Розпорядчі документи з персоналу: особливості організації тексту, реєстрування та зберігання


Документація з персоналу — значний масив документів, що утворюється в діяльності кожного підприємства, організації, установи (далі — підприємство) будь-якої форми власності. Згідно з пунктом 2.3 Примірної інструкції з діловодства у міністерствах, інших центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади» від 17 жовтня 1997 року № 1153 (далі — Інструкція № 1153) управлінська діяльність установ здійснюється виданням розпорядчих документів.
До наказів з персоналу, а вони належать до розпорядчих документів підприємств, висуваються підвищені вимоги, обґрунтовані важливістю документованої інформації, завдяки якій реалізуються громадянські права на освіту, працю, пенсійне забезпечення тощо. Підпорядковуючись загальним вимогам діловодства, ця сукупність документів має свою специфіку, зумовлену передусім такими чинниками:
— складом учасників ділового процесу (переважно юридичні особи —підприємства, представлені їх керівниками та іншими посадовими особами залежно від повноважень, з одного боку, та фізичні особи, тобто працівники, — з другого);
— суворо регламентованим на законодавчому та нормативно-методичному рівнях характером і змістом відносин;
— предметом відносин (зазвичай це сфера трудової діяльності);
— однотипним, часто повторюваним характером більшості ситуацій, які виникають у діяльності суб’єктів правовідносин.
Наказами (розпорядженнями) з персоналу регламентують прийняття громадян на роботу, переміщення працівників на інші посади, звільнення, заохочення, накладення стягнень тощо. Ця група наказів є підставою для первинного обліку персоналу, нарахування працівникові заробітної плати, внесення запису до трудової книжки про трудову діяльність.
Накази з персоналу оформляють, використовуючи уніфіковані форми, або ж друкують на загальних, спеціальних бланках або чистих аркушах паперу. Перевагу віддають поздовжньому розташуванню реквізитів.
Наказом Міністерства статистики України від 9 жовтня 1995 року № 253 затверджено типові форми наказів: П-1 «Наказ (розпорядження) про прийняття на роботу» (далі — типова форма № П-1), П-5 «Наказ (розпорядження) про переведення на іншу роботу» (далі — типова форма № П-5); П-6 «Наказ (розпорядження) про надання відпустки» (далі — типова форма № П-6); П-7 «Список № __ про надання відпустки» (далі — типова форма № П-7); П-8 «Наказ (розпорядження) про припинення трудового договору (контракту)» (далі — типова форма № П-8).
Уніфікація цієї групи наказів полегшує їх використання впродовж досить тривалого терміну зберігання: накази про прийняття, переведення, заохочення, звільнення, сумісництво працівників згідно зі статтею 16 Переліку типових документів, що утворюються в діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших підприємств, установ та організацій, із зазначенням термінів зберігання документів, затвердженого наказом Головного архівного управління при Кабінеті Міністрів України від 20 липня 1998 року № 41 (далі — Перелік № 41), зберігають 75 років, про надання відпусток — п’ять років, про стягнення, відрядження працівників* — три роки.
Щороку 1 січня створюються нові реєстраційні форми (журнали, картотеки, електронні бази даних).
Окремими реєстраційними групами наказів з персоналу є накази про:
— прийняття (призначення), переведення, звільнення, сумісництво працівників установи, заохочення (останні можуть групуватися окремо);
— надання відпусток;
— накладення стягнень, відрядження, з адміністративно-господарських питань (про призначення чергових, наприклад). Якщо ці види наказів становлять значну кількість або створюються кількома структурними підрозділами, їх групують окремо.
Реєстраційні форми обліку прийняття, переміщення, звільнення працівників (серед них і тимчасових працівників), як і самі документи, зберігаються 75 років.
Записи в реєстраційних формах мають відповідати кількості наявних наказів.
Накази з персоналу залежно від кількості порушуваних питань можуть бути простими (одноаспектними) та складними (багатоаспектними, тобто зведеними). Прості накази містять інформацію про одного працівника, складні — про кількох. Документувати управлінську дію складним наказом можна лише в тому разі, коли до цього номіналу документа включено інформацію з однаковим терміном зберігання. Неприпустимо включати до спільного наказу пункти про прийняття на роботу одного працівника і про надання відпустки або відрядження, що стосуються іншого працівника, оскільки ці документи містять інформацію, для якої передбачено неоднакові терміни зберігання: 75, 5, 3 роки відповідно.
Зазвичай, оформляючи складні (зведені) накази, дотримуються певної послідовності: спершу йдеться про прийняття (призначення) на роботу, далі — про переведення (переміщення) на інші посади, лише потім — звільнення (див. додаток). У кожній групі розпоряджень прізвища працівників, яких стосується ця дія, розміщують в алфавітному порядку. Оформлювання зведеного наказу супроводжується нумерацією пунктів та підпунктів.
Перевага надається простим наказам, як і під час оформлювання інших організаційно-розпорядчих документів. Адже на кожного штатного працівника має бути заведена особова справа з терміном зберігання 75 років. До складу особової справи згідно з пунктом 3.2.12 Правил роботи архівних підрозділів органів державної влади, місцевого самоврядування, підприємств, установ і організацій, затверджених наказом Державного комітету архівів України від 16 березня 2001 року № 16 (далі — Правила № 16), має бути долучено копію або витяг з наказів про прийняття на роботу (призначення на посаду), переведення, звільнення працівника тощо. Тож зі складного наказу доведеться робити таку кількість витягів (копій), що відповідає кількості задіяних.

