Закриття справи за роками чи поки не буде підшито 250 аркушів?
Упродовж року в установі діловодною службою (централізовано) або по структурних підрозділах (децентралізовано) здійснюється формування справ, тобто виконані документи групуються у папки чи теки відповідно до номенклатури справ. Справа вважається заведеною після включення до неї хоча б одного документа.
Наприкінці діловодного року або на початку наступного року здійснюється оформлення цих справ. Тут слід пам’ятати, що оформлення справ може бути: повне або часткове (спрощене).
Звертаємо увагу, що документи зазвичай групуються за один діловодний рік. Підшиватися будуть лише справи з постійним і тривалим строком зберігання, залежно від кількості аркушів, яка була заведена за рік.
Письмові і телефонні КОНСУЛЬТАЦІЇ та інші кадрові послуги експертів журналу «КАДРОВИК.UA»
Під час оформлення справ не потрібно орієнтуватися виключно на кількість аркушів, адже цінність справи визначається передусім походженням та змістом.
Однак є справи, які становлять виняток, і формуються за декілька років: це перехідні справи, судові та особові справи, історії хвороб тощо. Наприклад, особова справа працівника формується упродовж усього періоду його роботи в установі (поповнюється з року в рік), а в разі звільнення оформлюється остаточно та підшивається.
Навчання для кадровиків — семінари, курси, тренінги, вебінари
Індивідуальні курси кадровиків з нуля: 0 (800) 21 99 77
Іноді особові справи звільнених формуються не як окрема одиниця (на конкретного працівника), а в одну справу згруповано по кілька працівників. У такому разі, залежно від кількості аркушів, документи справи можуть бути вміщені в один том, а можуть формуватися у кілька томів (це залежить від кількості працівників та їх трудового періоду). За таких обставин кожен із томів не може перевищувати 250 аркушів, але може бути й менше…
Повна версія статті Тетяни Гаращук — у журналі «ДІЛОВОДСТВО» №1-2026.
Якщо ви ще не маєте повноцінного доступу до електронної версії журналу «Діловодство», скористайтесь можливістю отримати демодоступ та переконайтеся в зручності і практичній користі видання для вашої роботи.
У журналі представлено корисні матеріали з організації документообігу, поради щодо ведення кадрової документації та роз’яснення експертів із найактуальніших питань.
Джерело: ДІЛОВОДСТВО
