Трудові відносини в умовах воєнного стану вимагають швидкої та надійної комунікації між роботодавцем і працівником. Законодавство встановлює обов’язок сторін забезпечувати постійний зв’язок і своєчасно повідомляти одне одного про зміну контактних даних. Держпраці в офіційному листі наголосила: електронні документи та цифрові канали зв’язку можуть повноцінно застосовуватися в оформленні трудових документів, якщо це погоджено сторонами.
Працівників можна ознайомлювати з наказами, повідомленнями та іншими документами роботодавця через визначені у трудовому договорі електронні засоби, за умови використання удосконаленого або кваліфікованого електронного підпису. Крім того, сторони можуть домовитися й про альтернативні способи доведення інформації — такі положення допускаються ст. 29 КЗпП.
Спробуйте безплатний доступ до онлайн-системи «КАДРИ.UA» та отримайте готові практичні рішення для будь-якої кадрової ситуації.
Особливості у період воєнного стану
Закон № 2136-IX дозволяє роботодавцю та працівнику узгодити будь-який доступний спосіб електронної комунікації для створення, надсилання та зберігання наказів, розпоряджень чи інших документів. Це важливо, коли традиційне листування ускладнене або неможливе.
Обидві сторони трудового договору зобов’язані завжди підтримувати можливість зв’язку. Зміна адреси, e-mail чи номеру телефону має бути повідомлена іншій стороні не пізніше ніж за 10 календарних днів. Роботодавець робить це шляхом внесення даних до ЄДР, а працівник — надсилаючи інформацію на адресу підприємства або офіційний e-mail. Якщо електронні засоби недоступні, допускається повідомлення SMS-повідомленням на офіційний номер роботодавця.
Якщо сторона не оновила свої контакти, будь-яке повідомлення, надіслане за останніми відомими даними, вважається належним виконанням обов’язку щодо інформування. Якщо ж зв’язок технічно неможливий, вимога щодо повідомлення тимчасово не застосовується.
Джерело: Лист Держпраці від 23.10.2025 №1754/2.3/2.1-ЗВ-25а