Склад реквізитів

Склад реквізитів, в основному, зумовлений номіналом документа. Утім, порівняно з наказами із загальної діяльності, накази з персоналу мають деякі особливості. Датою наказу (реквізит 11 Інструкції № 1153) є дата його підписання. Одначе окремі параграфи можуть мати свої терміни набуття чинності. Наприклад, призначення працівника на посаду може бути виконане з першого вересня, тоді як наказ підписано 28 серпня. Якщо терміни з якоїсь причини не зазначено, їх обчислюють із часу підписання наказу.

Застереження
Незареєстрований документ нечинний.

Для реєстрування окремих груп наказів з персоналу можна використовувати такі умовні буквені позначення (реквізит 12 Інструкції № 1153):
К (кадри), ВК (відділ кадрів), П (персонал) — про прийняття (призначення), переведення, звільнення, сумісництво працівників установи, матеріальну допомогу;
З — заохочення (якщо групуються окремо), як-от: № 29-З;
Відп. — надання відпусток;
В — відрядження;
С — стягнення тощо.
Наприклад: № 55-ВК, № 55/К.
За рішенням підприємства до складу реєстраційного індексу документа, окрім порядкового номера, в межах груп включають умовні буквені позначення, оформляючи їх через правобіжну похилу риску або дефіс.
Особливості індексації документів визначаються інструкцією з діловодства підприємства залежно від специфіки формування і реєстрації наказів з особового складу.
Важливо правильно формулювати заголовок до тексту документа (реквізит 19 Інструкції № 1153), який може набувати таких форм:

«Про прийняття Матієнко Л. В. бухгалтером відділу обліку та звітності»;

«Про переведення Синельника О. Л. механіком 5-го розряду цеху № 4».
Як бачимо, доцільно зазначати прізвища та ініціал(и) —, яких стосується означена управлінська дія та її стислий зміст. У заголовку складного наказу пишуть узагальнено: «З персоналу». Складні накази можуть і не мати заголовків. Утім, слід пам’ятати, що змістовний заголовок до тексту зумовлений потребою формувати інформаційно-пошукові системи, зокрема й реєстраційні форми, за якими здійснюється пошук потрібної інформації. Зрозуміло, що зміст складного документа в інформаційно-пошукових системах сформулювати доволі складно, оскільки слід охопити багато питань в одному документі.
Особлива увага приділяється візуванню, оформлюваному реквізитом 25 Інструкції № 1153, — візи.
Проект наказу про кадрові переміщення (прийняття, переведення, звільнення) працівника візують відповідні служби підприємства, тим самим підтверджуючи вакантну посаду, оклад згідно зі штатним розписом, тощо.
Якщо на підприємстві є юрист, накази, які документують важливі управлінські рішення, передусім звільнення працівників, адміністративні стягнення тощо, накази слід погоджувати з ним. Якщо його нема, накази про звільнення візують голови профспілкових організацій та ради трудового колективу, фіксуючи, що не відбувається порушень прав працівника при його звільненні.
Підписаний керівником підприємства наказ доводять до відома згаданих у ньому осіб під розписку в оригіналі документа. Цю функцію покладають на начальника відділу (бюро) кадрів, інспектора відділу кадрів або ж працівника, який виконує його обов’язки.

