Візування та ознайомлення з документами: уникаємо помилок

Вимоги до оформлення організаційно-розпорядчих документів регламентовано ДСТУ 4163:2020, затвердженим наказом Державного підприємства «Український науково-дослідний і навчальний центр проблем стандартизації та якості від 1 липня 2020 року № 144.

Стандарт встановлює 32 реквізити документа, з-поміж яких — 7 обов’язкових, інші 25 — використовують за потреби (вони є додатковими), з огляду на вид документа та особливості діловодства.

ГАРЯЧА ЛІНІЯ — безплатні консультації для передплатників журналу «КАДРОВИК.UA»

Реквізит 24 «Віза документа» та 28 «Відмітка про ознайомлення з документом» є додатковими реквізитами, їх використовують на деяких організаційно-розпорядчих документах. Обидва реквізити вказують на факт ознайомлення працівників зі змістом управлінської дії стосовно них (чи інших працівників установи) та на згоду посадових осіб зі змістом документа.

РЕКВІЗИТ «ВІЗА ДОКУМЕНТА»

Розгляньмо докладніше реквізит 24 «Віза документа». Шляхом проставляння візи оформлюється внутрішнє погодження документів у юридичній особі.

Документ може візувати одна посадова особа чи кілька. Перелік посадових осіб, які повинні завізувати документ, визначає його виконавець, керуючись змістом цього документа й вимогами Інструкції з діловодства юридичної особи.

Складовими елементами візи є:

• найменування посади;
• особистий підпис;
• власне ім’я і прізвище особи, яка візує документ;
• дата візування.

ПРИКЛАД

Завідувач сектору з питань персоналу
Підпис Ірина СМОЛЮК
22.04.2025

Начальник відділу бухгалтерського обліку
та фінансової звітності
Підпис Надія БРОВЧЕНКО
22.04.2025

Письмові і телефонні КОНСУЛЬТАЦІЇ та інші кадрові послуги експертів журналу «КАДРОВИК.UA»

Віза проставляється нижче реквізиту «Підпис» без відступу від межі лівого поля на лицьовому боці або, якщо місця на лицьовому боці останнього аркуша не достатньо, — на зворотному боці останнього аркуша проєкту документа.

Під час оформлення деяких видів документів допускається спрощений варіант їх візування, коли посадова особа проставляє лише свій підпис і дату погодження, наприклад:

Підпис           Тетяна ГАРАЩУК
22.04.2025

Зауваження і пропозиції до проєкту документа викладаються на окремому аркуші, про що на проєкті робиться відповідна відмітка:

Завідувач сектору з питань персоналу
Підпис           Власне ім’я ПРІЗВИЩЕ
22.04.2025
Зауваження і пропозиції додаються

Якщо документ візується кількома особами, за його зміст ці особи відповідають згідно зі своїми компетенціями.

Порядок візування проєктів наказів (розпоряджень) з основної діяльності, з адміністративно-господарських питань та додатків до них, з кадрових питань (особового складу), а також перелік документів, що потребують поаркушного візування, варто зазначити в Інструкції з діловодства юридичної особи.

РЕКВІЗИТ «ВІДМІТКА ПРО ОЗНАЙОМЛЕННЯ З ДОКУМЕНТОМ»

Цей реквізит є порівняно новим — його не було встановлено ДСТУ 4163-2003. Проте його традиційно застосовували, передусім службою персоналу, під час ознайомлення працівників з наказами (розпорядженнями) з кадрових питань (особового складу), посадовими та робочими інструкціями, колективними договорами, правилами внутрішнього трудового розпорядку та деякими видами актів.

Навчання для кадровиків — семінари, курси, тренінги, вебінари
Індивідуальні курси кадровиків з нуля: 0 (800) 21 99 77

«Відмітка про ознайомлення з документом» складається з таких елементів:

• слів «З документом ознайомлений (-а, -і):» (без лапок);
• підпису;
• власного імені та прізвища;
• дати, яку кожний працівник власноручно проставляє під час ознайомлення.

У «Відмітці про ознайомлення з документом» замість слова «документ» може бути зазначено його конкретний вид (наказ, акт, посадова інструкція тощо), наприклад:

З посадовою інструкцією ознайомлена:
Підпис                           Тетяна ГАРАЩУК
25.07.2025

або

З актом ознайомлені:
Підпис                           Тамара АВРАМЧУК
25.07.2025

Підпис                           Тетяна ГАРАЩУК
27.07.2025

«Відмітку про ознайомлення з документом» розміщують нижче реквізиту «Підпис» або «Віза документа» (за наявності).

