Ведення трудових книжок працівників. Виправляємо помилки


• Як правильно зробити запис про найменування підпримємства?
• Чи треба окремо засвідчувати печаткою записи про прийняття, переведення та звільнення працівника?
• Чи можна по кілька разів уносити до трудової книжки запис про призначення на іншу посаду в тій самій установі?

Найпоширеніші помилки
• У трудовій книжці не зазначають повної назви підприємства
• Окремо засвідчують записи про прийняття, переведення та звільнення працівників
• Працівника приймають за робітничою професією, а в трудовій книжці пишуть «Прийняти на посаду…»
• До трудової книжки працівника по кілька разів вносять запис про призначення на іншу посаду в тій самій установі

Шановні колеги, пропонуємо вашій увазі цикл матеріалів на 2016 рік, який стосуватиметься ведення і зберігання трудових книжок і журналу руху трудових книжок, внесення записів про прийняття і звільнення з роботи, виправлення неправомірно внесених записів і ознайомлення із записами, що заносяться до трудової книжки, процедури оформлення вкладиша і  дубліката трудової книжки, тобто усіх правових аспектів, що стосуються  трудових книжок.
Сподіваємося, що матеріали цієї рубрики стануть для вас своєрідним заочним практикумом щодо правильного ведення трудових книжок.
Надсилайте описи ваших складних ситуацій з цієї теми — це дасть змогу зробити матеріали більш прикладними і наочними.
Від редакції

На сьогодні точиться багато суперечок щодо відміни трудових книжок працівників. Проте і в статті 48 КЗпП України, і в статті 52 проекту Трудового кодексу України зазначено, що трудова книжка є документом про трудову діяльність працівника. А отже, ведення трудових книжок залишається актуальним.
На практиці досить часто трапляються записи в трудових книжках, які не відповідають вимогам Інструкції про порядок ведення трудових книжок працівників, затвердженої наказом Міністерства праці України, Міністерства юстиції України, Міністерства соціального захисту населення України від 29 липня 1993 року № 58 (далі — Інструкція № 58).
Розглянемо найпоширеніші помилки, яких припускаються працівники кадрових служб.

ПОМИЛКА 1
У трудовій книжці не зазначають повної назви підприємства

Якщо, наприклад, у статуті товариства з обмеженою відповідальністю «Світанок» зареєстровано повну назву «Товариство з обмеженою відповідальністю «Світанок», то й у трудовій книжці треба вказати таку саму назву (додаток 1). До повного найменування підприємства входить не лише назва, а й форма власності.
Слід зазначити, що у статуті того чи того товариства (підприємства, установи, організації) може бути зареєстровано повну назву і скорочений її варіант.

Абзац перший пункту 2.14 Інструкції № 58: «У графі 3 розділу «Відомості про роботу» як заголовок пишеться повне найменування підприємства».

ПОМИЛКА 2

Окремо засвідчують записи про прийняття, переведення та звільнення працівників

На практиці трапляються випадки, коли в трудовій книжці окремо засвідчують відбитком печатки записи про прийняття, переведення та звільнення працівників.

Абзац третій пункту 2.4 Інструкції № 58: «Записи виконуються акуратно, ручкою кульковою або з пером, чорнилами чорного, синього або фіолетового кольорів, і завіряються печаткою запис про звільнення, а також відомості про нагородження та заохочення».
Абзац перший пункту 4.1 Інструкції № 58: «У разі звільнення працівника всі записи про роботу і нагороди, що внесені у трудову книжку за час роботи на цьому підприємстві, засвідчуються підписом керівника підприємства або спеціально уповноваженою ним особою та печаткою підприємства або печаткою відділу кадрів». 

Отже, виходячи із норм Інструкції № 58, печаткою завіряють записи про звільнення, про нагородження та заохочення. Засвідчувати кожен запис про роботу на підприємстві не треба (додаток 2).

ПОМИЛКА 3

Працівника приймають за робітничою професією, а в трудовій книжці пишуть «Прийнятий на посаду…»

У трудовій книжці працівника можна побачити, наприклад, такий запис: «Прийнятий до адміністративно-господарського відділу на посаду прибиральника службових приміщень». У цьому разі працівник кадрової служби припустився помилки, написавши «на посаду». Зразок правильного запису наведено в додатку 3.

ПОМИЛКА 4

До трудової книжки працівника по кілька разів вносять запис про призначення на іншу посаду в тій самій установі

Зазначене вище порушення часто виявляють у трудових книжках державних службовців. Згідно з абзацом третім пункту 2.14 Інструкції 58 «Призначений…» пишуть лише в разі прийняття працівника на роботу, вінших випадках йдеться про переведення. Тобто на підставі наказу або розпорядження організації вищого підпорядкування або вищого державного органу управління має видаватися наказ про переведення працівника у зв’язку з призначенням, на підставі якого роблять відповідний запис у трудовій книжці (додаток 4).

Лідія БАСМАТ,
експерт з кадрового діловодства

Стаття надана редакцією журнала «Довідник кадровика»
спеціально для інтернет-порталу «Всеукраїнська асоціація кадровиків» 
(детальніше —журнал «Довідник кадровика» № 1, 2016)

Матеріали до теми


Грошова компенсація частини щорічної відпустки керівнику навчального закладу
ЗАПИТАННЯ: Керівник навчального закладу збирається у відпустку (у нього є 56 к. дн., рік ще не пропрацьований). Чи може він ...