Тексти наказів з персоналу

Як уже зазначалося, до організації тексту наказів з особового складу ставляться підвищені вимоги, оскільки правильне й чітке його формулювання гарантує трудові права працівників. Передусім застосовувані в тексті формулювання мають відповідати Кзпп України та іншим нормативним актам. У наказах не повинно бути помилок та виправлень.
У текстах наказів з персоналу констатуючої частини може не бути. Розпорядча частина розпочинається ключовими словами «ПРИЗНАЧИТИ:», «ПРИЙНЯТИ:», «ПЕРЕВЕСТИ:», «ЗАРАХУВАТИ:», «НАДАТИ:», «ОГОЛОСИТИ ПОДЯКУ:», «ЗВІЛЬНИТИ:», «ОГОЛОСИТИ ДОГАНУ:», які, згідно з Державною уніфікованою системою документації «Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлювання документів. ДСТУ 4163-2003», затвердженою наказом Держспоживстандарту України від 7 квітня 2003 року № 55, оформляють великими літерами від межі лівого берега. Після них ставлять двокрапку.

Застереження
У наказах цього різновиду не може бути ключового слова «НАКАЗУЮ».

Пункти розпорядчої частини мають таку орієнтовну структуру:
— прізвище (друкують у наступному рядку з абзацу, рекомендовано великими літерами), ім’я та по батькові (з початкових великих літер повністю, а не ініціали) —, яких стосується фіксована управлінська дія;
— посада працівника (якщо це не наказ про прийняття на роботу) із зазначенням структурного підрозділу;
— зміст дії;
— дата дії стосовно особи, про яку йдеться, тощо.
У наказах з персоналу наприкінці тексту чи пункту має зазначатися підстава його складання. Зазвичай підставами можуть бути: заява працівника з візами або без них (якщо їх нема в заяві, візи проставляють у наказі), контракт з працівником тощо. Підставу наказів з особового складу оформляють за зразком реквізиту «Відмітка про наявність додатків» (реквізит 22 Інструкції № 1153).

Наказ про прийняття на роботу
Прийняття працівника на роботу оформляється виданням наказу або розпорядження, в якому зазначають:
— ключове слово: ПРИЙНЯТИ: (для рядових працівників), ПРИЗНАЧИТИ: (на керівну виборчу посаду), ЗАРАХУВАТИ: (на навчання);
— прізвище, ім’я, по батькові працівника у родовому відмінку (СКРИПЧЕНКО Любов Петрівну, КРИВОБОКА Володимира Івановича);
— посаду (спеціальність, кваліфікацію, категорію, розряд), до складу якої входить назва структурного підрозділу (на посаду секретаря корпоративного відділу… електромонтажником-налагоджувальником 3-го розряду механоскладального цеху № 12);
— дату початку роботи (оформляється з прийменником «з», наприклад: з 03.09.2005);
— вид роботи (постійна, за сумісництвом);
— умови оплати праці обумовлюють, зазначаючи тарифну ставку чи оклад на час видання наказу (з посадовим окладом 1250 (одна тисяча двісті п’ятдесят) грн. на місяць), посиланням на штатний розпис або контракт (з посадовим окладом згідно зі штатним розписом, з оплатою відповідно до укладеного контракту).
У наказі або розпорядженні про прийняття працівника на роботу можуть зазначатися додаткові умови, а саме:
— строк випробування з метою перевірки відповідності працівника дорученій роботі;
— строк укладення трудового договору (на опалювальний сезон… на період відпустки для догляду за дитиною… тощо);
— тривалість робочого часу, якщо трудовий договір укладено на неповний робочий день або тиждень;
— відсоток ставки посадового окладу (0,5 ставки посадового окладу);
— матеріальна відповідальність (з повною (колективною) матеріальною відповідальністю);
— оплата витрат у зв’язку з переїздом працівника на роботу в іншу місцевість;
— звільнення працівника від направлення у відрядження при роз’їзному характері роботи тощо.
Підставою для видання наказу (розпорядження) є:

Підстава: заява Скрипченко Л. П. від 12.05.2008 з візами.
Підстава: заява Кривобок В. І. від 04.01.2008.
Підстава: контракт від 02.01.2008 № 23 на 3 арк. в 1 прим.

