У СТАТТІ:
- Правила реєстрації документів
- Види реєстраційних форм та вимоги до їх заповнення
- Порядок заповнення реєстраційно-моніторингової картки
- Загальні вимоги до індексації документів
- Особливості оформлення цифрового та літерно-цифрового індексів
У попередній лекції ми розглянули порядок приймання, опрацювання, попереднього розгляду й розподілу вхідних документів у службі діловодства. У цій статті ознайомимося з правилами реєстрації та індексації паперових й електронних документів.
Службовий документ, отриманий юридичною особою або створений нею, зокрема і для внутрішнього користування, вважається внесеним до документаційного фонду юридичної особи з моменту його реєстрації.
Реєстрація документів здійснюється для забезпечення їхнього обліку, контролю за виконанням, а також оперативного використання наявної в документах інформації.
ПРАВИЛА РЕЄСТРАЦІЇ ДОКУМЕНТІВ
Під час реєстрації службових документів слід дотримуватися певних правил.
ПЕРШЕ ПРАВИЛО. Реєстрації підлягають усі документи, що потребують обліку, виконання та подальшого користування ними у виробничих, наукових і довідкових цілях, незалежно від способу їхнього створення та надходження до юридичної особи.
ДРУГЕ ПРАВИЛО. Реєстрація документів здійснюється за трьома документопотоками (перший потік — вхідні документи, другий — вихідні документи, третій — внутрішні). До того ж у кожному документопотоці можуть виокремлюватися певні групи документів, для реєстрації яких ведуться окремі реєстраційні форми. Так, наприклад, вхідні документи реєструють за такими окремими групами залежно від авторів і змісту документів:
- акти вищих органів державної влади, запити, звернення народних депутатів України, а також кореспонденція центральних і місцевих органів державної влади, органів місцевого самоврядування;
- розпорядчі документи й кореспонденція юридичної особи вищого рівня, до сфери управління якої належить юридична особа, якій надходять відповідні документи;
- службове листування зі сторонніми юридичними особами одного рівня з різних питань діяльності юридичної особи;
- звернення громадян;
- запити на інформацію;
- факсограми (паперові копії документів, передані з використанням засобів факсимільного зв’язку);
- документи, що передаються електронною поштою у сканованій формі без електронного цифрового підпису (із зазначенням у реєстраційних формах електронної адреси відправника й адресата).
Серед внутрішньої документації для реєстрації виділяють в окремі групи передусім такі документи:
- рішення колегіальних органів (за наявності);
- накази (розпорядження) з основних питань діяльності юридичної особи;
- накази (розпорядження) з адміністративно-господарських питань;
- накази (розпорядження) з кадрових питань (відповідно до їх видів і строків зберігання);
- акти ревізій фінансово-господарської діяльності;
- бухгалтерські та звітно-статистичні документи;
- заявки на матеріально-технічне постачання.
ТРЕТЄ ПРАВИЛО. Усі документи слід реєструвати в юридичній особі лише один раз:
- вхідні — у день їх надходження або не пізніше початку наступного робочого дня, якщо документ надійшов у неробочий час;
- вихідні — у день їх відправлення;
- внутрішні — у день підписання або затвердження (залежно від виду документа).
Зверніть увагу!Під час передавання зареєстрованого документа з одного структурного підрозділу юридичної особи до іншого новий реєстраційний індекс документові не надається.
ЧЕТВЕРТЕ ПРАВИЛО. Реєстрація може здійснюватися централізовано або децентралізовано.
У разі запровадження централізованої форми організації діловодства всі документи, окрім тих, що взагалі не підлягають реєстрації або реєструються у відповідних профільних структурних підрозділах юридичної особи (див. Додаток 3 до Лекції 8 у «Діловодство» № 9–10, 2022), реєструються у службі діловодства (канцелярії, відділі діловодства, загальному відділі, секретаріаті керівника юридичної особи тощо).
Усі інші документи за напрямами діяльності структурних підрозділів юридичної особи можна реєструвати у відповідних структурних підрозділах, які є авторами або виконавцями цих документів.
Місце реєстрації окремих груп документів (наказів (розпоряджень) з кадрових питань, договорів, планово-звітної документації тощо) визначається в інструкції з діловодства юридичної особи.
Придбати доступ чи передплатити журнал «Діловодство»:
(063) 590-9754 (Viber)
(095) 245-1755 (Viber)
Також заявки приймаємо на пошту podpiska@mediapro.com.ua
Придбати курс «Організація загального діловодства»
