У процесі своєї діяльності кадровикам доводиться працювати з найрізноманітнішими документами, в т. ч. і з різними «записками»: пояснювальними, доповідними службовими. Чим же конкретно вони відрізняються одна від одної та як правильно їх складати й оформлювати?
Якщо звернутися до Кодексу законів про працю України (далі — КЗпП), то там ми не знайдемо згадування про такий вид документу документа, як «записка», на відміну від, наприклад, наказу, розпорядження чи протоколу. І в цьому нема нічого дивного, адже КЗпП призначений не для вирішення питань кадрового діловодства, а для загального регулювання трудових відносин усіх працівників.
Доповідні записки та пояснювальні записки належать до інформаційно-аналітичного виду організаційно-розпорядчої документації, що містить інформацію, на підставі якої ухвалюються певні управлінські рішення.
Що стосується питань діловодства та документообігу, зокрема кадрового, то вони регулюються спеціальними нормативно-правовими або нормативно-технічними актами (далі — НПА), основними серед яких є:
- постанова Кабінету Міністрів України від 17 січня 2018 року № 55 «Деякі питання документування управлінської діяльності» (далі — Постанова № 55);
- ДСТУ 4163:2020 «Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлювання документів» (далі— ДСТУ 4163:2020);
- Правила організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджені наказом Міністерства юстиції України від 18 червня 2015 року № 1000/5;
- Перелік типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів, затверджений наказом Міністерства юстиції України від 12 квітня 2012 року № 578/5 (далі— Наказ № 578/5).
Натомість є деякі «натяки» на окремі види записок і в КЗпП. Наприклад, у статті 149 КЗпП зазначено, що до застосування дисциплінарного стягнення роботодавець повинен зажадати від порушника трудової дисципліни письмові пояснення, які на практиці й оформлюються саме таким документом, як «пояснювальна записка». При цьому не слід забувати, що тут йдеться не про обов’язок порушника написати зазначену записку, а лише про право роботодавця зажадати її.
ДЕЯКІ ВИМОГИ ДО НАПИСАННЯ ДОПОВІДНИХ ТА ПОЯСНЮВАЛЬНИХ ЗАПИСОК
- Доповідні записки, пояснювальні записки належать до інформаційно-аналітичних документів, які створюються в результаті діяльності державних органів, органів місцевого самоврядування, установ, підприємств, організацій та інших юридичних осіб незалежно від їхнього функціонально-цільового призначення, рівня і масштабу діяльності та форми власності і мають відповідати ДСТУ 4163:2020
- Не на бланках оформлюються деякі внутрішні документи, такі як доповідні та пояснювальні записки
- Назва виду документа (доповідна записка, пояснювальна записка) має відповідати назві, зафіксованій у переліку уніфікованих форм документів, запроваджених у юридичній особі. Такий перелік має містити назви уніфікованих форм документів згідно з ДКУД та назви інших документів, що відповідають організаційно-правовому статусу юридичної особи, закріпленому в положенні (статуті)
- Окремі внутрішні документи, в т. ч. пояснювальні та доповідні записки, авторами яких є посадові та інші фізичні особи, допустимо оформлювати рукописним способом
- У документах, складених посадовою особою і адресованих керівнику установи або структурного підрозділу (доповідна записка, пояснювальна записка, заява) застосовується форма викладу тексту від першої особи однини («пропоную», «вважаю», «прошу»)
- У внутрішніх службових документах, зокрема доповідних і пояснювальних записках, оформлених не на бланку, дату проставляють ліворуч від особистого підпису автора документа
Пояснювальні записки
Слід зазначити, що пояснювальні записки використовують не лише в разі порушення дисципліни. Загалом вони поділяються на 2 основні види.
Крім того, пояснювальні записки можна розподілити на зовнішні та внутрішні.
Зміст пояснювальних записок
Вимоги до змісту пояснювальної записки першого виду можуть різнитися залежно від сфери діяльності, в якій вона складається, виду документа, до якого вона додається, тощо.
Зміст пояснювальної записки другого виду також може значно різнитися залежно від різних обставин. Наприклад, від конкретного змісту пояснювальної записки порушника трудової дисципліни може часто залежати рішення роботодавця щодо відповідного дисциплінарного стягнення. Тому кадровик може порадити порушникові правильно скласти таку записку залежно від конкретної ситуації, якщо на його думку порушник є достатньо цінним працівником для підприємства і не заслуговує з певних причин на дуже суворе стягнення, або взагалі «вмовити» такого порушника написати пояснювальну записку, якщо він відмовляється це зробити.
