України від 05 травня 2011 року N 547 “Питання забезпечення органами виконавчої влади доступу до публічної інформації” наказую:
1. Затвердити Інструкцію про порядок обліку, зберігання і використання документів та інших матеріальних носіїв, які містять відомості, що становлять службову інформацію у Національному агентстві України з питань державної служби, що додається.
2. Керівникам структурних підрозділів центрального апарату та підвідомчих установ Нацдержслужби України організувати вивчення та забезпечення дотримання вимог зазначеної Інструкції.
3. Контроль за виконанням цього наказу покласти на заступника відповідно до розподілу обов’язків.

ІНСТРУКЦІЯ
з питань обліку, зберігання і використання документів та інших матеріальних носіїв, які містять відомості, що становлять службову інформацію у Національному агентстві України з питань державної служби

I. Загальні положення

1.1. Інструкція з питань обліку, зберігання і використання документів та інших матеріальних носіїв, які містять відомості, що становлять службову інформацію у Національному агентстві України з питань державної служби (далі – Інструкція) визначає порядок обліку, зберігання і використання документів та інших матеріальних носіїв, які містять відомості, що становлять службову інформацію у Національному агентстві України з питань державної служби (далі – Нацдержслужба України).
1.2. Відповідно до вимог Закону України “Про доступ до публічної інформації” (далі – Закон) документам, що містять службову інформацію, присвоюється гриф “Для службового користування”. Доступ до таких документів надається відповідно до частини другої статті 6 Закону, згідно з якою обмеження доступу до інформації здійснюється при дотриманні таких вимог:
виключно в інтересах національної безпеки, територіальної цілісності або громадського порядку з метою запобігання заворушенням чи злочинам, для охорони здоров’я населення, для захисту репутації або прав інших людей, для запобігання розголошенню інформації, одержаної конфіденційно, або для підтримання авторитету і неупередженості правосуддя;
розголошення інформації може завдати істотної шкоди цим інтересам;
шкода від оприлюднення такої інформації переважає суспільний інтерес в її отриманні.
1.3. Обмеженню доступу підлягає інформація, а не документ. Якщо документ містить інформацію з обмеженим доступом, для ознайомлення надається інформація, доступ до якої не обмежено.
1.4. Не може бути обмежено доступ до інформації про розпорядження бюджетними коштами, володіння, користування чи розпорядження державним, комунальним майном, у тому числі до копій відповідних документів, умови отримання цих коштів чи майна, прізвища, імена, по батькові фізичних осіб та найменування юридичних осіб, які отримали ці кошти або майно.
При дотриманні вимог, передбачених частиною другою статті 6 Закону, зазначене положення не поширюється на випадки, коли оприлюднення або надання такої інформації може завдати шкоди інтересам національної безпеки, оборони, розслідуванню чи запобіганню злочину.
1.5. Перелік відомостей, що становлять службову інформацію у Нацдержслужбі України, затверджується наказом (далі – Перелік).
1.6. Перелік не може бути обмеженим у доступі.
1.7. На документах (у необхідних випадках – і на їх проектах), які містять службову інформацію, у правому верхньому куті першої сторінки, а для видань – на обкладинці та на титулі проставляються гриф “Для службового користування” і номер примірника. Якщо гриф обмеження доступу неможливо нанести безпосередньо на магнітний носій інформації, він має бути зазначений у супровідному документі до нього.
1.8. Необхідність проставлення грифа “Для службового користування” визначається на підставі Переліку.
1.9. Голова Нацдержслужби України має право зняти гриф “Для службового користування” з відповідних документів.
1.10. На документах, з яких знято гриф “Для службового користування”, робиться відповідна відмітка та повідомляються всі особи та організації, яким надсилався цей документ.
1.11. Працівники, які працюють з документами з грифом “Для службового користування”, в обов’язковому порядку підлягають ознайомленню під розписку із цією Інструкцією.
1.12. Працівникам (виконавцям), допущеним до роботи з документами з грифом “Для службового користування”, забороняється повідомляти усно або письмово будь-кому відомості, що містяться у цих документах, якщо це не викликано службовою потребою.

