Секретар чи офіс-менеджер — це працівник, що третину робочого дня проводить у спілкуванні: телефонні розмови, прийом відвідувачів, інформування колег, звітування перед керівником, надсилання листів, пошук інформації тощо. Усе це передбачає, що такий працівник має бути стриманим й уміти гарно висловлюватися. Але цього замало. Найбільше керівники цінують, коли працівники надають готові рішення, а не приходять з проблемами, позбавляють їх непотрібної інформації та коли вони будь-якою ціною досягають бажаних результатів.
Секретар вважається справжнім професіоналом, якщо він, крім іншого, уміє:
- знаходити інформацію;
- домовлятися;
- уникати конфліктів.
Пошук інформації передбачає не лише уміння працювати з документами; організація поїздок керівника і працівників компанії (бронювання квитків, номерів у готелях), підготовка «досьє» на важливих потенційних клієнтів чи партнерів, виконання інших службових та особистих доручень керівника, що пов’язані з пошуком інформації, дає змогу розвантажити шефа і надати йому всі важливі й необхідні дані. Зберігайте корисні посилання на сайти й інтернет-сторінки, переглядайте час від часу список контактів і підтримуйте зв’язок з тими, що можуть стати у пригоді.
Уміння домовлятися сміливо можна назвати і комунікативним талантом, і корисною навичкою. Адже секретареві часто доводиться шукати вигідні цінові пропозиції та умови, зокрема:
- для проведення різних заходів і святкувань (приміщення, кейтерінг);
- щодо подарунків працівникам компанії з нагоди свят;
- для обслуговування оргтехніки;
- для проведення планового прибирання офісу клінінговими компаніями тощо.
З представниками різноманітних компаній потрібно домовитися про умови надання послуг чи доставку товарів, умови оплати, строки, оформлення відповідних договорів, актів, накладних. Все це базується не лише на досвіді роботи, а й на вмінні працювати з людьми, адже всюди особливу роль відіграє саме людський фактор.
Якщо у більшості з перерахованого вище ви упізнали себе – вітаємо! Тоді ви теж володієте таким талантом. Тож будьте певні – для керівництва і колективу ви – просто знахідка