Накази про переведення і переміщення
Переведення на іншу роботу на тому самому підприємстві, а також переведення в іншу місцевість, хоча б разом з підприємством в разі виробничої потреби, простою, заміни відсутнього працівника урегульовується статтями 32–35 КЗпП.
Якщо ініціатором переведення працівника на іншу роботу є власник або уповноважений ним орган, у наказі (розпорядженні) обов’язково зазначається мотивація переведення, а працівник, ознайомившись із наказом (розпорядженням), повинен, окрім підпису, зазначити: «З переведенням згоден».
Hе вважається пеpеведенням на іншу pоботу і не потpебує згоди пpацівника пеpеміщення його на тому самому підпpиємстві на інше pобоче місце, в інший стpуктуpний підpозділ у тій самій місцевості, доpучення pоботи на іншому механізмі або агpегаті у межах спеціальності, кваліфікації чи посади, обумовленої тpудовим договоpом. Bласник або уповноважений ним оpган не має пpава пеpеміщати пpацівника на pоботу, пpотипоказану йому за станом здоpов’я.
Накази про переведення працівників на іншу роботу на тому самому підприємстві готуються і оформляються на підставі розпорядження власника або заяви працівника. У розпорядчій частині наказу (розпорядження), крім прізвища, імені та по батькові працівника, його попередньої посади, кваліфікації, повинні бути зазначені:
— посада (спеціальність, кваліфікація), структурний підрозділ (місце роботи), до якого він переводиться;
— дата і строк переведення (постійно чи тимчасово). У разі тимчасового переведення вказують його тривалість;
— причини переведення (на іншу посаду, роботу, у зв’язку з виробничою потребою; простоєм; за станом здоров’я, вагітністю або неможливістю виконувати попередню роботу жінкою, яка має дитину віком до трьох років; для заміни відсутнього працівника);
— умови оплати праці, пільги й компенсації, передбачені чинним законодавством;
— підстави видання наказу (розпорядження).
Якщо колишній істотні умови праці не може бути збережено і працівник не згоден на продовження роботи в нових умовах, трудовий договір припиняється за пунктом 6 статті 36 КЗпП.
На підприємствах з великим обсягом документообігу, оформляючи переведення працівника з одного структурного підрозділу в інший, працівник відділу кадрів заповнює уніфіковану форму наказу про переведення на іншу роботу (типова форма № П-5). Один примірник форми залишається у відділі кадрів, другий — передається у бухгалтерію, третій — долучають до особової справи працівника.

 

Наказ (розпорядження) про припинення трудового договору (контракту)
У розпорядчій частині наказу (розпорядження) про звільнення, окрім ключового слова «ЗВІЛЬНИТИ:», прізвища, імені та по батькові працівника, слід зазначати:
— посаду (спеціальність, кваліфікацію), структурний підрозділ (місце роботи),
— дату й причину (підставу) припинення трудового договору (звільнення з роботи (дату оформляють без прийменника «з», оскільки днем звільнення вважається останній день роботи, наприклад: 27 вересня 2005 року);
— пільги та компенсації, передбачені чинним законодавством;
— підстави та мотиви звільнення. Мотиви звільнення мають бути викладені стисло і чітко, підстави — відповідно до статті КЗпП.
Згідно із ст. 36 КЗпП підставами для пpипинення тpудового договоpу можуть бути:
— угода сторін (п. 1, ст. 36);
— закінчення стpоку (п. 2, 3 ст. 23), кpім випадків, коли тpудові відносини фактично тpивають і жодна зі стоpін не поставила вимогу пpо їх пpипинення;
— призов або вступ працівника на військову службу, направлення на альтернативну (невійськову) службу (п. 3);
— pозіpвання тpудового договоpу з ініціативи пpацівника (ст. 38, 39), з ініціативи власника або уповноваженого ним оpгану (ст. 40, 41) або на вимогу виборного оpгану первинної профспілкової організації (ст. 45) (п. 4);
— пеpеведення пpацівника, за його згодою, на інше підпpиємство або пеpехід на вибоpну посаду (п. 5);
— відмова пpацівника від пеpеведення на pоботу в іншу місцевість pазом з підпpиємством, а також відмова від пpодовження pоботи у зв’язку зі зміною істотних умов пpаці (п. 6);
— набрання законної сили виpоком суду, яким пpацівника засуджено (кpім випадків умовного засудження і відстpочки виконання виpоку) до позбавлення волі, випpавних pобіт не за місцем pоботи або до іншого покаpання, яке унеможливлює пpодовження цієї pоботи (п. 7);
— підстави, пеpедбачені контpактом (п. 8).