II. Облік документів та інших матеріальних носіїв, які містять відомості, що становлять службову інформацію

2.1. Ведення обліку, зберігання, розмноження та використання документів з грифом “Для службового користування”, а також контроль за дотриманням вимог цієї Інструкції покладається на відділ документального забезпечення Нацдержслужби України, а документів стосовно охорони державної таємниці та документів мобілізаційного характеру з грифом “Для службового користування” – на головного спеціаліста з режимно-секретної роботи.
2.2. Кореспонденція з грифом “Для службового користування”, що надходить до Нацдержслужби України, у тому числі документи, створені за допомогою персональних комп’ютерів (далі – ПК), приймається і розкривається централізовано у відповідних структурних підрозділах зазначеними у п. 2.1 цієї Інструкції працівниками, яким доручена робота з такими документами. При цьому перевіряються номери, кількість сторінок та примірників документів, а також наявність додатків, зазначених у супровідному листі.
У разі відсутності у конвертах документів або додатків до них складається акт у двох примірниках (додаток 1), один з яких надсилається відправнику.
Документи з грифом “Для службового користування”, які надійшли помилково, повертаються відправнику або пересилаються адресатові.
2.3. Реєстрації підлягають усі вхідні, вихідні та внутрішні документи з грифом “Для службового користування”. Вони обліковуються за кількістю сторінок, а видання (книги, журнали, брошури) – за кількістю примірників.
2.4. Облік документів та інших матеріальних носіїв, які містять відомості, що становлять службову інформацію, ведеться у журналах обліку документів з грифом “Для службового користування” (додаток 2).
2.5. Сторінки журналів нумеруються, журнали прошнуровуються та опечатуються. На останній обліченій сторінці робиться запис про кількість сторінок у журналі, який підписується керівником структурного підрозділу та засвідчується печаткою.
2.6. У разі, коли обсяг документів з грифом “Для службового користування” незначний, дозволяється вести їх облік (реєстрацію) разом з іншою несекретною документацією. При цьому в журналі до реєстраційного номера документа або видання додається позначка “ДСК”.
На кожному зареєстрованому документі, а також супровідному листі до видання з грифом “Для службового користування” зазначаються найменування підприємства, установи та організації, реєстраційний номер документа та дата його надходження або проставляється відповідний штамп.
2.7. Передача документів, які містять відомості, що становлять службову інформацію, здійснюється з обов’язковою відміткою у спеціальному журналі та в облікових формах діловодства (для вхідних документів).
2.8. Облік електронних носіїв інформації з грифом “Для службового користування” ведеться в журналах обліку (додаток 3).

III. Розмноження і розсилання (відправлення) документів та інших матеріальних носіїв, які містять відомості, що становлять службову інформацію

