Відповідно до пункту 2.5 Інструкції про порядок ведення трудових книжок працівників, затвердженої наказом Міністерства праці України, Міністерства юстиції України, Міністерства соціального захисту населення України від 29 липня 1993 року № 58 (далі — Інструкція № 58), з кожним записом, що заноситься до трудової книжки на підставі наказу (розпорядження) про призначення на роботу, переведення і звільнення власник або уповноважений ним орган зобов’язаний ознайомити працівника під розписку в особистій картці (типова відомча форма № П-2, затверджена наказом Міністерства статистики України від 27 жовтня 1995 року № 277 (далі — Наказ № 277), в якій має повторюватися відповідний запис з трудової книжки (вкладиша).
Міністерства і відомства за згодою з відповідними галузевими профспілками можуть, як виняток, дозволити підприємствам, що працюють в умовах територіальної роз’єднаності (підпорядковані структурні підрозділи розташовані на великій відстані), проводити ознайомлення з записами, що внесені до трудової книжки, в заочному порядку шляхом направлення власникам книжок відповідних повідомлень з наступною відміткою про це в особистій картці.
Навчання для кадровиків — семінари, курси, тренінги, вебінари
Індивідуальні курси кадровиків з нуля: 0 (800) 219-977
Водночас Наказ № 277, на який міститься посилання в пункті 2.5 Інструкції № 58, втратив чинність в частині затвердження типової форми первинного обліку № П-2 «Особова картка» на підставі наказу Державного комітету статистики від 5 грудня 2008 року № 489.
На сьогодні типова форма № П-2 затверджена наказом Державного комітету статистики України та Міністерства оборони України від 25 грудня 2009 року № 495/656 «Про затвердження типової форми первинного обліку № П-2 «Особова картка працівника» (далі — Наказ № 495/656).
Як зазначено у преамбулі Наказу № 495/656, він розроблений з метою подальшого вдосконалення державних статистичних спостережень підприємств. Також слід зазначити, що Наказ № 495/656 не зареєстрований у Міністерстві юстиції України.
Наказ № 495/656 не встановлює прямий обов’язок вести особові картки за новою формою.
Про ведення персонального обліку призовників і військовозобов’язаних на підприємствах, в установах та організаціях згідно з типовою формою первинного обліку № П-2 зазначено пунктом 38 Порядку організації та ведення військового обліку призовників і військовозобов’язаних, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 7 грудня 2016 року № 921.
Водночас у зв’язку із затвердженням нового Порядку організації та ведення військового обліку від 30 грудня 2022 року № 1487 зазначений вище наказ втратив чинність, а в новому документі відсутні вимоги щодо застосування картки № П-2.
Читайте також: Підпис працівника на розпорядчих документах з кадрових питань
Державний комітет статистики України у своєму листі від 26 лютого 2010 року № 17/1-25/Н-24/10/37 зауважив, що спільним Наказом № 495/656 розмежовано функції щодо питань, які пов’язані з веденням типової форми № П-2. Зокрема, відповідно до пункту 4 Наказу № 495/656, загальне керівництво роботою, пов’язаною з організацією та веденням військового обліку призовників і військовозобов’язаних згідно з типовою формою № П-2 та контроль за станом цієї роботи в органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах та організаціях незалежно від підпорядкування і форм власності, покладено на Генеральний штаб Збройних Сил України.
З огляду на зазначене вважаємо, що з урахуванням змін в законодавстві про працю, а також беручи до уваги те, що форма № П-2, затверджена Наказом № 277, на яку безпосередньо посилається пункт 2.5 Інструкції № 58, втратила чинність, роботодавець має право визначитися щодо організації кадрового обліку з використанням форми № П-2.
Також інформуємо, що відповідно до статті 7 Закону України від 15 березня 2022 року № 2136-IX «Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану» у період дії воєнного стану порядок організації діловодства з питань трудових відносин, оформлення і ведення трудових книжок та архівного зберігання відповідних документів у районах активних бойових дій визначається роботодавцем самостійно, за умови забезпечення ведення достовірного обліку виконуваної працівником роботи та обліку витрат на оплату праці.
У період дії воєнного стану сторони трудового договору можуть домовитися про альтернативні способи створення, пересилання і зберігання наказів (розпоряджень) роботодавця, повідомлень та інших документів з питань трудових відносин та про будь-який інший доступний спосіб електронної комунікації, який обрано за згодою між роботодавцем та працівником.
Лист від 25 вересня 2024 року № 4701-05/70518-09
Джерело: Міністерство економіки України
