Оформлення відпусток: огляд поширених недоліків і помилок


Законодавство про відпустки не так часто зазнає змін, але в літню пору виникає безліч запитань. Про що найбільше запитують і яких помилок припускаються кадровики?

Як правильно затверджувати графік відпусток: наказом чи керівник може затвердити своїм підписом і печаткою?

Обидва способи прийнятні, підприємство повинне самостійно прийняти рішення, як це робити. Так можна в інструкції з діловодства визначити, як затверджувати графік відпусток або вказати у Правилах внутрішнього трудового розпорядку, до якої дати й яким чином затверджувати.

Варіант 1. Якщо графік відпусток затверджуємо наказом, то це має бути наказ з адміністративно-господарської діяльності. Відповідно всі зміни до графіку відпусток вносяться також наказами.

Варіант 2. Графік відпусток затверджується як окремий документ затверджувальною візою керівника і печаткою (за наявності). Однак це документ управлінської документації, тому у нього має бути номер, дата і всі необхідні реквізити. Відповідно зміни будуть вноситися за такою ж самою формою і в такому самому порядку, як затверджувався графік (у змін теж має бути дата та номер).

Поширені помилки: не завжди вносяться зміни до графіка відпусток або ж зміни не погоджуються з профспілкою та працівником, не узгоджується з працівником конкретна дата початку відпустки, працівника не повідомляють про початок відпустки. Скільки буде порушень не важко порахувати й жодне з них неможливо усунути. Тож штраф гарантований, якщо завітає інспектор праці.

Працівнику надана щорічна основна відпустка двома частинами по 12 календарних днів.

Це порушення частини першої статті 12 Закону України «Про відпустки» від 15 листопада 1996 року № 504/96-ВР (далі — Закон № 504). Щорічна відпустка на прохання працівника може бути поділена на частини будь-якої тривалості за умови, що основна безперервна її частина становитиме не менше 14 календарних днів.

Проте у разі коли працівнику була надана щорічна відпустка тривалістю 24 календарних днів, а він захворів і відгуляв лише 12 календарних днів, а решту переніс на інший період, порушення не буде.

Умова щодо тривалості безперервної частини відпустки — 14 календарних днів має виконуватися саме під час надання відпустки чи її частини.

Працівниці надали у 2020 році частину щорічної основної відпустки (14 календарних днів), та дитячу (10 календарних днів), за решту 10 календарних днів щорічної відпустки виплатили компенсацію

У цій ситуації маємо порушення норми частини четвертої статті 24 Закону № 504. Вона звучить так: «За бажанням працівника частина щорічної відпустки замінюється грошовою компенсацією. При цьому тривалість наданої працівникові щорічної та додаткових відпусток не повинна бути менше ніж 24 календарних дні».

Ця стаття стосується щорічних відпусток, тому немає жодних підстав застосовувати її до відпусток на дітей, що надаються відповідно до статті 19 цього Закону. Такої позиції дотримуються Мінсоцполітики та Держпраці.

Керівник відкликав працівника з щорічної відпустки (дитячої відпустки) у зв’язку з виробничою потребою без будь-яких обґрунтувань такої необхідності.

Відкликання з щорічної відпустки допускається за згодою працівника лише для відвернення стихійного лиха, виробничої аварії або негайного усунення їх наслідків, для відвернення нещасних випадків, простою, загибелі або псування майна підприємства з додержанням вимог частини першої цієї статті та в інших випадках, передбачених законодавством.

У разі, якщо не мала місця жодна з наведених обставин, керівник не мав права відкликати працівника з щорічної відпустки. Також він не має права відкликати працівника з додаткової відпустки на дітей і відпусток без збереження зарплати.

Тож однозначно маємо порушення, яке неможливо усунути й за яке доведеться відповідати, якщо його виявить інспектор праці.

У працівників накопичилися «невідгуляні» щорічні відпустки за кілька років.

Інспектор праці досить легко знайде таке порушення й у жодному випадку не омине увагою.

Тут порушується норма частини п’ятої статті 80 КЗпП: «Забороняється ненадання щорічних відпусток повної тривалості протягом двох років підряд, а також ненадання їх протягом робочого року особам віком до вісімнадцяти років та працівникам, які мають право на щорічні додаткові відпустки за роботу із шкідливими і важкими умовами чи з особливим характером праці».

Наголошую: щорічні додаткові відпустки за шкідливі та важкі умови праці, за особливий характер праці та за ненормований робочий день потрібно надавати до кінця поточного робочого року, за який належить така відпустка.

За порушення порядку надання відпусток щонайменше може бути застосований фінансовий штраф у розмірі мінзарплати (ст. 265 КЗпП) і адміністративний штраф згідно з частинами першою і другою статті 41 КЗпП.

Якщо ж це тривале порушення й воно має масовий характер, то його можуть навіть кваліфікувати як грубе порушення законодавства про працю, що тягне за собою кримінальну відповідальність.