Через військові дії багато підприємств змушені були переїхати у безпечніші регіони. При цьому є потреба зберегти якомога більше зв’язків із партнерами та клієнтами, не загубитися у вирі подій. Що потрібно робити в такій ситуації, аби залишити канали зв’язку, чи потрібно вносити зміни в установчі документи у зв’язку зі зміною юридичної адреси (місцезнаходження) підприємства та які особливості таких дій у період воєнного стану?
Насамперед варто нагадати, що чинне законодавство України чітко не визначає такого поняття як «юридична адреса». Водночас ст. 93 Цивільного кодексу України (ЦКУ) зазначає:
«Місцезнаходженням юридичної особи є фактичне місце ведення діяльності чи розташування офісу, з якого проводиться щоденне керування діяльністю юридичної особи (переважно знаходиться керівництво) та здійснення управління і обліку».
Отже, з цього можливо зробити висновок, що адреса підприємства визначається за місцем знаходження його органів управління. Це означає, що під місцезнаходженням юридичної особи і мається на увазі юридична адреса підприємства.
Відповідно до пункту 9 частини 2 статті 9 Закону України від 15 травня 2003 року № 755-IV «Про державну реєстрацію юридичних осіб, фізичних осіб — підприємців та громадських формувань» (далі — Закон № 755) інформація про місцезнаходження юридичної особи міститься в Єдиному державному реєстрі (ЄДР). Звідси випливає важливий нюанс, який впливатиме на подальші дії.
Отже, щоб підприємство в разі його переїзду за іншу адресу (навіть у межах одного і того ж населеного пункту) не «загубили» партнери, контрагенти, клієнти і контролюючі органи, необхідно провести певні процедури, передбачені законодавством.
Сьогодні, коли багато підприємств змушені залишати небезпечні регіони, це є важливим елементом для їх подальшої законної діяльності. Загалом вони переїжджають самостійно або за допомогою державної програми релокації. У будь-якому разі підприємство у своїй діяльності має дотримуватися вимог чинного законодавства, зокрема й у частині внесення необхідних змін до ЕДР.
Податкова адреса
Варто зазначити і про таке поняття, як «податкова адреса». Відповідно до п. 45.2 Податкового кодексу України:
«Податковою адресою юридичної особи (відокремленого підрозділу юридичної особи) є місцезнаходження такої юридичної особи, відомості про що містяться у Єдиному державному реєстрі юридичних осіб, фізичних осіб — підприємців та громадських формувань».
Податковою адресою підприємства, переданого у довірче управління, є місцезнаходження довірчого власника.
Отже, оскільки податкова адреса відповідає місцезнаходженню підприємства, то під час реєстрації зміни місцезнаходження в ЄДР зміниться й податкова адреса.
Хоча Закон № 755 не встановлює певних строків погодження відомостей про підприємство (зокрема і про місцезнаходження) у ЄДР з фактичними, однак чим швидше це відбудеться, тим менше проблем може виникнути у зв’язку з релокацією. Під час листування (поштового) з контрагентами та держорганами, останні будуть орієнтуватися саме на місцезнаходження підприємства, дані про яке вони отримуватимуть і з ЄДР зокрема.
ОСОБЛИВОСТІ ВОЄННОГО СТАНУ
Окремо варто наголосити, що з початком російської агресії 24 лютого 2022 року в Україні введено режим воєнного стану відповідно до Закону України «Про правовий режим воєнного стану» від 12 травня 2015 року № 389-VIII. Режим воєнного стану дещо скоригував певні питання порядку проведення державної реєстрації, які доцільно нагадати.
Зокрема, відповідно до постанови Кабінету Міністрів України «Деякі питання державної реєстрації та функціонування єдиних та державних реєстрів, держателем яких є Міністерство юстиції, в умовах воєнного стану», державна реєстрація (у тому числі змін до установчих документів), крім державної реєстрації, що відповідно до законодавства здійснюється в автоматичному режимі, проводиться виключно:
- державними реєстраторами юридичних осіб, фізичних осіб— підприємців;
- державними реєстраторами речових прав на нерухоме майно та їх обтяжень, що перебувають утрудових відносинах із суб’єктом державної реєстрації/суб’єктом державної реєстрації прав;
- посадовими особами Міністерства юстиції, його територіальних органів, включеними до затвердженого Міністерством юстиції переліку державних реєстраторів та посадових осіб, якими вумовах воєнного стану проводиться державна реєстрація.
