Уведомить кадровика об отсутствие работника(по болезни) на рабочем месте

Работник (начальник участка), который находится в другом регионе, заболел. Об этом не знал кадровик и директор предприятия. Над этим работником есть непосредственный начальник(заместитель директора по строительству), который тоже находится в том же регионе, но он никаких служебных записок по поводу болезни его подчинённого и предложения о замещении на время болезни, заболевшего работника, не написал ( замещение данного работника обязательно, так как идет стройка -полным ходом). Понимаете здесь стал вопрос принципиально. В данной ситуации возник вопрос у директора предприятия, кто и как должен уведомлять об отсутствии работника. И ему (директору) обязательно нужно показать какие – нибуть рекомендации относительного этой ситуации. Если кому-нибуть попадались какие-нибуть материалы, рекомендации по кадровому деловодству с этой ситуацией, пожалуйста поделитесь. Заранее благодарна