У листі від 07.02.2013 р. № 43-06-15-13 Укргосреестр роз’яснив, що згідно з пунктом 10 Порядку державної реєстрації прав на нерухоме майно та їх обтяжень, заявник разом з заявою про держреєстрацію подає органу держреєстрації прав, нотаріусу необхідні для такої реєстрації документи, визначені Порядком, їх копії, документ, що підтверджує внесення плати за надання витягу з Державного реєстру прав, та документ про сплату держмита.
Таким чином, законодавством встановлено необхідність подання копій документів, необхідних для держреєстрації прав, засвідчених в установленому порядку.
Укргосреестр розповів про механізми завірення копій документів. Згідно зі ст. 75 Закону «Про нотаріат» нотаріуси, посадові особи органів місцевого самоврядування, які вчиняють нотаріальні дії, засвідчують вірність копій документів, виданих підприємствами, установами і організаціями, за умови, що ці документи не суперечать законові, мають юридичне значення і посвідчення вірності їх копій не заборонено законом.
Вірність копії документа, виданого громадянином, засвідчується у тих випадках, коли справжність підпису громадянина на оригіналі цього документа засвідчена нотаріусом або посадовою особою органу місцевого самоврядування чи підприємством, установою, організацією за місцем роботи, навчання, проживання чи лікування громадянина.
Згідно з пунктом 77 Типової інструкції з діловодства у центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів АРК, місцевих органах виконавчої влади, напис про посвідчення документа складається зі слів «Згідно з оригіналом», назви посади, особистого підпису особи, яка засвідчує копію, її ініціалів (ініціал імені ) і прізвища, дати засвідчення копії і проставляється нижче реквізиту документа “Підпис”. Напис про засвідчення копії скріплюється печаткою із зазначенням на ній найменування відповідної установи (без зображення герба) або печаткою структурного підрозділу (служби діловодства, служби кадрів, бухгалтерії і т.д.) установи.
У разі підготовки документів для надання судовим органам, під час вирішення питань прийому громадян на роботу, навчання, посвідчення їх трудових, житлових та інших прав у взаємовідносинах з установою, а також при формуванні особових справ працівників установа може виготовляти копії документів, виданих іншими установами (копії дипломів, свідоцтв про одержання освіти тощо). Відмітка «Копія» проставляється на лицьовій стороні у правому верхньому кутку першого аркуша документа.
Засвідчення документа керівником підприємствам, установи, організації має відбуватися відповідно до вимог Національного стандарту «Вимоги до оформлення документів» ДСТУ 4163-2003. Так, завіряти документи слід із зазначенням назви посади, особистого підпису особи, яка засвідчує копію, її ініціалів та прізвища, з відміткою «Згідно з оригіналом», завіреним печаткою, дати засвідчення копії.
Укргосреестр також вказав, що законодавство не містить вимог у разі, коли фізособою здійснюється завірення копії документа, його що стосується, а тому, виходячи із загальних положень щодо посвідчення копій документів, на таких копіях проставляється особистий підпис особи, яка засвідчує копію, його ініціали та прізвище, з відміткою «Згідно оригіналом», дата засвідчення копії.
Таким чином, Укргосреестр роз’яснив, що для цілей проведення держреєстрації прав до копій документів, завіреним в установленому порядку, слід відносити копії документів, завірених як нотаріусом або посадовою особою органу місцевого самоврядування, так і уповноваженою особою органу держвлади, підприємства, установи, організації (для юросіб) або фізособою (для фізосіб), подаючими такий документ.