Застереження
Зміна підпорядкованості підпpиємства не пpипиняє дії тpудового договоpу. Пpи pеоpганізації підпpиємства пpипинення тpудового договоpу за ініціативою власника або уповноваженого ним оpгану можливе лише у випадку скоpочення чисельності або штату пpацівників (п. 1 ст. 40).

Наказ про заохочення
Наказ про заохочення будується за тією самою схемою, що й інші накази з особового складу. Цей вид номіналу документа може мати такі ключові слова: «НАГОРОДИТИ:», «ОГОЛОСИТИ ПОДЯКУ:» тощо. До працівників можуть застосовуватися будь-які заохочення, передбачені правилами внутрішнього трудового розпорядку трудового колективу (ст. 143 КЗпП), зокрема:
— оголошення подяки;
— преміювання;
— нагородження цінним подарунком;
— нагородження почесною грамотою;
— присвоєння звання найкращого працівника за фахом;
— нагородження нагрудним значком тощо.
Мотивація може набувати таких форм: «За тривалу і сумлінну працю та у зв’язку з 50-річчям від дня народження», «За успішне виконання/перевиконання планового завдання» тощо. Підставою для видання наказу може бути доповідна записка або подання керівника структурного підрозділу. Цей наказ урочисто оприлюднюється, а у трудовій книжці працівника робиться відповідний запис про заохочення згідно з правилами їх ведення (ст. 144 КЗпП).

Застереження
Протягом строку дії дисциплінарного стягнення заходи заохочення до працівника не застосовують.
Наказ про стягнення за порушення трудової дисципліни видають на підставі пояснювальної записки порушника трудової дисципліни та доповідної записки керівника структурного підрозділу. Відмова працівника дати письмове пояснення не є перешкодою для застосування дисциплінарного стягнення й оформляється службовим актом із зазначенням присутніх при цьому свідків.
Стягнення за порушення трудової дисципліни, передбачені законодавством про працю: догана, звільнення.
Законодавством, статутами і положеннями про дисципліну можуть бути передбачені для окремих категорій працівників і інші дисциплінарні стягнення (ст. 147 КЗпП).

Застереження
За кожне порушення трудової дисципліни накладається лише одне дисциплінарне стягнення.

Про накладення дисциплінарного стягнення оголошується в наказі й повідомляється працівникові під розписку (ст. 149 КЗпП). Оскарження не припиняє виконання наказу про накладення дисциплінарного стягнення.
Якщо протягом року з дня накладення дисциплінарного стягнення працівника не буде піддано новому дисциплінарному стягненню, він вважається таким, що не мав дисциплінарного стягнення.
Якщо працівник не допустив нового порушення трудової дисципліни й сумлінно виконував свої обов’язки, стягнення може бути зняте до закінчення року. Дострокове зняття дисциплінарного стягнення провадиться керівником, який наклав його. Для зняття дисциплінарного стягнення, накладеного вищим керівником, безпосередній керівник порушує перед ним відповідне клопотання.
Зняття дисциплінарного стягнення провадиться наказом, про що працівникові повідомляється.
Ключовим словами таких наказів можуть бути: «ОГОЛОСИТИ ДОГАНУ:», «ОГОЛОСИТИ СУВОРУ ДОГАНУ:», «ЗНЯТИ ДОГАНУ:».
Складовими тексту є:
— прізвище, ім’я по батькові;
— посада (спеціальність, кваліфікація), структурний підрозділ (місце роботи),
— вид стягнення (догана, звільнення);
— мотивація та підстава накладення дисциплінарного стягнення.