Спробуйте безплатний доступ до онлайн-системи «КАДРИ.UA» та отримайте готові практичні рішення для будь-якої кадрової ситуації.

НАКАЗИ З ОСНОВНОЇ ДІЯЛЬНОСТІ І З АДМІНІСТРАТИВНО-ГОСПОДАРСЬКИХ ПИТАНЬ: НАЙПОШИРЕНІШІ ПОМИЛКИ ПІД ЧАС ПІДГОТОВКИ ЇХ ПРОЄКТІВ

Пропонуємо розглянути помилки, яких найчастіше припускаються під час підготовки проєктів наказів (розпоряджень) з основної діяльності, з адміністративно-господарських питань та додатків до них.

1. Застосування «Відмітки про ознайомлення з документом» замість візування проєкту наказу, або ж наявність обох реквізитів.

Важливо: відмітка З наказом ознайомлений (ознайомлена, ознайомлені), яку розміщують після підпису керівника юридичної особи, на наказах (розпорядженнях) з основної діяльності, є не зовсім правомірною, оскільки такі документи повинні тиражуватися та в необхідній кількості розсилатися відповідно до списку розсилки до структурних підрозділів або до підвідомчих установ у разі потреби до інших заінтересованих юридичних осіб.

Часто на практиці, коли в наказі йдеться про персональну відповідальність певних посадових осіб, скажімо, щодо дотримання ними правил безпеки, правил внутрішнього трудового розпорядку тощо, то в тексті наказу формулюють відповідний пункт, як-от: «4. Ознайомити з цим наказом під розписку головного інженера (ПІБ) та електрика (ПІБ) підприємства».

У такому разі, згідно з вимогами пункту 82 розділу ІІ Типової інструкції з діловодства в міністерствах, інших центральних та місцевих органах виконавчої влади, затвердженої постановою Кабінету Міністрів України «Деякі питання документування управлінської діяльності» від 17 січня 2018 року № 55 (далі — Постанова № 55), зазначено, зокрема, що проєкти наказів (розпоряджень) з основної діяльності та з адміністративно-господарських питань візуються також посадовими особами, які визначені у проєкті документа як виконавці завдань, що містяться в ньому. Отже, робимо висновок про недоцільність оформлення відмітки про ознайомлення, оскільки усі причетні до виконання зазначених завдань повинні візувати наказ (розпорядження).

Експрес-курс «Облікові документи кадрової служби та порядок їх ведення»
0 (800) 21 99 77 • E-mail: [email protected]

2. Порушення послідовності візування, яке полягає у проставлянні віз спочатку заступником (чи заступниками) керівника установи, потім — керівниками структурних підрозділів і лише наприкінці — безпосереднім виконавцем, що підготував проєкт цього наказу (розпорядження).

Важливо: візуються проєкти документів залежно від їх змісту згідно з вимогами пункту 7 глави 6 Розділу ІІ Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Міністерства юстиції України від 18 червня 2015 року № 1000/5 (далі — Правила № 1000/5), а саме:

• працівником, який підготував документ;
• керівником структурного підрозділу, в якому його створено;
• посадовими особами, які зазначені в проєкті документа як виконавці;
• фінансовим підрозділом або головним бухгалтером (бухгалтером) (якщо проєкт документа стосується фінансових питань);
• керівником юридичної служби (юристом);
• заступником керівника установи, який відповідає за питання, що містяться в проєкті документа.

Проєкти наказів (розпоряджень) з основної діяльності, адміністративно-господарських питань та додатки до них візуються також керівником служби діловодства, керівником структурного підрозділу (спеціалістом) з питань запобігання та виявлення корупції, а також редактором (за наявності)…

Зразки документів • Посадові інструкції • Робочі інструкції
Для довідок: 0 (800) 21 99 77

Докладніше — в журналі «ДІЛОВОДСТВО» у статті заступниці начальника відділу формування Національного архівного фонду та діловодства Державного архіву Житомирської області, кандидата історичних наук Тетяни Гаращук «Візування та ознайомлення з документами: уникаємо помилок».

Якщо ви ще не маєте повноцінного доступу до електронної версії журналу «Діловодство», скористайтесь можливістю отримати демодоступ та переконайтеся в зручності і практичній користі видання для вашої роботи.

У журналі представлено корисні матеріали з організації документообігу, поради щодо ведення кадрової документації та роз’яснення експертів із найактуальніших питань.

Джерело: ДІЛОВОДСТВО