Запровадження і ведення кадрового діловодства є обов’язковими напрямами роботи будь-якої організації. На жаль, багато керівників не приділяють цьому питанню належної уваги. А це може потягнути за собою нарахування штрафних санкцій, отримання судових позовів тощо.
З метою недопущення згаданих неприємностей і приведення системи кадрового діловодства у відповідність до законодавства варто запровадити в організації систему внутрішнього аудиту кадрової документації.
Основні документи підприємства, яким необхідно приділити особливу увагу в процесі аудиту кадрової документації:
– статутні документи, колективний договір: перевіряється наявність умов, що не погіршують становище працівників порівняно з законодавством України про працю;
– правила внутрішнього трудового розпорядку: перевіряється наявність затверджених правил внутрішнього трудового розпорядку, в яких обов’язково має міститися така інформація:
права та обов’язки працедавця і працівника, порядок прийняття, переведення та звільнення працівників, режим робочого часу та відпочинку, відповідальність за порушення трудової дисципліни тощо;
– штатний розпис: перевіряється наявність затвердженого штатного розпису, наявність наказів про внесення змін до штатного розпису, відповідність посад в штатному розписі найменуванню професій і посад, зазначених у Національному класифікаторі України ДК 003:2010 «Класифікатор професій», з посиланням на код професії відповідно до Класифікатора);
– особові справи працівників: перевіряється наявність особових справ усіх працівників, а також зазначається, які документи відсутні в особових справах;
– особові картки працівників, типова форма №П2: перевіряється наявність особових карток, а також своєчасність заповнення і ознайомлення з ними працівників;
– трудові книжки працівників: перевіряється наявність всіх трудових книжок працівників; правильність записів у них відповідно до Інструкції про порядок ведення трудових книжок працівників;
– книга обліку руху трудових книжок і вкладишів до них: перевіряється наявність та коректність оформлення: журнал повинен бути пронумерованим, прошнурованим, скріпленим підписом керівника і печаткою;
– посадові інструкції: перевіряється наявність затверджених посадових інструкцій, а також підписів працівників про ознайомленння з ними;
– накази з особового складу: перевіряється наявність наказів про призначення, переведення, звільнення працівників, наявність підписів працівників про ознайомлення з ними, відповідність посад із вказаними в трудових книжках та заявах про прийняття на роботу;
– накази про надання відпусток: перевіряється тривалість щорічної відпустки – не менше 24 календарних днів на рік, розподіл щорічної відпустки на частини – основна безперервна частина не може бути меншою за 14 календарних днів, тривалість щорічної відпустки без збереження заробітної плати за згодою сторін – не більше 15 календарних днів на рік;
– накази про відрядження;
– накази з основної діяльності;
– журнали реєстрації наказів;
– табель обліку використання робочого часу: перевіряється наявність затвердженого табелю обліку робочого часу, дотримання нормам тривалості робочого часу на підприємстві,
– листки непрацездатності (перевіряються на предмет правильності заповнення, підписи посадових осіб, наявність протоколів засідання комісії із соціального страхування);
– положення про порядок обробки персональних даних у базах персональних даних, згоди працівників на обробку персональних даних, повідомлення працівників про обробку їх персональних даних підприємством;
– положення «Про службу охорони праці»;
– положення «Про оплату праці, преміювання»;
– цивільно-правові договори та акти прийому-передачі робіт: необхідно проаналізувати зміст документів на предмет відсутності в них ознак трудового договору;
– відповідність нормативам робочих місць, призначених для працевлаштування інвалідів, наявність довідок, виданих МСЕК про встановлення інвалідності на всіх працевлаштованих інвалідів;
Алгоритм проведення внутрішнього аудиту кадрової документації
Процедура проведення аудиту може складатися з таких кроків:
Крок 1. Створіть групу, котра проводить внутрішній аудит кадрової документації.
У таку групу можуть бути включені як кадрові працівники (за винятком працівників, які формували і вели кадрову документацію, що перевіряється), так і компетентні працівники бухгалтерії, планово-економічного відділу, юридичних служб тощо. Крім того, до перевірки можуть залучатися сторонні фахівці.
Крок 2. Розробіть перелік питань, які будуть розглянуті в процесі аудиту.
Крок 3. Розробіть етапи аудиту, в тому числі:
– оцінка правильності ведення кадрової документації;
– перевірка відповідності локальних нормативних актів організації вимогам чинного законодавства;
– виявлення порушень, помилок або невідповідностей нормам законодавства в оформленні, систематизації та зберіганні кадрової документації;
– визначення відсутніх локальних нормативних актів або окремих їх положень, наявність яких є обов’язковою в організації.
Крок 4. Проведіть безпосередньо аудит в суцільному або вибірковому порядку виходячи з його етапів і наявного часу на його проведення.
Крок 5. Підготуйте звіт про результати проведеного аудиту, що містить інформацію про виявлені порушення у веденні кадрового діловодства, оцінку ризиків таких порушень, рекомендації по їх усуненню, а також пропозиції щодо оптимізації роботи з документами кадрового діловодства.
Крок 6. Отримайте пояснення від працівників, відповідальних за ведення відповідної кадрової документації, за звітом про результати проведеного аудиту.
Крок 7. Проведіть роботу з виправлення і доопрацювання кадрової документації в організації.
Звіт про результати проведеного аудиту
Звіт про проведення аудиту має містити результати:
– оцінки ситуації в організації з ведення кадрових документів на певний момент часу;
– перевірки наявності всіх документів, які вимагаються трудовим законодавством і локальними нормативними актами організації;
– перевірки відповідності оформлення документів вимогам законодавства і захисту інтересів організації;
– перевірки локальних нормативних актів організації, взятих для аудиту;
– перевірки кадрових процедур на відповідність вимогам законодавства;
– перевірки відповідності документів нормам архівного законодавства.
Крім того, названий звіт повинен містити:
– посилання на конкретні статті нормативних правових актів, за якими в організації є порушення;
– рекомендації щодо виправлення (даються на кожне зазначене порушення);
– оцінку ризиків за кожним порушенням (можливість трудового конфлікту або штрафних санкцій за наслідками перевірки контролюючими органами).
Джерело: Всеукраїнська асоціація кадровиків
