Якщо виникає потреба, то певні завдання та обов’язки, які мав би виконувати окремий працівник, можуть бути розподілені між різними виконавцями або коло завдань та обов’язків деяких працівників може бути розширене з дорученням їм робіт, передбачених для різних груп посад, рівних за складністю, виконання яких не потребує іншої спеціальності, кваліфікації.
Згідно із Законом України від 24 грудня 1993 року № 3814-XII «Про Національний архівний фонд та архівні установи», номенклатура справ — це обов’язковий для кожної юридичної особи систематизований перелік заголовків справ, що формуються в її діловодстві, із зазначенням строків зберігання справ.
Архів підприємства — це структурний підрозділ, де організовується і забезпечується приймання, нагромаджування архівних документів, їх облік, зберігання та користування ними.
Підприємство самостійно визначає структурний підрозділ, що займатиметься розробленням номенклатури справ, її оновленням і внесенням до цього документа змін (за потреби). Зазвичай цим підрозділом є служба (відділ) діловодства.
Якщо служба діловодства (відділ, посада) на підприємстві відсутня, то номенклатурою справ займається особа, яка призначається керівником підприємства шляхом видання наказу. Тобто доручити займатися розробленням номенклатури справ можна як інспектору з кадрів, так і юрисконсульту. Для цього потрібно внести відповідні зміни до посадової інструкції працівника.
ПАМ’ЯТКА про номенклатуру справ та основні етапи її розроблення
Більше пам’яток з розроблення документів: 0 (800) 219-977
Разове завдання
Якщо покладення на працівника обов’язку з розроблення проєкту номенклатури справ має разовий характер, то вносити зміни до його посадової інструкції нема потреби. У такому разі зазначений обов’язок може бути покладений відповідним дорученням, вказівкою по роботі, наказом (розпорядженням) з адміністративно-господарських питань тощо (додаток 1).
Покладення обов’язків на постійній основі
У разі перерозподілу обов’язків між працівниками у зв’язку зі скороченням чисельності, раціональним розподілом праці видають наказ про внесення змін, доповнень до посадової інструкції працівника.
Щоб умотивувати працівника погодитися на додаткову роботу, яка не передбачена його посадовою інструкцією (трудовим договором), керівник підприємства може встановити доплату (надбавку) до посадового окладу на час розробки ним проєкту номенклатури справ. Вид надбавки можна визначити, як, наприклад, «за виконання особливо важливої роботи» або «збільшення обсягу робіт» (додаток 2).
Зверніть увагу! Накази, якими затверджують і вводять в дію посадові інструкції (зміни до них), що, своєю чергою, стосується розподілу функцій і повноважень працівників, належать до наказів з основної діяльності.
Зразки документів • Посадові інструкції • Робочі інструкції
Для довідок: 0 (800) 219-977
Варто взяти до уваги, що оскільки архів — це окремий структурний підрозділ, його створення має відповідати усім вимогам до створення структурного підрозділу на підприємстві. Не забудьте приділити належну увагу розробленню відповідного положення про цей відділ (положення про структурний підрозділ).
Оскільки роботу в архіві не можна вважати разовою, то доведеться розробити вимоги до роботи працівника (працівників) архіву і внести відповідні корективи у посадові інструкції працівників.
Якщо це підприємству не зовсім зручно, варто розглянути варіант зовнішнього обслуговування архіву (наприклад, аутсорсинг, співпрацю з приватною архівною установою).
Письмові і телефонні КОНСУЛЬТАЦІЇ та інші кадрові послуги експертів журналу «КАДРОВИК.UA»
Читайте також
- Процедура знищення електронних документів
- Кейс для кадровика. Строки зберігання наказів з кадрових питань
- Складання номенклатури справ
- Строки розроблення номенклатури справ
- Номенклатура справ у системі електронного документообігу
- Діловодство та архівне зберігання документів: ТОП-10 новацій
Джерело: журнал «ДІЛОВОДСТВО»
Електронна версія журналу «Діловодство»
- документаційні процеси
- ведення журналів реєстрації
- зразки документів
- складання й оформлення службових документів
- особливості роботи архіву на підприємстві
- функціонування системи електронного документообігу
- прості форми подання інформації (таблиці, схеми, алгоритми тощо)
- юридичні консультації щодо документування господарських процесів
