До завершення перехідного періоду впровадження електронних трудових книжок залишився лише місяць. Уже з 10 червня 2026 року електронний реєстр Пенсійного фонду стане основним джерелом даних про трудову діяльність працівників. Це означає, що повнота та коректність внесеної інформації безпосередньо впливатимуть на страховий стаж, пенсійні права та підтвердження професійного досвіду.
Перехід до електронного обліку тривав п’ять років — із червня 2021-го. За цей час роботодавці мали передати до Реєстру застрахованих осіб усі дані з паперових трудових книжок. Після завершення оцифрування електронна трудова книжка набуває пріоритету, а паперовий документ може бути повернений працівнику на зберігання.
На фінальному етапі ключовим завданням для роботодавців є перевірка повноти та достовірності кадрових записів. Необхідно переконатися, що до Реєстру внесені всі періоди трудової діяльності, особливо за роки до 2004-го, які мають вирішальне значення для обчислення стажу. У разі відсутності інформації її потрібно подати через електронні сервіси Пенсійного фонду з використанням кваліфікованого електронного підпису.
Зразки документів • Посадові інструкції • Робочі інструкції
Для довідок: 0 (800) 21 99 77
Важливо, що після цифровізації порядок оформлення кадрових подій не змінюється: усі рішення, як і раніше, ґрунтуються на наказах роботодавця. Водночас у Реєстрі вони відображаються через подання відповідних даних. Це стосується прийняття на роботу, переведення, зміни умов праці та інших кадрових змін.
Окремі категорії записів мають свої особливості. Наприклад, інформація про переведення працівника фіксується на підставі наказу і передається до Реєстру як кадрова подія. Дані про присвоєння рангу чи категорії також можуть бути відображені, якщо вони впливають на трудові відносини. Водночас відомості про нагородження та заохочення не завжди безпосередньо потрапляють до електронного реєстру, а враховуються лише в межах поданої роботодавцем інформації.
Працівникам, своєю чергою, рекомендується самостійно перевірити свої дані в особистому кабінеті на порталі Пенсійного фонду. Якщо певні записи відсутні, їх можна додати шляхом подання скан-копій документів або звернення до роботодавця.
Таким чином, завершення переходу до електронних трудових книжок означає фактичний перехід на нову модель обліку трудової діяльності. У цих умовах своєчасне внесення та перевірка даних стає ключовою гарантією майбутніх соціальних прав працівників.
Джерело: Інспекція з питань праці та зайнятості населення Дніпровської міської ради