Зокрема, можна пояснити порушнику, що в записці він зможе правильно розставити потрібні йому акценти в тому, що відбулося, і продемонструвати свою «лояльність» до роботодавця. Завдяки цьому провина порушника може виявитися й не такою вже серйозною, а дисциплінарне стягнення буде достатньо «м’яким» або взагалі не накладатиметься.
Складаючи таку записку, спочатку в її тексті бажано «сухою канцелярською мовою» перерахувати факти, які мають безпосереднє відношення до відповідної ситуації, а вже потім пояснити причини цієї ситуації.
Бажано висловлювати свої думки за можливості коротко та уникати будь-якої емоційності. Тобто наводити слід тільки факти, які безпосередньо стосуються справи, і уникати неправди і непідтверджених виправдань.
СИТУАЦІЯ 1
Пояснювальна записка
На підприємстві діють правила, що забороняють працівникам, які мають доступ до інтернету зі свого персонального комп’ютера, використовувати його для особистих потреб у робочий час, проте один із працівників порушив цей порядок і був пійманий на гарячому. У зазначеному випадку немає сенсу заперечувати свою провину, краще «покаятися» і пообіцяти такого більше не допускати.
Текст: «Я (П. І. Б.) визнаю, що періодично використовував доступ до інтернету зі свого комп’ютера в особистих цілях під час робочого часу, коли не був завантажений поточною роботою, а відтак порушив правила підприємства щодо порядку роботи в інтернеті. Зобов’язуюсь більше не робити цього і прошу не застосовувати до мене заходи дисциплінарного стягнення».
Доповідні записки
Доповідні записки багато в чому подібні до пояснювальних, вони також розподіляються на зовнішні та внутрішні, мають аналогічні або подібні реквізити (додаток 4), але натомість мають свої особливості. Тлумачення терміна міститься в наведених вище НПА.
Доповідна записка — це службовий документ, в якому інформують керівництво про ситуацію, що склалася, факти, які мали місце, виконання роботи тощо.
За потреби в доповідній записці подають висновки і пропозиції. Саме наявністю висновків і пропозицій доповідна записка в основному відрізняється від пояснювальної. Тому текст доповідної записки зазвичай поділяється на 2 змістові частини, щоб навіть найкоротша записка мала як мінімум два абзаци:
- у першій частині наводяться факти або описується ситуація;
- у другій — дається аналіз ситуації, робляться певні висновки, пропонуються варіанти вирішення проблеми.
Пояснювальні записки здебільшого (хоча і не завжди) складають і підписують «звичайні» працівники, а доповідні — керівники.
Доповідна записка може готуватися як за власною ініціативою автора, так і вказівкою керівництва. Залежно від характеру змісту і призначення доповідні записки можна умовно розподілити на 3 види.
СИТУАЦІЯ 2
Інформаційна доповідна записка
Один із працівників підприємства не з’явився на роботу з невідомих причин. У цьому випадку начальник відділу кадрів (або безпосередній керівник відсутнього працівника) може подати керівнику підприємства (або його заступнику) доповідну записку відповідного змісту.
Текст: «(дата, посада, П. І. Б. відсутнього працівника) був відсутній на роботі (як на своєму робочому місці, так і на підприємстві в цілому) протягом всього робочого дня з 9.00 до 18.00 год. Про наявність поважних причин, що пояснюють відсутність на роботі, ні напередодні, ні протягом робочого дня (П. І. Б. відсутнього працівника) жодними засобами зв’язку не повідомляв, на телефонні дзвінки не відповідав. У зв’язку із зазначеним, мною, а також начальником відділу (П. І. Б.) та юрисконсультом (П. І. Б.) складено відповідний акт № 1 (додається).
Відділом кадрів вживаються всі належні заходи щодо встановлення причин відсутності (П. І. Б.) на роботі, про що вам буду негайно додатково доповідати в разі надходження нової інформації».
СИТУАЦІЯ 3
Ініціативна доповідна записка
Працівник без поважних причин прогуляв роботу, за що отримав догану. Але перед цим він був дуже дисциплінованим і якісно виконувати всі свої посадові обов’язки.
Текст: «Інспектором з кадрів (П. І. Б., дата) було вчинено прогул без поважних причин, у зв’язку з чим наказом від (дата, номер) (П. І. Б.) було оголошено догану.
