...
Реєструйся

Вимоги до оформлення додатків до документів і відміток про їх наявність


ЗАПИТАННЯ

Як згідно з чинними правилами документування потрібно оформляти і засвідчувати різні види додатків?

 

ВІДПОВІДЬ

Вимоги до складення й оформлення додатків до різних видів організаційно-розпорядчих документів визначені у пунктах 44 — 47 Типової інструкції з діловодства в міністерствах, інших центральних і місцевих органах виконавчої влади, затвердженої постановою Кабінету Міністрів України від 17 січня 2018 року № 55 «Деякі питання документування управлінської діяльності» (далі — Постанова № 55), а також у пунктах 86 — 87 Типової інструкції з документування управлінської інформації в електронній формі та організації роботи з електронними документами в діловодстві, електронного міжвідомчого обміну, затвердженої Постановою № 55.

Вимоги до оформлення реквізиту «Відмітка про наявність додатка» на організаційно-розпорядчих документах і передусім на службових супровідних листах встановлено Національним стандартом України «Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів» (ДСТУ 4163:2020).

Додатки до документів, крім додатків до супровідних листів, складають з метою доповнення, пояснення окремих питань документа або документа в цілому.

 

  1. На додатках (положеннях, інструкціях, правилах, порядках тощо), що затверджуються розпорядчими документами (постановою, розпорядженням, наказом тощо), проставляють гриф затвердження відповідно до вимог Національного стандарту України «Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів» (ДСТУ 4163:2020). А у відповідних пунктах розпорядчої частини тексту самої постанови, розпорядження чи наказу роблять посилання: «що додається» або «(додається)».

При цьому на додатках до документів, що затверджуються розпорядчими документами, у верхньому правому куті першого аркуша проставляють відмітку з посиланням на цей документ, його дату і номер, наприклад:

  1. Додатки довідкового або аналітичного характеру (графіки, схеми, переліки, форми тощо) до основного документа (інструкції, порядку, правил тощо) повинні мати відмітку з посиланням на цей основний документ та відповідний пункт його тексту, наприклад:

У тексті основного документа (інструкції, порядку, правил тощо) робиться відмітка про наявність додатків: «(додаток 1)»; «відповідно до додатка 2» або «(див. додаток 3)».

Додатки оформляють, як правило, на стандартних аркушах паперу формату А4 (210 мм × 297 мм).

Якщо додаток лише один, його не нумерують. У разі наявності кількох додатків на них зазначають порядкові номери, наприклад: додаток 1, додаток 2 і так далі. При цьому знак «№» перед цифровим позначенням не ставлять.

На другому і наступних аркушах додатка робиться відповідна відмітка: «Продовження додатка», «Продовження додатка 1», «Продовження додатка 2».

Сторінки кожного додатка мають свою нумерацію. У кінці під текстом додатка проставляється риска, що свідчить про його закінчення.

ЗВЕРНІТЬ УВАГУ!

Кожний додаток має бути завізований працівником, який його створив, та керівником структурного підрозділу, в якому його створено.

Додатки нормативно-правового характеру (положення, інструкції, правила, порядки тощо), що затверджуються розпорядчими документами, мають бути підписані керівниками відповідних структурних підрозділів юридичної особи на лицьовому боці останнього аркуша додатка.

  1. У разі коли додатки надсилаються із супровідним листом, відмітка про наявність додатків розміщується після тексту листа перед підписом.

Відмітку про наявність додатків, повну назву яких наводять переважно в тексті супровідного листа, оформлюють після тексту листа перед підписом за такою формою:

Якщо документ має додатки, повні назви яких не наведено в тексті документа, то ці назви потрібно вказати у відмітці про наявність додатків із зазначенням кількості аркушів у кожному додатку та кількості їх примірників, наприклад:

Якщо до документа додають інший документ, що має додатки, то відмітку про наявність додатків оформлюють так:

Якщо додатки зброшуровано, то кількість їх аркушів не зазначають, наприклад:

У разі якщо документ містить більше десяти додатків, складають опис, а відмітку про наявність додатків оформлюють у такий спосіб:

Якщо додаток надсилається не за всіма зазначеними в документі адресами, відмітку про наявність документа оформлюють таким чином:

Слід зауважити, що згідно з пунктом 4 глави 7 розділу ІІІ Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Міністерства юстиції України від 18 червня 2015 року № 1000/5, під час приймання від виконавців вихідних документів працівники служби діловодства зобов’язані перевірити:

1 — Правильність оформлення документа (склад і розміщення в ньому всіх реквізитів)

2 — Наявність і правильність зазначення адреси

3 — Наявність на документі відмітки про додатки

4 — Наявність усіх необхідних підписів на документі й додатках до нього

5 — Наявність віз на копії вихідного документа, що залишається у справах юридичної особи — автора

6 — Наявність і повноту додатків

7 — Відповідність кількості примірників кількості адресатів

Насамкінець зазначимо, що вимоги до підготовки додатків до різних видів організаційно-розпорядчих документів, а також оформлення відмітки про наявність додатків до супровідних листів повинні бути чітко прописані в індивідуальній інструкції з діловодства юридичної особи. При цьому примірник цієї інструкції має бути в кожному структурному підрозділі, діяльність якого хоч якось пов’язана з оформлення службової документації.

Джерело: журнал «ДІЛОВОДСТВО»


Живий журнал «ДІЛОВОДСТВО»

Щомісяця у виданні:

  • документаційні процеси
  • складання й оформлення службових документів
  • особливості роботи архіву на підприємстві
  • функціонування системи електронного документообігу
  • прості форми подання інформації (таблиці, схеми, алгоритми тощо)
  • юридичні консультації

Презентаційний номер: e.dilovodstvo.com
З питань придбання: 0 (800) 219-977

Олена Загорецька
Олена Загорецька
старший науковий співробітник відділу архівознавства і документознавства Інституту архівознавства Національної бібліотеки України імені В. І. Вернадського НАН України, кандидат історичних наук, старший науковий співробітник, член Центральної експертно-перевірної комісії Державної архівної служби України

Матеріали до теми


Роз’їзний (пересувний) характер робіт
Службові поїздки працівників, постійна робота яких має роз’їзний (пересувний) характер, не вважаються відрядженнями. Однак законодавчого визначення поняття «роз’їзний (пересувний) характер ...
Експерт КАДРИ.UA консультує: «Строки зберігання наказів про увільнення від роботи в день обстеження і донації крові…»
До онлайн-системи «КАДРИ.UA» цього тижня надійшло чергове запитання від одного з наших читачів щодо термінів зберігання наказів про увільнення від ...