Внутрішній аудит кадрової документації: що і як робити


Запровадження і ведення кадрового діловодства є обов’язковими напрямами роботи будь-якої організації. На жаль, багато керівників не приділяють цьому питанню належної уваги. А це може потягнути за собою нарахування штрафних санкцій, отримання судових позовів тощо.

З метою недопущення згаданих неприємностей і приведення системи кадрового діловодства у відповідність до законодавства варто запровадити в організації систему внутрішнього аудиту кадрової документації.

 

Основні документи підприємства, яким необхідно приділити особливу увагу в процесі аудиту кадрової документації:

статутні документи, колективний договір: перевіряється наявність умов, що не погіршують становище працівників порівняно з законодавством України про працю;

правила внутрішнього трудового розпорядку: перевіряється наявність затверджених правил внутрішнього трудового розпорядку, в яких обов’язково має міститися така інформація:

права та обов’язки працедавця і працівника, порядок прийняття, переведення та звільнення працівників, режим робочого часу та відпочинку, відповідальність за порушення трудової дисципліни тощо;

штатний розпис: перевіряється наявність затвердженого штатного розпису, наявність наказів про внесення змін до штатного розпису, відповідність посад в штатному розписі найменуванню професій і посад, зазначених у Національному класифікаторі України ДК 003:2010 «Класифікатор професій», з посиланням на код професії відповідно до Класифікатора);

особові справи працівників: перевіряється наявність особових справ усіх працівників, а також зазначається, які документи відсутні в особових справах;

особові картки працівників, типова форма №П2: перевіряється наявність особових карток, а також своєчасність заповнення і ознайомлення з ними працівників;

трудові книжки працівників: перевіряється наявність всіх трудових книжок працівників; правильність записів у них відповідно до Інструкції про порядок ведення трудових книжок працівників;

книга обліку руху трудових книжок і вкладишів до них: перевіряється наявність та коректність оформлення: журнал повинен бути пронумерованим, прошнурованим, скріпленим підписом керівника і печаткою;

посадові інструкції: перевіряється наявність затверджених посадових інструкцій, а також підписів працівників про ознайомленння з ними;

накази з особового складу: перевіряється наявність наказів про призначення, переведення, звільнення працівників, наявність підписів працівників про ознайомлення з ними, відповідність посад із вказаними в трудових книжках та заявах про прийняття на роботу;

накази про надання відпусток: перевіряється тривалість щорічної відпустки – не менше 24 календарних днів на рік, розподіл щорічної відпустки на частини – основна безперервна частина не може бути меншою за 14 календарних днів, тривалість щорічної відпустки без збереження заробітної плати за згодою сторін – не більше 15 календарних днів на рік;

накази про відрядження;

накази з основної діяльності;

журнали реєстрації наказів;

графік відпусток;

табель обліку використання робочого часу: перевіряється наявність затвердженого табелю обліку робочого часу, дотримання нормам тривалості робочого часу на підприємстві,

листки непрацездатності (перевіряються на предмет правильності заповнення, підписи посадових осіб, наявність протоколів засідання комісії із соціального страхування);

положення про порядок обробки персональних даних у базах персональних даних, згоди працівників на обробку персональних даних, повідомлення працівників про обробку їх персональних даних підприємством;

положення «Про службу охорони праці»;

положення «Про оплату праці, преміювання»;

цивільно-правові договори та акти прийому-передачі робіт: необхідно проаналізувати зміст документів на предмет відсутності в них ознак трудового договору;

– відповідність нормативам робочих місць, призначених для працевлаштування інвалідів, наявність довідок, виданих МСЕК про встановлення інвалідності на всіх працевлаштованих інвалідів;

Алгоритм проведення внутрішнього аудиту кадрової документації

Процедура проведення аудиту може складатися з таких кроків:

Крок 1. Створіть групу, котра проводить внутрішній аудит кадрової документації.
У таку групу можуть бути включені як кадрові працівники (за винятком працівників, які формували і вели кадрову документацію, що перевіряється), так і компетентні працівники бухгалтерії, планово-економічного відділу, юридичних служб тощо. Крім того, до перевірки можуть залучатися сторонні фахівці.

Крок 2. Розробіть перелік питань, які будуть розглянуті в процесі аудиту.

Крок 3. Розробіть етапи аудиту, в тому числі:

– оцінка правильності ведення кадрової документації;

– перевірка відповідності локальних нормативних актів організації вимогам чинного законодавства;

– виявлення порушень, помилок або невідповідностей нормам законодавства в оформленні, систематизації та зберіганні кадрової документації;

– визначення відсутніх локальних нормативних актів або окремих їх положень, наявність яких є обов’язковою в організації.

Крок 4. Проведіть безпосередньо аудит в суцільному або вибірковому порядку виходячи з його етапів і наявного часу на його проведення.

Крок 5. Підготуйте звіт про результати проведеного аудиту, що містить інформацію про виявлені порушення у веденні кадрового діловодства, оцінку ризиків таких порушень, рекомендації по їх усуненню, а також пропозиції щодо оптимізації роботи з документами кадрового діловодства.

Крок 6. Отримайте пояснення від працівників, відповідальних за ведення відповідної кадрової документації, за звітом про результати проведеного аудиту.

Крок 7. Проведіть роботу з виправлення і доопрацювання кадрової документації в організації.

Звіт про результати проведеного аудиту

Звіт про проведення аудиту має містити результати:

– оцінки ситуації в організації з ведення кадрових документів на певний момент часу;

– перевірки наявності всіх документів, які вимагаються трудовим законодавством і локальними нормативними актами організації;

– перевірки відповідності оформлення документів вимогам законодавства і захисту інтересів організації;

– перевірки локальних нормативних актів організації, взятих для аудиту;

– перевірки кадрових процедур на відповідність вимогам законодавства;

– перевірки відповідності документів нормам архівного законодавства.

Крім того, названий звіт повинен містити:

– посилання на конкретні статті нормативних правових актів, за якими в організації є порушення;

– рекомендації щодо виправлення (даються на кожне зазначене порушення);

– оцінку ризиків за кожним порушенням (можливість трудового конфлікту або штрафних санкцій за наслідками перевірки контролюючими органами).

 

Джерело: Всеукраїнська асоціація кадровиків

 

 

Матеріали до теми


Відповіді на запитання щодо дії окремих положень Закону України від 15 березня 2022 року № 2136 «Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану»
Звертаємо увагу, що дія Закону України від 15 березня 2022 року № 2136 «Про організацію трудових відносин в умовах воєнного ...
Щодо обов’язковості штатного розпису
Як зазначено у пункті 1 частини першої статті 40 КЗпП, трудовий договір, укладений на невизначений строк, а також строковий трудовий договір до закінчення ...
Працівник тимчасово відсутній: як правильно оформити виконання його обов’язків?
Виконання обов’язків тимчасово відсутнього працівника — це заміна працівника, відсутнього у зв’язку з хворобою, відпусткою, відрядженням та з інших причин, ...