В умовах воєнного стану, з огляду на необхідність забезпечення достовірності відомостей ЄДР Міністерством юстиції України, реалізовано можливість проведення найбільш нагальних реєстраційних дій, а саме державної реєстрації:
- створення благодійних організацій та громадських об’єднань і змін до відомостей про них, зокрема до статутів;
- створення товариств із обмеженою відповідальністю, створення фермерського господарства, зміни керівника юридичної особи, крім громадських формувань, зміни місцезнаходження юридичної особи;
- змін до установчих документів, якими передбачається виключно зміна місцезнаходження юридичної особи;
- зміни видів економічної діяльності юридичної особи;
- органів державної влади, органів місцевого самоврядування, казенних підприємств, державних підприємств, комунальних підприємств, комунальних організацій (установ, закладів), державних організацій (установ, закладів), а також акціонерних товариств, які є банками;
- фізичної особи підприємцем, припинення підприємницької діяльності фізичної особи — підприємця, зміни до відомостей про фізичну особу — підприємця.
Докладнішу інформацію можна отримати, звернувшись до відповідного суб’єкта надання адміністративних послуг. Водночас Міністерство юстиції України продовжує роботу над розширенням кола суб’єктів державної реєстрації та видів адміністративних послуг, що надаються на території України, де відсутні бойові дії.
ДОКУМЕНТИ, НЕОБХІДНІ ДЛЯ РЕЄСТРАЦІЇ ЗМІН
Відповідно до ч. 4 ст. 17 Закону № 755, для державної реєстрації змін до відомостей про юридичну особу, що містяться в ЄДР, зокрема змін до установчих документів юридичної особи, подаються такі документи:
- Заява про державну реєстрацію змін до відомостей про юридичну особу, що містяться в ЄДР. Форма заяви затверджена наказом Мін’юсту від 18 листопада 2016 року № 3268/5. Слід зазначити, що форма заяви є уніфікованою, тому, щоб перереєструвати місцезнаходження підприємства, слід заповнювати в ній тільки потрібні розділи/поля. Для цього в заголовковій частині слід зазначити відомості про підприємство, які містяться в ЄДР (ідентифікаційний код, назву, організаційно-правову форму), і зробити позначку про те, що змінюється місцезнаходження.
Далі у спеціальному полі, що відповідає за інформацію про місцезнаходження, необхідно зазначити всі відомості/реквізити нової адреси:
- поштовий індекс;
- область;
- район області;
- місто або смт/селище/село;
- район міста;
- площу або вулицю/проспект/провулок/інший тип елемента вулично-дорожньої мережі (зазначається разом з найменуванням);
- будинок;
- корпус;
- тип приміщення (квартира, кімната, кабінет чи офіс тощо);
- № (номер).
- Примірник оригіналу (нотаріально засвідчену копію) рішення про зміни, які вносяться до ЄДР. Наприклад, для товариства — протокол загальних зборів учасників товариства, на якому прийнято рішення про зміну місцезнаходження.
- Документ про сплату адміністративного збору за внесення змін до ЕДР. Відповідно до абз. 8 ч. 1 ст. 36 Закону № 755, за державну реєстрацію змін до відомостей про юридичну особу (крім громадських об’єднань і благодійних організацій), що містяться в ЄДР (крім унесення змін до інформації про здійснення зв’язку з юридичною особою) адміністративний збір справляють у розмірі 0,3 прожиткового мінімуму для працездатних осіб.
- Установчий документ юридичної особи в новій редакції (у разі внесення змін, що містяться в установчому документі).
ЗВЕРНІТЬ УВАГУ!
