У період воєнного стану цифровізація трудових процесів стала не просто зручністю, а необхідністю. Держпраці нагадує: працівники та роботодавці можуть повністю переходити на електронний формат документообігу — від наказів до повідомлень — за умови дотримання вимог законодавства.
Тепер ознайомлення працівників з наказами, повідомленнями, змінами в трудових відносинах або іншими офіційними документами можна здійснювати через електронні комунікаційні мережі, якщо це передбачено трудовим договором. Для підтвердження автентичності сторони використовують удосконалений або кваліфікований електронний підпис. Це дозволяє повністю замінити паперові документи на електронні — без втрати юридичної сили.
Навчання для кадровиків — семінари, курси, тренінги, вебінари
Індивідуальні курси кадровиків з нуля: 0 (800) 21 99 77
Закон України від 15 березня 2022 року № 2136-IX «Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану» надає сторонам право домовитися про будь-які доступні способи обміну документами. Це може бути електронна пошта, месенджери або корпоративні сервіси, визначені за згодою сторін. Головне — забезпечити безперервний зв’язок та оперативне інформування.
Обов’язок підтримувати актуальні контакти лежить на обох сторонах. І працівник, і роботодавець мають упродовж 10 днів повідомляти одне одного про зміну місця проживання, електронної адреси чи номера телефону. Якщо хтось цього не зробив — вважається, що повідомлення, надіслане за останніми відомими контактами, отримане належним чином.
У разі відсутності поштового або електронного зв’язку допускається навіть повідомлення через SMS або дзвінок на офіційний номер. Такий гнучкий підхід забезпечує безперервність комунікації навіть у складних умовах війни.
Електронний документообіг у трудових відносинах — це не тимчасова міра, а крок до сучасної, безпаперової взаємодії між працівником і роботодавцем, яка вже сьогодні має повну юридичну силу.
Джерело: лист Держпраці від 23.10.2025 №1754/2.3/2.1-ЗВ-25а
