За частиною 10 ст.10 Закону України «Про відпустки» черговість надання відпусток визначається графіками, які затверджуються власником або уповноваженим ним органом за погодженням з виборним органом первинної профспілкової організації чи іншим уповноваженим на представництво трудовим колективом органом, і доводиться до відома всіх працівників. Під час складання графіків ураховуються інтереси виробництва, особисті інтереси працівників та можливості для їхнього відпочинку.
Конкретний період надання щорічних відпусток у межах, установлених графіком, узгоджується між працівником і власником або уповноваженим ним органом, який забов’язаний письмово повідомити працівника про дату початку відпустки не пізніше як за два тижні до встановленого графіком терміну.
Зміна термінів надання відпусток відображається у графіку, може бути проведена за узгодженням сторін трудового договору і за умови виникнення обставин, що змушують перенести щорічну відпустку. Якщо роботодавець не заперечує щодо зміни у графіку періоду використання працівником відпустки, то не вбачається порушення законодавства про відпустки. Власник або уповноважений ним орган забов’язаний вести облік відпусток, що надаються працівникам.
Чинним законодавством не визначено форми письмового повідомлення працівника про надання відпустки.
Водночас наказом Держкомстату України від 05.12.2008 № 489 «Про затвердження типових форм первинної облікової документації зі статистики праці» затверджено типову форму № П-3 «Наказ (розпорядження) про надання відпустки», що має рекомендаційний характер і може бути використана роботодавцем.
Ознайомлення з наказом про надання відпустки працівник підтверджує своїм підписом. На підставі наказу (розпорядження) про надання відпустки кадрова служба робить відмітки в особовій картці працівника, а бухгалтерія розраховує йому заробітну плату за час відпустки. У наказі про надання відпустки зазначається її вид, тривалість, дата початку та закінчення , період роботи, за який вона надається, тощо.