Наказ про відпустку
Право на щорічну відпустку громадян, що перебувають у трудових відносинах з підприємством незалежно від виду діяльності і галузевої належності, реалізують оформленням наказу про надання відпустки.
Умови, тривалість надання відпусток, а також державні гарантії права на відпустку встановлено статтею 45 Конституції України, Законом України «Про відпустки» від 15 листопада 1996 року № 504/96-ВР (далі — Закон № 504), а також КЗпП.
Порядок надання інших видів відпусток регулюється законами України «Про статус суддів» від 15 грудня 1992 року № 2862-XII, «Про статус і соціальний захист громадян, які постраждали внаслідок Чорнобильської катастрофи» від 28 лютого 1991 року № 796-XII, «Про державну підтримку засобів масової інформації та соціальний статус журналістів» від 23 вересня 1997 року № 540/97-ВР, «Про пожежну безпеку» від 17 грудня 1993 року № 3745-XII тощо.
У наказах про надання відпустки слід зазначити:
— прізвище, ім’я, по батькові працівника;
— посаду (місце роботи) працівника;
— вид відпустки (основна, додаткова);

Інформація
Статтею 4 Закону № 504 встановлено такі види відпусток*:
— щорічні відпустки:
— основна (ст. 6);
— додаткова (ст. 7, 8);
— додаткова відпустка у зв’язку з навчанням (ст. 13–15);
— творча відпустка (ст. 16);
— соціальна відпустка (ст. 1–19);
— відпустка без збереження заробітної плати (ст. 25,26).

— дату початку відпустки і повернення з неї (з …. по …. терміном на …. календарних днів);
— за який період роботи надано відпустку;
— мотивацію (у разі потреби).
Після підписання наказу про надання відпустки в особову картку працівника й журнал обліку відпусток заносять відповідні записи. Можливе оформлювання відпусток значної кількості працівників списком про надання відпустки (типова форма № П-7).

Заповнювання уніфікованих форм наказів з персоналу

Наказ (розпорядження) про прийняття на роботу(типова форма № П-1)застосовується для обліку прийнятих на роботу і заповнюється у відділі кадрів на всіх працівників. Завізований начальником відділу кадрів або особою, відповідальною за прийняття на роботу, проект наказу (розпорядження), якщо потрібно, є направленням на переговори і перепусткою в цех (відділ) для ознайомлення з умовами праці.
Керівник структурного підрозділу — начальник (майстер) цеху (відділу) робить висновок про можливість зарахування: на зворотній стороні проекту наказу (розпорядження) вказується, ким може бути прийнятий на роботу той, хто наймається, за яким розрядом чи з яким окладом, і тривалість строку випробування. Згода працівника з умовами праці, результати переговорів, у разі потреби — медичного огляду, відмітки про проходження інструктажу з техніки безпеки, протипожежного мінімуму та інші відмітки проставляються на зворотній стороні форми. Проект наказу (розпорядження) про прийняття на роботу працівника, якому встановлюють оклад, візується у відповідній службі підприємства для підтвердження вакантної посади й окладу, що встановлюються за штатним розписом.
З підписаним керівником підприємства наказом (розпорядженням) працівник ознайомлюється під розписку.
На підставі підписаного наказу (розпорядження) про прийняття на роботу відділ кадрів заповнює документ первинного обліку (типова форма № П-2 «Особова картка»), робить відповідні записи в трудовій книжці; бухгалтерія відкриває особовий рахунок чи аналогічний йому документ.
Наказ (розпорядження) про переведення на іншу роботу(типова форма № П-5)застосовується при оформленні переведення працівника з одного цеху (відділу, дільниці) в інший. Заповнюється працівником відділу кадрів у двох примірниках. Один примірник _____________
Примітка. Згідно зі статтями 4, 21 Закону № 504 законодавством, колективним договором, угодою і трудовим договором (контрактом) можуть встановлюватися інші види відпусток.
зберігається у відділі кадрів, другий — передається до бухгалтерії. Наказ (розпорядження) візує начальник цеху (відділу, дільниці) попереднього і нового місця роботи та підписує керівник підприємства.
На підставі наказу (розпорядження) про переведення на іншу роботу відділ кадрів робить відмітки в особовій картці, трудовій книжці та інших документах. На зворотній стороні форми робляться відмітки про нездані майново-матеріальні та інші цінності, що числяться за працівником на попередньому місці роботи.
Наказ (розпорядження) про надання відпустки(типова форма № П-6) застосовується для оформлення щорічної та інших видів відпустки, що надаються працівникам відповідно до чинних законодавчих актів і положень, колективних договорів, контрактів та графіків відпусток. Заповнюється у двох примірниках. Один залишається у відділі кадрів, другий — передається до бухгалтерії. Підписується начальником (майстром) цеху (відділу, дільниці) та керівником підприємства.
На підставі наказу (розпорядження) про надання відпустки відділ кадрів робить відмітки в особовій картці працівника, а бухгалтерія робить розрахунок заробітної плати, що належить за відпустку. При наданні відпустки без оплати поруч із зазначенням кількості днів відпустки зазначається: «Без оплати».
Список про надання відпустки(типова форма № П-7)доцільно використовувати для оформлення відпусток для групи працівників.
Відмітки про здавання інструменту, спецодягу та іншого господарського інвентарю на період відпустки працівника в записці (списку) про надання відпустки не роблять.
Відділ кадрів на основі записки чи списку про надання відпустки відмічає в особовій картці працівника дані про відпустку, а розрахунковий відділ бухгалтерії робить розрахунок заробітної плати, що належить за відпустку.
Наказ (розпорядження) про припинення трудового договору (контракту)(типова форма № П-8) застосовується при звільненні працівників, заповнюється працівником відділу кадрів у двох примірниках, за винятком наказів на працівників, які звільняються вищим органом. У розділі «Довідка про нездані майново-матеріальні та інші цінності» робляться відмітки про нездані цінності, що числяться за працівником. Підписується начальником (майстром) цеху (відділу, дільниці) та керівником підприємства. Один примірник наказу (розпорядження) залишається у відділі кадрів, другий — передається в бухгалтерію.
На підставі наказу (розпорядження) про припинення трудового договору бухгалтерія робить розрахунок із працівником.
При звільненні за особистим бажанням працівник оформляє заяву на лицьовій стороні форми.
Застосування згаданих вище форм наказів бажане і зручне, але не обов’язкове.

