Коли підприємство, організація чи установа направляє у відрядження відразу кількох працівників, видають один загальний наказ, в якому зазначають прізвища всіх працівників, які відбувають у відрядження, термін перебування, місце відрядження (місто, країна (за потреби), назва компанії), мету відрядження й витрати підприємства на забезпечення поїздки.
Витрати на відрядження підприємство може оформити окремим документом — кошторисом витрат, в якому зазначено види затрат і відповідні суми на кожного працівника на період відрядження.
А от аванс на відрядження й інші витрати оформлюють на кожного працівника окремо, а не загальною сумою. Таким чином, документальне підтвердження здійснених під час відрядження витрат кожен працівник робить також окремо. Відповідно й авансовий звіт кожен працівник подає до бухгалтерії індивідуально.
