Відповідно до статті 10 Закону України «Про відпустки» від 15 листопада 1996 року № 504/96-ВР (далі — Закон № 504) черговість надання відпусток працівників визначається графіками, які затверджуються власником або уповноваженим ним органом за погодженням з виборним органом первинної профспілкової організації (профспілковим представником) чи іншим уповноваженим на представництво трудовим колективом органом, і доводиться до відома всіх працівників. При складанні графіків ураховуються інтереси виробництва, особисті інтереси працівників та можливості для їх відпочинку.
Конкретний період надання щорічних відпусток у межах, установлених графіком, узгоджується між працівником і власником або уповноваженим ним органом, який зобов’язаний письмово повідомити працівника про дату початку відпустки не пізніш як за два тижні до встановленого графіком терміну.
Оскільки законодавчо не встановлена форма графіка відпусток, він складається у довільній формі.
Враховуючи те, що Закон № 504 поширюється на всіх громадян України, які перебувають у трудових відносинах з підприємствами, установами, організаціями незалежно від форм власності, виду діяльності та галузевої належності, а також працюють за трудовим договором у фізичної особи, то норма Закону щодо складання графіка відпусток має бути дотримана і у випадку, коли на підприємстві працює три особи.
Пунктом 1.6 Інструкції зі статистики кількості працівників, затвердженої наказом Держкомстату від 28 вересня 2005 року № 286 передбачено, що форми державних статистичних спостережень на підприємствах заповнюються на основі типових форм первинної облікової документації.
До первинної облікової документації для визначення кількісного складу працівників належить і табель обліку використання робочого часу.
Відповідно до пункту 1.3 Інструкції щодо заповнення форми державного статистичного спостереження № 3-ПВ (термінова, піврічна) «Звіт про використання робочого часу», затвердженої наказом Держкомстату від 27 грудня 2007 року № 467 підставою для складання звіту є:
- форми первинної облікової документації підприємства, установи, організації (далі — підприємства): накази (розпорядження) про прийняття на роботу, переведення на іншу роботу, припинення трудового договору; накази (розпорядження) про надання відпустки; табель обліку використання робочого часу; довідки й інші офіційні документи, що підтверджують відсутність працівника на роботі;
- укладений колективний договір підприємства;
- документи бухгалтерського обліку та фінансової звітності.
Ведення табельного обліку робочого часу на підприємствах, в установах і організаціях регламентується наказом Держкомстату від 5 грудня 2008 року № 489 «Про затвердження типових форм первинної облікової документації зі статистики праці». У табелі обліку використання робочого часу (типова форма № П-5) проставляються позначки про фактично відпрацьований час, відпрацьовані за місяць години, в тому числі надурочні, вечірні, нічні години роботи та ін., а також інші відхилення від нормальних умов роботи.
Враховуючи вищезазначене, ведення табеля обліку використання робочого часу для підприємств з невеликою чисельністю також є обов’язковим.
Особова картка працівника (типова форма № П-2) вищезазначеного наказу Держкомстату є основним документом з обліку особового складу на підприємстві.
Особові картки ведуться на всіх працівників підприємств, установ, організацій незалежно від форм власності, виду діяльності й галузевої належності (в тому числі незалежно від кількості працівників на підприємстві).
Статтею 24 Закону № 504 передбачено, що у разі звільнення працівника йому виплачується грошова компенсація за всі невикористані ним дні щорічної відпустки, а також додаткової відпустки працівникам, які мають дітей.
За статтею 12 Закону № 504 щорічну відпустку на прохання працівника може бути поділено на частини будь-якої тривалості за умови, що основна безперервна її частина становитиме не менше 14 календарних днів. При цьому ця частина відпустки не обов’язково повинна бути першою її частиною.
Зазначеною вище нормою передбачено можливість поділу щорічної відпустки на частини, а не обов’язок роботодавця поділити її на частини, як того бажає працівник.
Оскільки остаточне рішення щодо надання працівникові відпустки приймає роботодавець, з метою недопущення втрат робочого часу, беручи до уваги виробничі обставини, він може й не погодитися поділити відпустку так, як того бажає працівник, також може запропонувати свої умови поділу щорічної відпустки або не поділити її взагалі.
Невикористану частину щорічної відпустки має бути надано працівнику, як правило, до кінця робочого року, але не пізніше 12 місяців після закінчення робочого року, за який надається відпустка.
