Електронний документообіг уже оцінили в багатьох компаніях україни: його впровадження дає змогу оптимізувати чимало бізнес-процесів, а ще — значно економити. Як це працює? Чому варто відмовлятися від паперів і використовувати для обміну онлайн-рішення? Які переваги отримали компанії, які вже перейшли на електронний документообіг? Про все це розповідає тамара кучугурна, директор із розвитку онлайн-сервісу електронного документообігу «вчасно».
Електронний документ — це файл, який містить ті самі реквізити, що й паперовий, але в ньому ще є мітка часу з інформацією, коли документ було підписано. Коли на документ накладають ЕЦП (КЕП) (електронний цифровий підпис (кваліфікований електронний підпис)) — формується певний шифр. Він підтверджує, що документ ніхто не змінював після підписання.
Процес обміну електронними документами між партнерами дуже простий. Один із контрагентів завантажує файли в сервіс, указує e-mail одержувача, підписує та надсилає контрагенту. Другий партнер отримує сповіщення на електронну пошту, заходить у сервіс, перевіряє отриманий документ і накладає свій електронний підпис.
В електронному вигляді можна обмінюватися будь-якими документами, які не потребують засвідчення у нотаріуса. Здебільшого це договори, первинна документація, видаткові накладні, заявки на перевезення вантажів тощо.
Законодавство України визнає електронні документи. Це закріплено у Законі «Про електронні документи та електронний документообіг», також електронні документи описано у Податковому кодексі. Уже є досвід використання їх у судових справах і під час податкових перевірок.
Державна фіскальна служба (далі — ДФС) не має права не визнавати документ тільки тому, що він в електронній формі.
Окрім іншого, онлайн-формат надає набагато більше можливостей подання документів, перевірки їх юридичної чинності тощо. Як стверджують бухгалтери-практики, у низці листів, що надходять до головного офісу платників податків, йдеться про те, що регіональні відділення ДФС мають сприяти забезпеченню саме електронного документообігу.
Сім причин відмовитися від паперових документів просто зараз
Перехід на електронні документи у роботі з партнерами може суттєво змінити бізнес-процеси та забезпечити значну економію ресурсів і фінансів. Є щонайменше сім причин, чому компанії мають відмовитися від паперу та впровадити електронний документообіг.
Значна економія фінансів
Перехід на електронний формат суттєво зменшує витрати на документообіг. Адже вам більше не треба друкувати документи, витрачати гроші на папір, конверти, поштові відправлення чи кур’єрську доставку. Працівники можуть працювати над іншими, більш творчими й потрібними завданнями.
Заощадження часу
Можливість масового підписання великої кількості документів, доступна у сервісах онлайн-документообігу, значно скорочує тривалість роботи над документацією. Оброблення тисяч файлів і накладення електронного цифрового підпису відбувається всього за кілька клацань. Не витрачається час на підписання вручну, проставляння фізичної печатки, запаковування у конверти. Документи за мить потрапляють до партнерів, що прискорює бізнес-процеси, а отже, укладення угод і оплати за договорами відбуваються значно швидше.
Швидкість і надійне зберігання
У кабінетах користувачів у сервісах електронного документообігу потрібний документ можна знайти дуже швидко, на відміну від тривалого перебирання папірців у архівах старого зразка. До того ж паперові документи часто губляться, і їх дуже легко пошкодити. Тоді як електронні зберігаються в незалежних дата-центрах у трьох примірниках, і ймовірність, що якийсь із них загубиться, майже відсутня.
Гарантія легітимності
Електронні документи підписують електронним цифровим підписом, який не можна підробити. Тож ви завжди знатимете, хто саме підписав той чи той документ і коли. У сервісі файли зберігаються протягом зазначеного законодавством часу, але цей термін за потреби можна продовжити. До того ж будь-який файл можна завантажити із сервісу і створити власний локальний архів.
Доступ до документів 24/7
Із документами можна працювати з будь-якого пристрою: мобільного телефону, комп’ютера, планшета, і навіть перебуваючи за кордоном. Потрібне тільки піключення до інтернету.
Контроль за статусами документів
Завдяки онлайн-сервісам у будь-який момент можна побачити, в якому статусі перебуває документ. Чи бачив його ваш партнер, чи залишив якісь коментарі, чи підписав — усе це видно в кабінеті користувача. Завдяки цьому процес роботи з документами стає повністю прозорим для двох сторін.
