Як правильно оформлювати протокол наради? Чи має його затверджувати керівник підприємства? Можливо, під цим документом достатньо підпису керівника та особи, яка вела протокол?
Протокол наради ― це інформаційно-аналітичний документ, в якому фіксують хід обговорення питань і рішення, ухвалені на нараді.
Протокол складають на підставі записів (стенограм чи фонограм), зроблених безпосередньо під час наради, та документів, підготовлених заздалегідь, як-от: текстів виступів, проектів розпорядчих документів, довідок, звітів, оглядів, порядку денного, списку запрошених тощо.
За обсягом фіксованих даних протокол наради може бути:
— стислий, в якому зазначають лише питання, що їх обговорюють на нараді, прізвища доповідачів та прийняті рішення;
— повний, який, окрім зазначених вище відомостей, містить записи виступів усіх доповідачів та учасників обговорення відповідних питань порядку денного;
— стенографічний, в якому весь хід засідання записано дослівно.
Для оформлення протоколу оперативної наради в керівника підприємства можна скористатися уніфікованою формою зі Збірника уніфікованих форм організаційно-розпорядчих документів, схваленого на засіданні Нормативно-методичної комісії Державної архівної служби України (протокол від 22 грудня 2015 року № 7).
Під час підготовки протоколу слід звернути увагу на особливості оформлення деяких реквізитів:
Протокол підписують головуючий на нараді та секретар. Зазвичай протоколи нарад не підлягають затвердженню. Утім, якщо головуючим на нараді є не керівник підприємства, а один з його заступників або інша посадова особа підприємства, керівник підприємства може залишити за собою право затвердження протоколу такої наради.
Автор: Олена Загорецька, канд. іст. наук, с. н. с., провідний науковий співробітник відділу документознавства Українського науково-дослідного інституту архівної справи та документознавства
Повний текст статті читайте в журналі «Діловодство та документообіг» № 7, 2016