Тиражування наказів

Як уже зазначалося, накази з основної діяльності тиражують у потрібній кількості і спрямовують згідно зі списком надсилань до структурних підрозділів, підвідомчих установ, інших задіяних у вирішенні питання установ.
Спираючись на досвід практичної роботи, накази з персоналу оформляють у такій кількості примірників:
— звільнення, прийняття, переведення на роботу — у трьох примірниках, направляючи їх:
1-й — до справи (оригінал);
2-й — до бухгалтерії;
3- й — до особової справи (відділ кадрів).
— надання відпустки, відрядження, надання матеріальної допомоги — у двох примірниках:
1-й — до справи (оригінал);
2- й — до бухгалтерії;
— зміну прізвища, заохочення, стягнення — у трьох-чотирьох примірниках:
1-й — до справи (оригінал);
2-й — до бухгалтерії (якщо йдеться про нарахування коштів);
3-й — до особової справи (відділ кадрів);
4-й — на дошку оголошень.
Підписаний керівником підприємства наказ (розпорядження) оголошується працівникові під розписку.

Формування справ

Правилами № 16 у пункті 3.2.7 зауважено: «Накази, розпорядження з основної діяльності, про прийняття, звільнення, заохочення, сумісництво працівників установи, про надання відпусток, про накладення стягнень на працівників, про їх відрядження, з адміністративно-господарських питань тощо групуються в різні справи». Нагадаємо, що, за підпунктом 3.3.5 Інструкції № 1153, «документи реєструються в межах груп залежно від назви виду, автора і змісту.
Наприклад, окремо реєструються…
— накази установи з основної діяльності;
— про прийняття, переведення, звільнення, заохочення, сумісництво працівників;
— про надання відпусток;
— про накладення стягнення на працівника, відрядження працівників, з адміністративно-господарських питань…».
Тож, керуючись зазначеним вище, попри те, яка кількість документів створюється установою, для цього номіналу документа має створюватися певна кількість реєстраційних форм та справ. Неодмінна умова створення реєстраційних форм та справ — дотримання єдиного терміну зберігання цього виду номіналу документа та створювання одним структурним підрозділом.