Відсутність запитів на повторну відправку та простота внесення змін
Обмін паперовими документами не виключає ситуації, за якої під час доставки вашому партнерові вони можуть затримуватися чи загубитися. У першому разі починаються постійні дзвінки від контрагентів із проханнями й нагадуваннями відправити потрібні екземпляри. Якщо ж паперовий документ так і не дійшов до партнера, починається процес повторного створення, затвердження, підписання та відправлення, що займає багато часу. Електронний документ зберігається у сервісі й не може зникнути. В обох партнерів є до нього доступ, а погодження можна здійснювати за допомогою коментарів. Їх можна залишати просто в документі, і контрагент бачить їх миттєво.
Українські компанії вже готові до застосування технологій у робочих процесах. Бізнес активно користується хмарними дата-центрами, CRM-системами тощо. У кожного підприємця та юридичної особи є електронний цифровий підпис. Освоїти новий зручний вид документообігу — не проблема. Це тренд, і його важливо не проґавити.
ПЕРЕВАГИ ЕЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБІГУ: ПРАКТИЧНИЙ ДОСВІД УКРАЇНСЬКОГО БІЗНЕСУ
Чимало представників українського бізнесу вже відмовилися від паперу й обмінюються документами онлайн. Тільки через сервіс «Вчасно» на електронний документообіг перейшло понад 53 тис. компаній. Серед них є ті, які вже відзначили переваги таких змін.
Суттєву фінансову економію отримав торговельний майданчик Zakupki.Prom.ua. Тільки за рік використання сервісу електронного документообігу на відправленні понад 300 тис. документів їм вдалося заощадити 5 млн грн. У цю цифру включено витрати на папір, друк, конверти, поштові або кур’єрські послуги, оплату робочого часу співробітників. Половина з цих 5 млн — 2,4 млн грн за рік — економія тільки на поштових витратах.
Майже місяць тому Zakupki.Prom.ua почали використовувати електронний формат і для внутрішніх документів. Тепер у компанії акти введення в експлуатацію, акти внутрішніх переміщень, видаткові накладні тощо підписують онлайн.
На прикладі «Нової пошти» можна оцінити економію часу. Якщо порахувати, що на один папірець витрачається 1 хвилина, то за весь час роботи з електронними документами компанії вдалося заощадити 4,5 тис. робочих годин. У «Пост Фінанс», що входить до групи компаній «Нова Пошта», порахували, що із впровадженням електронних документів замість 25 пачок паперу використовують усього 5, час роботи над документами скоротився з 25 до 5 хвилин, сумарна економія ресурсів становить близько 50 тис. грн на місяць.
У lifecell серед переваг відзначають економію часу, прозорість ведення документації та підвищення ефективності процесів. Стверджують, що електронний документообіг допомагає значно заощадити робочий час працівників і партнерів, які мають справу з договорами, рахунками, накладними тощо. У результаті на пошук, погодження та затвердження документів онлайн знадоблятьсяі секунди, а час на їхнє передавання не витрачається взагалі.
Delivery Group новий спосіб документообігу також дав змогу економити час і гроші. Значною перевагою використання «Вчасно» стало гарантування безпечного обміну інформацією між «Делівері» і клієнтами, які використовують різні види програмного забезпечення. Перехід на електронні документи істотно підвищив ефективність роботи відділу бухгалтерії: в 3,5 рази зменшилася кількість документів у друкованому вигляді, відпала потреба в архівації та зберіганні, оскільки все перемістилося у «хмару». Швидкість підписання документів, укладення договорів та інформаційна безпека зросли.
Перевагу онлайн-обміну документами помічають не тільки компанії. Бухгалтерка, яка працює на аутсорсі й забезпечує облік понад 300 контрагентів, теж перейшла на електронний документообіг. Серед традиційного відзначає істотну економію часу та коштів. Ще важливою вважає можливість оперативних виправлень. Адже якщо у документі в процесі роботи виявляють неточності (неправильна юридична адреса, неточність в округленні тощо), контрагент може повідомити про це в той самий день, і через 5 10 хвилин отримати виправлений документ.
Щораз більше компаній бачать потребу використовувати цифрові технології для зовнішніх і внутрішніх робочих процесів. Зокрема вони готові відмовлятися від паперових документів і впроваджувати електронний документообіг. І від цього тільки виграють, бо бізнес, який раніше усвідомлює важливість автоматизації більшості процесів, матиме суттєву конкурентну перевагу.
Тамара Кучугурна, директор із розвитку онлайн-сервісу електронного документообігу «Вчасно»