3.1. Розмноження документів з грифом “Для службового користування” на розмножувальних апаратах здійснюється з дозволу керівництва Нацдержслужби України та під контролем начальника відділу документального забезпечення. Документи з грифом “Для службового користування”, одержані від сторонніх організацій, можуть бути розмножені тільки за їх згодою.
3.2. Під час розмноження документів з грифом “Для службового користування” з використанням засобів копіювально-розмножувальної техніки заходи технічного захисту інформації здійснюються відповідно до законодавства.
3.3. Друкування документів з грифом “Для службового користування” здійснюється виконавцями цих документів у структурних підрозділах під відповідальність їх керівників.
3.4. На звороті останньої сторінки кожного примірника документа особа, яка здійснює друкування документа, зазначає кількість надрукованих примірників, прізвище виконавця, своє прізвище і дату друкування документа.
3.5. У супровідному листі до документів з грифом “Для службового користування” окремими пунктами після слів “Додаток:” на кожному документі зазначаються його вид, кількість аркушів, реєстраційний номер, номер примірника, гриф обмеження доступу (“Для службового користування” або “Без грифу обмеження доступу”, якщо додаток без обмеження доступу).
3.6. Якщо в супровідному листі до документів з грифом “Для службового користування” відсутня інформація з обмеженим доступом, у правому верхньому куті такого документа зазначається:
“Для службового користування
(без додатка – без грифу
обмеження доступу)
Прим. N ___”.
3.7. Реєстрація надрукованих документів здійснюється в журналах реєстрації вихідних документів з грифом “Для службового користування” у відділі документального забезпечення. До реєстраційного номера документа додається позначка “ДСК”.
3.8. Розсилання (відправлення) документів та інших матеріальних носіїв, які містять відомості, що становлять службову інформацію, здійснюється відповідно до переліку осіб та підприємств, установ, організацій, до яких надсилається інформація, підготовлена керівником структурного підрозділу, погодженого з керівництвом Нацдержслужби України.
На носіях інформації має бути зазначено облікові номери примірників відповідно до переліку осіб та підприємств, установ, організацій, до яких надсилається інформація.
3.9. Документи з грифом “Для службового користування”, що розсилаються, повинні бути вкладені у конверти або упаковані таким чином, щоб виключалася можливість доступу до них та ознайомлення з їх змістом сторонніх осіб.
3.10. На упаковці або конверті зазначаються адреси і найменування одержувача та відправника, номери вкладених документів з проставленням позначки “Для службового користування”.
На конвертах (упаковках) документів з грифом “Для службового користування” забороняється зазначати прізвища і посади керівників організацій (структурних підрозділів) і виконавців документів, а також найменування структурних підрозділів.
3.11. Пересилання документів з грифом “Для службового користування” до інших організацій у межах України здійснюється рекомендованими або цінними поштовими відправленнями, а також кур’єрами організацій.
3.12. Доставка документів з грифом “Для службового користування”, “Нарочно” до інших осіб та організацій може здійснюватися працівниками структурних підрозділів з дозволу керівника з використанням службового транспорту в межах одного населеного пункту без відхилення від маршруту та з обов’язковою відміткою про документ у журналах вихідної кореспонденції “Нарочно”.

IV. Порядок використання документів та інших матеріальних носіїв, які містять відомості, що становлять службову інформацію

4.1. До роботи з документами з грифом “Для службового користування” допускаються посадові особи, які мають безпосереднє відношення до цих документів, згідно з вказівками, викладеними у резолюціях керівництва Нацдержслужби України.
4.2. Забороняється користуватися відомостями з документів з грифом “Для службового користування” для відкритих виступів або використання в засобах масової інформації, експонувати такі документи на відкритих виставках, демонструвати їх на стендах, у вітринах або в інших громадських місцях.
4.3. У разі потреби з письмового дозволу керівництва Нацдержслужби України допускається опублікування або передання для опублікування несекретних відомостей обмеженого поширення, якщо такі відомості не суперечать Переліку.
4.4. Ознайомлення з наказами Нацдержслужби України, що мають гриф “Для службового користування”, здійснюється за поданням керівника структурного підрозділу із зазначенням обґрунтування такого ознайомлення.
4.5. Представники інших організацій допускаються до ознайомлення і роботи з документами з грифом “Для службового користування” з дозволу керівництва Нацдержслужби України за наявності письмового запиту організацій, в яких вони працюють, із зазначенням характеру завдання, що виконується при наявності права на допуск до такої інформації відповідно до закону.
4.6. Зняття копій, а також здійснення виписок з документів з грифом “Для службового користування” працівниками підприємств, установ та організацій, де перебувають документи, проводиться з дозволу керівників підприємств, установ та організацій.
Копіювання для сторонніх організацій документів з грифом “Для службового користування”, одержаних від інших організацій, здійснюється за погодженням з організаціями-авторами цих документів.
4.7. Передача конфіденційної інформації, що є власністю держави, каналами зв’язку здійснюється лише з використанням засобів технічного та (або) криптографічного захисту інформації.
4.8. Фізичним особам та організаціям документи з грифом “Для службового користування” надаються в установленому законодавством порядку.

