У штатному розписі підприємства немає відповідної посади (професії). Чи можливо в такому разі на працівника покласти трудові функції за посадою, якої немає у штатному розписі.
Рішення
Питання щодо можливості прийняття працівника на роботу або покладання обов’язків за посадою, яка не передбачена штатним розписом, є дискусійним, проте аналіз нормативної бази та правозастосовної практики дозволяє виділити кілька варіантів вирішення такої ситуації.
Щодо штатного розпису
Аналіз чинної нормативно-правової бази свідчить про те, що на законодавчому рівні (в законах чи кодексах) пряме юридичне визначення поняття «штатний розпис» відсутнє. Кодекс законів про працю України не містить згадки про цей документ, оперуючи натомість терміном «штат працівників».
До серпня 2025 року основною нормою, що згадувала цей документ, була стаття 64 Господарського кодексу України, яка надавала підприємствам право самостійно визначати свою структуру та встановлювати штатний розпис, проте і вона не містила його дефініції.
У зв’язку з відсутністю законодавчого визначення, органи державної влади та правозастосовна практика використовують термінологічне тлумачення, запозичене з юридичних словників і закріплене в роз’яснювальних листах профільних міністерств.
Штатний розпис — це внутрішній документ підприємства, що встановлює його структуру, штати та посадові оклади працівників. Він містить перелік назв посад, професій, чисельність персоналу та розміри окладів для кожної з них.
Таким чином, попри відсутність прямого визначення в законі, штатний розпис кваліфікується як обов’язковий локальний нормативний акт, що фіксує кількісний та якісний склад персоналу.
Хоча Господарський кодекс України втратив чинність у серпні 2025 року, це не скасовує штатний розпис як базовий інструмент організації праці, оскільки вимоги щодо його наявності випливають із загальних норм трудового права та потреб фінансової звітності.
Щодо штатних і позаштатних працівників.
Наведемо тлумачення термінів «штатні» та «позаштатні» працівники.
Штатні працівники — це особи, прийняті на роботу за посадою або професією, що передбачена штатним розписом підприємства. Прийняття таких працівників відбувається згідно з вакантною штатною одиницею та посадовим окладом, визначеним штатним розписом.
Позаштатні працівники — це категорія осіб, які працюють на підприємстві на основі трудового договору, але їхні посади (професії) не внесені до штатного розпису.
На позаштатних працівників законодавство про працю поширюється в повному обсязі.
Також читайте: «Тимчасове заміщення директора: оформлення, оплата та згода працівника»
Щодо визначення трудових функцій за посадою (професією)
Перелік конкретних трудових обов’язків працівника не фіксують безпосередньо у штатному розписі.
Натомість штатний розпис лише містить назву посади, яка має відповідати Національному класифікатору України ДК 003:2010 «Класифікатор професій» (далі — КП).
Конкретні завдання, обов’язки, права та відповідальність працівника визначаються в посадовій (робочій) інструкції та трудовому договорі.
|
ПОСАДОВІ (РОБОЧІ) ІНСТРУКЦІЇ |
ТРУДОВИЙ ДОГОВІР |
|
Розробляються роботодавцем на основі типових кваліфікаційних характеристик, що містяться у Довіднику кваліфікаційних характеристик професій працівників або професійних стандартах |
Саме в трудовому договорі визначають роботу (трудову функцію), яку зобов’язується виконувати працівник. |
Щодо покладання додаткових обов’язків за іншою посадою
Роботодавець не має права вимагати від працівника виконання роботи, не обумовленої трудовим договором. Проте існують законні механізми розширення кола обов’язків.
|
МЕХАНІЗМ 1 |
МЕХАНІЗМ 2 |
|
Суміщення професій (посад) — виконання працівником на тому ж підприємстві поряд із своєю основною роботою додаткової роботи за іншою професією або посадою без звільнення від основної роботи. Таке суміщення можливе лише за згодою працівника і, як правило, передбачає встановлення доплати, розмір якої визначається у колективному договорі |
Розширення зони обслуговування або збільшення обсягу робіт — виконання поряд зі своєю основною роботою додаткового обсягу робіт за тією ж самою професією чи посадою |
|
МЕХАНІЗМ 3 |
|
Перерозподіл обов’язків — завдання та обов’язки, включені до типової кваліфікаційної характеристики, можуть бути розподілені між окремими виконавцями або коло завдань одного працівника може бути розширене роботами, рівними за складністю, які не потребують іншої спеціальності чи кваліфікації |
Під час виконання працівником робіт, що належать до різних посад (професій), трудовий договір укладається за згодою сторін за посадою, яку визнано основною. Основною вважається посада з найбільшим обсягом виконуваних робіт порівняно з іншими посадами.