Протягом першого півріччя 2022 року (П. І. Б.) не допустив жодного порушення трудової дисципліни і проявив себе як дисциплінований працівник, який якісно і в строк виконує всі свої посадові обов’язки. Зокрема, у зазначений період він як висококваліфікований фахівець був залучений до розроблення і оформлення великого обсягу документації щодо підвищення кваліфікації великої групи працівників підприємства і проявив себе творчим та відповідальним працівником.
Виходячи з викладеного, прошу зняти дисциплінарне стягнення з (П. І. Б.) до закінчення одного року».
Зауважимо, що у практичній діяльності більшості підприємств внутрішні доповідні записки зустрічаються набагато частіше, ніж зовнішні. Замість зовнішніх доповідних записок у відносинах із вищими органами часто використовуються службові записки, які за своїм характером та змістом іноді мало чим відрізняються від зовнішніх доповідних записок.
Службові записки
У практиці деяких підприємств можна також зустріти і такий вид документа, як службова записка. Різні профільні фахівці іноді по різному оцінюють роль і місце такого документа в системі діловодства.
Одні фахівці вважають службові записки одним із різновидів доповідної записки, яка здебільшого використовується з тією ж метою, що й внутрішня доповідна записка і певною мірою навіть дублює її функції. Інші вважають, що існують очевидні відмінності службової записки від інших доповідних.
Є й такі фахівці, які розглядають службові записки фактично як «узагальнений» вид усіх записок, а доповідні та пояснювальні записки — як найпоширеніші види службових записок.
У Типовій інструкція з документування управлінської інформації в електронній формі та організації роботи з електронними документами в діловодстві, електронного міжвідомчого обміну, затвердженій Постановою № 55, зазначений такий окремий вид вихідного електронного документа як службова записка. Тому вважаємо, що службові записки слід виділяти в окремий вид записок. Використання ж службових записок може бути виправданим у тих випадках, про які згадують «інші профільні фахівці», тобто для здійснення комунікативних зв’язків на одному рівні управління або від вищого до нижчого рівня управління.
Зауважимо, що всі основні НПА у сфері діловодства взагалі не згадують такий вид документа, як «службова записка», на відміну від пояснювальних та доповідних записок.
Вимоги до службових записок:
- службові записки дозволяється складати без заголовка;
- службові записки реєструють структурні підрозділи установи;
У зв’язку із зазначеним не варто «захоплюватися» складанням саме службових записок, особливо на державних підприємствах. За можливості у відповідних випадках слід оформлювати доповідні або пояснювальні записки.
Також інколи вибір між службовою запискою і доповідною може залежати і від особливостей організації управління на конкретному підприємстві (його корпоративної культури), обсягу керівних повноважень, які делегує перший керівник підприємства своїм заступникам та керівникам структурних підрозділів, затверджених на підприємстві положень про окремі структурні підрозділи тощо.
Відомо, що на практиці є підприємства, керівники яких одноосібно намагаються вирішувати майже всі, навіть «дрібні», питання діяльності підприємства. Натомість на інших підприємствах їхні керівники зосереджуються на вирішенні тільки питань стратегічного характеру, а вирішення менш важливих питань оперативного характеру делегують керівникам нижчого рівня.
СИТУАЦІЯ 4
Службова та доповідна записки одночасно
- Начальник відділу кадрів може подати доповідну записку із своїми пропозиціями щодо підвищення заробітної плати окремим категоріям персоналу директору підприємства, а юрисконсульту підприємства службову записку з аналогічного питання.
- Начальник відділу підготовки кадрів може подати доповідну записку директору підприємства щодо необхідності (доцільності) виділення автотранспорту підприємства для доставки окремих працівників в інше місто для участі в практичному семінарі на підприємстві з «авторитарним» типом керівництва або службову записку аналогічного змісту лише начальнику відділу транспорту на підприємствах «ліберального» типу.
Для того щоб «легітимувати» можливість застосування службових записок на конкретному підприємстві, слід обов’язково передбачити цей вид документа в інструкції з діловодства на цьому підприємстві, яка має бути затверджена в установленому порядку керівником як локальний нормативний акт. Зокрема, в цій інструкції слід передбачити порядок оформлення службових записок, а також відповідні випадки застосування цього документа замість доповідних і пояснювальних записок, наприклад, у тих випадках, коли відповідна інформація (ініціатива) подається від одного керівника іншому приблизно такого самого рівня або більш низького.
Джерело: «КАДРОВИК.UA»