Застереження
Накази з питань загальної діяльності реєструються окремо від наказів з адміністративно-господарської діяльності та наказів з персоналу.

Згідно зі статтею 17 Переліку № 41 накази з основної діяльності зберігають постійно в установах, які на підставі експертизи цінностей документів віднесені до джерел формування Національного архівного фонду, в інших установах — до ліквідації установи.
Утім, юридичні особи, які не є джерелами формування Національного архівного фонду України, наказів з основної діяльності створюють не так і багато. Решта — належать до наказів з адміністративно-господарської діяльності (далі — АГД), які згідно з Переліком № 41 формуються в окрему справу і підлягають зберіганню впродовж трьох років*. Урегулювання переліку управлінських функцій, які унормовують тим чи іншим видом номіналу документа, фіксують в інструкції з діловодства розділом «Склад та види документів», класифікаторі уніфікованих форм документів установи, альбомі уніфікованих форм документів установи, ___________
*Обчислення термінів зберігання документів провадиться з 1 січня року, який іде за роком завершення їх діловодством. Наприклад, обчислення терміну зберігання справ, завершених діловодством у 2007 році, починається з 1 січня 2008 року.
затверджуваних керівником. Власне, не буде порушенням унормування адміністративно-господарської діяльності іншим номіналом документа — розпорядженням керівника, звичайно, за умови належного врегулювання цієї дії зазначеними вище внутрішніми нормативними документами. Згідно з пунктом 3.2.7 Правил № 16 накази і розпорядження є синонімами стосовно питань основної та адміністративно-господарської діяльності, як, до речі, й з питань персоналу.
Беззаперечно, накази з АГД за змістом, що визначається колом порушуваних питань, сукупністю лексичних засобів, логічним структуруванням, зрештою — оформлюванням, належать до основної діяльності. Їх поділ умовний. Одначе цінність зафіксованої в них інформації має обмежений термін, що й унормовано Переліком № 41.
Накази з основної діяльності мають самостійну індексацію, яка формується протягом календарного року. Доцільно для наказів з АГД долучати до порядкового реєстраційного індексу умовне буквене (наприклад, АГ) або цифрове позначення: в установі не може існувати два накази під одним реєстраційним індексом. Інша річ, що накази про стягнення, відрядження, з адміністративно-господарських питань, якщо їх оформлено в одному структурному підрозділі, після виконання в поточному діловодстві можна сформувати в одну справу з різними реєстраційними індексами в різних розділах справи. Варто лише правильно описати та сформувати справу.
До кадрових наказів належать лише накази про прийняття, переведення, звільнення, надання матеріальної допомоги, заохочення (останні можуть формуватися окремо) з терміном зберігання 75 років. Тому це ще одна або дві справи з тривалим терміном зберігання. Додатково має бути сформована справа щодо документування відряджень працівників з терміном зберігання п’ять років. У невеликих установах без поділу на структурні підрозділи накази про адміністративні стягнення працівника, АГД, відпустки, за умови їх невеликої кількості, можуть бути сформовані в одну справу з визначеним Переліком № 41 терміном зберігання — три роки.

Застереження
Усі реєстраційні форми мають такий самий термін зберігання, як і самі документи. Їх треба вносити до номенклатури справ.

Для того щоб перевірити, чи правильно організовано роботу служби діловодства підприємств, можна скористатися методичними рекомендаціями «Проведення перевірянь служб діловодства, експертних комісій та архівних підрозділів підприємств, установ, організацій. Методичні рекомендації», розробленими відділом формування Національного архівного фонду та діловодства Державного комітету архівів України і схваленими протоколом засідання нормативно-методичної комісії Держкомархіву України від 8 грудня 2006 року.

*Примітка. Стосовно участі в ліквідації наслідків аварії на Чорнобильській АЕС — постійно в організаціях.

Видання для кадровиків Журнали реєстрації Діловодство та документообіг

Матеріали до теми


Грошова компенсація частини щорічної відпустки керівнику навчального закладу
ЗАПИТАННЯ: Керівник навчального закладу збирається у відпустку (у нього є 56 к. дн., рік ще не пропрацьований). Чи може він ...