Перехід від паперових трудових книжок до електронних змінює підхід до обліку трудової діяльності. Ключовою фігурою в цьому процесі є страхувальник (роботодавець), адже саме він є первинним джерелом інформації про прийняття на роботу, переведення, зміну умов праці та звільнення.
Пенсійний фонд України не формує ці дані самостійно, а лише обробляє відомості, подані страхувальником. У процесі оцифрування на роботодавця покладено кілька обов’язкових дій:
– забезпечити сканування паперових трудових книжок або підтвердних документів;
– завантажити їх через вебпортал електронних послуг ПФУ з дотриманням вимог до якості;
– гарантувати достовірність поданої інформації.
Експрес-курс «Облікові документи кадрової служби та порядок їх ведення»
0 (800) 21 99 77 • E-mail: [email protected]
Важливо, що електронна трудова книжка не формується автоматично. Якщо страхувальник не подасть відомості, у реєстрі вони відсутні. Це може призвести до проблем під час підтвердження страхового стажу або призначення пенсії, причому відповідальність формально нестиме роботодавець, а наслідки відчує працівник.
Окрема функція страхувальника — виправлення помилок, допущених у паперових трудових книжках: неправильні дати, відсутні накази, некоректні записи про зміну прізвища. Під час оцифрування такі неточності не зникають автоматично і потребують додаткової перевірки та доопрацювання.
Переведення трудових книжок в електронну форму — не разова акція. Для працюючих осіб страхувальник і надалі подає відомості про трудову діяльність у цифровому форматі. Саме електронні дані поступово стають основним джерелом інформації про стаж, а паперова книжка втрачає практичне значення.
Джерело: Головне управління ПФУ в Чернівецькій області