V. Порядок зберігання, знищення документів та інших матеріальних носіїв, які містять відомості, що становлять службову інформацію

5.1. Документи з грифом “Для службового користування” повинні зберігатися у службових приміщеннях у шафах (сейфах), які надійно замикаються та опечатуються. Забороняється зберігати такі документи у підсобних фондах.
5.2. Документи з грифом “Для службового користування”, видані для роботи з дозволу керівника структурного підрозділу, підлягають поверненню у той самий день.
Окремі документи з грифом “Для службового користування” з дозволу керівника структурного підрозділу можуть бути у виконавця протягом строку, необхідного для виконання завдання, за умови повного забезпечення їх схоронності та додержання правил зберігання.
5.3. Керівники структурних підрозділів та підвідомчих установ Нацдержслужби України несуть відповідальність за збереження та використання документів з грифом “Для службового користування” під час їх виконання.
5.4. Документи з грифом “Для службового користування” після їх виконання формуються у справи. Порядок формування цих справ передбачається номенклатурами справ несекретного діловодства.
У номенклатуру справ в обов’язковому порядку включаються всі довідкові та реєстраційні картотеки і журнали на документи з грифом “Для службового користування”.
5.5. Документи з грифом “Для службового користування” залежно від виробничої та інформаційної потреб дозволяється формувати у справи окремо або разом з іншими несекретними документами з одного й того самого питання.
5.6. Якщо в структурному підрозділі створюється велика кількість однакових видів документів (наказів, інструкцій, планів тощо) з грифом “Для службового користування” та без цього грифа, доцільно формувати їх в окремі справи. При цьому в графі номенклатури справ “Індекс справи” до номера справи з документами з грифом “Для службового користування” додається позначка “ДСК”.
5.7. У разі долучення документа з грифом “Для службового користування” до справи з документами, що не мають такого грифа, на справі ставиться позначка “ДСК”, а до номенклатури справ вносяться відповідні зміни.
5.8. У структурних підрозділах, у діяльності яких створюється незначна кількість документів з грифом “Для службового користування”, номенклатурою справ може бути передбачене запровадження однієї справи із заголовком “Документи з грифом “Для службового користування”. Термін зберігання такої справи не встановлюється, а у відповідній графі номенклатури справ проставляється позначка “ЕК” (експертна комісія).
5.9. Документи постійного зберігання, що містяться у справі “Документи з грифом “Для службового користування”, формуються в окрему справу, якій надається окремий заголовок і яка додатково включається до номенклатури справ. Документи тимчасового зберігання залишаються у цій справі згідно із затвердженою номенклатурою справ.
5.10. Якщо у справі “Документи з грифом “Для службового користування” містяться тільки документи тимчасового зберігання, вона може не переформовуватися. Термін зберігання такої справи встановлюється відповідно до найбільшого терміну зберігання документів, що містяться в цій справі. Позначка “ЕК” у графі номенклатури справ “Термін зберігання” закреслюється і зазначається уточнений термін зберігання.
5.11. Справи з несекретними документами, в яких накопичуються окремі документи з грифом “Для службового користування”, повинні бути віднесені до категорії обмеженого розповсюдження і використання. На обкладинках і титульних сторінках цих справ також проставляється гриф “Для службового користування”, а в номенклатуру справ вносяться відповідні уточнення.
5.12. Справи з документами з грифом “Для службового користування” повинні мати внутрішні описи.
5.13. Забороняється виносити документи з грифом “Для службового користування” за межі службових приміщень.
У разі потреби керівник структурного підрозділу за погодженням з керівництвом Нацдержслужби України може дозволити виконавцям винести за межі службового приміщення документи з грифом “Для службового користування” для їх погодження, підписання тощо в організаціях, що розташовані в межах одного населеного пункту.