Задля уникнення в майбутньому зайвих рухів у разі чергових змінах місцезнаходження, зокрема прийняття рішень про внесення змін до установчого документа, викладом його в новій редакції, рекомендується взагалі прибрати з нього дані про місцезнаходження. Тим більше, що відповідно до ч. 1 ст. 88 ЦКУ, ч. 2 і 4 ст. 57 Господарського кодексу України, наявність відомостей про місцезнаходження юридичної особи в її установчих документах не є обов’язковою.
| Подання документів для внесення змін як у паперовій, так і в електронній формі | Зазначимо, що ч. 1 ст. 14 Закону № 755 дозволяє подання документів для внесення змін до ЕДР як у паперовій, так і в електронній формі. В електронному форматі документи подаються через портал електронних сервісів. Протягом 24 годин після отримання документів державний реєстратор повинен унести до ЄДР інформацію про зміну місцезнаходження юридичної особи і сформувати нову виписку, яка розміщується на порталі електронних сервісів (у паперовій формі вона може бути видана за бажанням підприємства). Підставою для зупинення розгляду документів, поданих для державної реєстрації може бути подання документів або відомостей, не в повному обсязі, а підставою для відмови у державній реєстрації змін — подання документів особою, яка не має на це відповідних повноважень. |
ВИМОГИ ДО ДОКУМЕНТІВ
Для державної реєстрації зміни відомостей про підприємство документи слід подавати згідно з вимогами, які встановлені ст. 15 Закону № 755. Зокрема документи повинні відповідати таким вимогам:
- документи мають бути викладені державною мовою;
- текст документів має бути написаний розбірливо (машинодруком або від руки друкованими літерами);
- документи не повинні містити підчищення або дописки, закреслені слова та інші виправлення, не обумовлені в них, орфографічні та арифметичні помилки, заповнюватися олівцем, а також містити пошкодження, які не дають змоги однозначно тлумачити їх зміст;
- документи в електронній формі мають бути оформлені згідно з вимогами, визначеними законодавством;
- заяву про державну реєстрацію підписує заявник. У разі подання заяви про державну реєстрацію поштовим відправленням справжність підпису заявника повинна бути нотаріально засвідчена;
- рішення уповноваженого органу управління юридичної особи має бути оформлене з дотриманням вимог, установлених законом, та відповідати законодавству. Рішення уповноваженого органу управління юридичної особи, що подається для державної реєстрації змін до відомостей про юридичну особу, що містяться в ЄДР, викладається у письмовій формі, прошивається, пронумеровується та підписується засновниками (учасниками), уповноваженими ними особами або головою та секретарем загальних зборів (у разі прийняття такого рішення загальними зборами). Справжність підписів на такому рішенні нотаріально засвідчується з обов’язковим використанням спеціальних бланків нотаріальних документів, крім рішень, створених на порталі електронних сервісів або з використанням Єдиного державного вебпорталу електронних послуг та підписаних з використанням кваліфікованого електронного підпису, а також інших випадків, передбачених законом.
ПОВІДОМЛЕННЯ ПАРТНЕРІВ І КОНТРАГЕНТІВ
Хоча, за замовчуванням, передбачається, що інформацію про підприємство зараз можна отримати і з офіційних джерел, наприклад через державні та інші сервіси, все-таки, з огляду на правила ділового етикету, про зміну місцезнаходження (юридичної адреси) рекомендується повідомляти своїх ділових партерів особисто. Наприклад, шляхом електронної розсилки чи поштового відправлення. Це не забере багато часу, однак продемонструє, що ви дуже цінуєте ваші ділові відносини.
Такі види листів належать до інформаційних, їх рекомендується оформлювати на бланку підприємства (додаток).
ВІД РЕДАКЦІЇ
Вас може зацікавити стаття «Інформаційний лист: правила та особливості складання» («Діловодство» № 1-2, 2022).
- Про види інформаційних листів
- Оформлення інформаційного листа
- Кому після словоформи «З повагою» не ставимо
Автор: Олександр Козка, юрист
Джерело: журнал «Діловодство»
