Передусім спробуємо розібратися з термінологією. Тож звернемося до пункту 2 глави 1 розділу I Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Міністерства юстиції України від 18 червня 2015 року № 1000/5, де розкрито зміст таких двох термінів:
Архів установи — структурний підрозділ (відповідальна за ведення архіву особа установи), що організовує і забезпечує приймання, нагромаджування архівних документів, їх облік, зберігання та користування ними.
Письмові і телефонні КОНСУЛЬТАЦІЇ та інші кадрові послуги експертів журналу «КАДРОВИК.UA»
Державні архівні установи — центральні, галузеві державні архіви, Державний архів в Автономній Республіці Крим, державні архіви областей, міст Києва і Севастополя, архівні відділи районних, районних у містах Києві і Севастополі державних адміністрацій.
Закон України від 24 грудня 1993 року № 3814-XII «Про Національний архівний фонд та архівні установи» (далі — Закон № 3814), зокрема його статті 1 та 29, також розкривають зміст таких двох термінів:
Державна архівна установа — архівна установа, що здійснює свою діяльність за рахунок коштів Державного бюджету України, а також Галузевий державний архів Національного банку України, який здійснює свою діяльність за рахунок коштів, передбачених кошторисом адміністративних витрат Національного банку України.
Трудовий архів — архівна установа сільської, селищної, міської ради, ради об’єднаної територіальної громади створюється для централізованого тимчасового зберігання архівних документів, нагромаджених у процесі документування службових, трудових та інших правовідносин юридичних осіб і фізичних осіб — підприємців та інших архівних документів, що не належать до Національного архівного фонду.
Отже, архівні документи можуть передаватися як до архіву установи, так і до державних чи трудових архівів. Це залежить від значущості самої установи та від категорії документів, які передаються.
Навчання для кадровиків — семінари, курси, тренінги, вебінари
Індивідуальні курси кадровиків з нуля: 0 (800) 21 99 77
Три категорії документів, що створюються в установі
Упродовж діяльності установи можуть створюватися та відкладатися документи трьох категорій:
- Документи з постійним строком зберігання
Це документи Національного архівного фонду (далі — НАФ), які є складовою частиною вітчизняної і світової культурної спадщини і перебувають під охороною держави та призначені для задоволення інформаційних потреб суспільства.
Отже, якщо в установі створюються документи НАФ, то через певний час вони передаються на зберігання до державного архіву або архівного відділу РДА (міської ради), де перебуває установа на обліку.
Як дізнатися, чи створюються в установі документи НАФ? Для цього варто:
- скласти номенклатуру справ та подати її на розгляд експертно-перевірної комісії державного архіву або експертної комісії архівного відділу РДА (міської ради);
- разом із номенклатурою справ — подати копії організаційно-правових документів, що підтверджують статус установи та відображають усі напрями її діяльності.
За рішенням цих комісій установа може бути віднесеною до списку № 1 (визнана такою, яка створює документи НАФ та передає їх на зберігання) або ж до списку № 3 (визнана такою, що не створює документів НАФ і, відповідно, їх не передає на зберігання)…
Докладніше — в журналі «ДІЛОВОДСТВО» № 6-2025 у статті Тетяни Гаращук «Які документи підлягають передаванню на зберігання до архівних установ?»
Якщо ви ще не маєте повноцінного доступу до електронної версії журналу «Діловодство», скористайтесь можливістю отримати демодоступ та переконайтеся в зручності і практичній користі видання для вашої роботи.
У журналі представлено корисні матеріали з організації документообігу, поради щодо ведення кадрової документації та роз’яснення експертів із найактуальніших питань.
Джерело: ДІЛОВОДСТВО