Будь-які зміни істотних умов праці потребують повідомлення працівника не пізніше ніж за 2 місяці (в умовах воєнного стану — не пізніше ніж до запровадження таких умов).
Письмові і телефонні КОНСУЛЬТАЦІЇ та інші кадрові послуги експертів журналу «КАДРОВИК.UA»
Щодо практичного застосування статусу «позаштатних працівників»
На практиці статус «позаштатного» зазвичай використовують для тимчасового врегулювання спірних ситуацій.
ПРИКЛАД 1
Працівника поновлюють на роботі за рішенням суду. Суд поновив незаконно звільненого працівника на посаді, яку вже обіймає інша особа, яку заборонено звільняти (наприклад, одинока матір). Так як процедура внесення змін до штатного розпису потребує певного часу, то, з метою негайного виконання рішення суду в частині поновлення працівника на роботі, роботодавець може тимчасово вивести поточного працівника «за штат», щоб звільнити місце для поновленої особи. А згодом внести зміни до штатного розпису та ввести відповідну посаду.
ПРИКЛАД 2
Закінчується строковий трудовий договір з працівницею, яка має дитину віком до 3 років. Якщо термін договору з жінкою, яка має дитину віком до 3 років, закінчився, роботодавець зобов’язаний її працевлаштувати і не може звільнити до цього моменту. Отже, в такому разі її можна вивести «за штат» до моменту фактичного працевлаштування на іншу роботу.
Може бути цікаво: «Штатний розпис без порушень: відповідність Класифікатору професій і гарантії мінімальної зарплати»
Щодо вирішення ситуації
З огляду на зазначене можна зробити декілька висновків.
ВИСНОВОК 1
Згідно із загальноприйнятою практикою передумовою для укладення трудового договору є наявність вакантної штатної одиниці у штатному розписі за відповідною посадою.
Роботодавець приймає працівника на посаду, яку вже включено до штатного розпису, для виконання функцій за конкретною кваліфікацією.
Прийняття на роботу має відбуватися у суворій відповідності до цього документа, зокрема щодо назви посади та розміру окладу.
ВИСНОВОК 2
Найбільш юридично безпечним способом для роботодавця у разі потреби найняти фахівця на нову роль є внесення змін до чинного штатного розпису.
Це здійснюють шляхом видання відповідного наказу, в якому обґрунтовується потребу введення нової штатної одиниці.
Після затвердження нової редакції розпису або змін до нього працівника можна приймати за загальною процедурою на вакантну посаду.
ВИСНОВОК 3
Залучення позаштатних працівників доцільно використовувати лише як крайній захід для тимчасового вирішення проблемних ситуацій.
У поданій ситуації, якщо така додаткова робота носить постійний характер, найбільш правильним варіантом буде внести зміни до штатного розпису та передбачити належну посаду.
Доручити виконання обов’язків за цією посадою можна штатному працівнику на умовах суміщення або сумісництва з відповідною оплатою праці.
У разі ж якщо виконання роботи за посадою, якої немає у штатному розписі, носить тимчасовий характер і не потребує від працівника, якому планується доручити її виконання, додаткової кваліфікації, можна розглянути варіант розширення кола обов’язків штатного працівника, якому планується доручити виконання такої роботи.
Така процедура має відбуватися шляхом внесення змін до посадової інструкції за посадою, яку обіймає штатний працівник.
Зміни кола обов’язків вважають істотними змінами умов праці. Про зміну умов праці працівник має бути попереджений не пізніше ніж до дня їх запровадження (під час дії воєнного стану). У разі незгоди працювати у змінених умовах працівник має право бути звільненим за пунктом 6 частини першої статті 36 КЗпП.
Джерело: КАДРОВИК.UA