5.14. Особам, які відряджені до інших населених пунктів, забороняється мати при собі матеріали з грифом “Для службового користування”. Ці матеріали повинні бути заздалегідь надіслані на адресу організації за місцем відрядження працівника відповідно до порядку, встановленого пунктами 3.9 – 3.11 цієї Інструкції.
5.15. В окремих випадках з дозволу керівництва Нацдержслужби України дозволяється перевезення документів з грифом “Для службового користування” до іншого населеного пункту за умови, що такі документи перевозяться групою у складі не менше двох працівників (або одного озброєного працівника), що мають виконувати роботу з ними в іншому населеному пункті.
5.16. У разі зміни працівників, відповідальних за облік і зберігання документів (справ) з грифом “Для службового користування”, складається за довільною формою акт прийому-передачі цих документів (справ), що затверджується керівництвом Нацдержслужби України.
5.17. Перевірка наявності документів з грифом “Для службового користування” та дотримання вимог роботи з ними структурними підрозділами здійснюється щороку комісією, склад якої затверджується наказом. До складу цієї комісії обов’язково включаються особи, яким доручено облік і зберігання цих документів, працівники структурних підрозділів, а також працівники з режимно-секретної та мобілізаційної роботи.
5.18. Результати перевірки наявності документів з грифом “Для службового користування” та дотримання порядку роботи з ними оформляються актом (додаток 4).
5.19. Інформація про факти втрати документів з грифом “Для службового користування” або розголошення відомостей, що містяться в них, терміново доводиться до відома керівництва Нацдержслужби України, а також письмово повідомляються органи СБУ із зазначенням обставин втрати документів чи розголошення відомостей та вжитих заходів.
5.20. Для розслідування факту втрати документів з грифом “Для службового користування” або встановлення факту розголошення відомостей, що містяться в них, наказом затверджується склад комісії, висновок якої подається керівництву Нацдержслужби України.
5.21. Відповідні записи про втрачені документи вносяться до облікових форм (журналів) з грифом “Для службового користування” на підставі акта комісії, затвердженого керівництвом Нацдержслужби України.
5.22. За порушення, що призвели до розголошення інформації з грифом “Для службового користування”, втрати або незаконного знищення документів з грифом “Для службового користування”, а також інших вимог цієї Інструкції винні особи несуть відповідальність згідно із законодавством.
5.23. Відібрані для знищення справи з грифом “Для службового користування”, що не мають наукової, історико-культурної цінності та втратили практичне значення, можуть оформлятися окремим актом або включатися у загальний акт (додаток 5) разом з іншими несекретними справами, відібраними до знищення. При цьому у графі “Заголовки справ” після номерів цих справ проставляється відмітка “ДСК”.
5.24. Відібрані для знищення документи, справи і видання з грифом “Для службового користування” перед здачею на перероблення як макулатуру повинні в обов’язковому порядку подрібнюватися до стану, що виключає можливість їх прочитання.
5.25. Після знищення матеріалів з грифом “Для службового користування” в облікових документах (картках, журналах, номенклатурах справ, описах справ тимчасового зберігання) робиться відмітка “Знищено. Акт від (дата) N ___”.
5.26. Телефонні та адресні довідники, а також копії документів і друкарський брак знищуються без акта, але з відміткою в облікових формах, що засвідчується підписами виконавця і працівника, відповідального за їх облік і зберігання.

Найменування організації

АКТ
про відсутність вкладень у конверті (пакеті)

від ____________ N _______

ЖУРНАЛ
обліку документів та видань з грифом “Для службового користування”

Примітка. Дозволяється окреме видання журналів на вхідні та вихідні документи і видання з грифом “Для службового користування”.

ЖУРНАЛ
обліку магнітних носіїв інформації з грифом “Для службового користування”

АКТ
перевірки наявності та стану документів і справ

від ____________ N ____

АКТ
про знищення документів і справ, що не підлягають зберіганню

від ____________ N ___

____________