Відповідно до пункту 53 розділу II Типової інструкції з діловодства в міністерствах, інших центральних та місцевих органах виконавчої влади, затвердженої постановою Кабінету Міністрів України від 17 січня 2018 року № 55 (далі — Типова інструкція), у разі відсутності посадової особи, найменування посади, прізвище, ініціал імені якої зазначено на проєкті документа, його підписує особа, що виконує її обов’язки, або її заступник. У такому разі обов’язково зазначаються фактична посада, ініціал імені і прізвище особи, яка підписала документи, при цьому виправлення вносить рукописним способом особа, яка підписує документ. Не допускається під час підписання документа ставити прийменник «За» чи правобічну похилу риску перед найменуванням посади. У разі заміщення керівника за наказом до найменування посади додаються символи «В. о.».
Ця Типова інструкція встановлює вимоги щодо документування управлінської інформації та організації роботи з документами, створеними у паперовій формі, у Секретаріаті Кабінету Міністрів України, центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади, включаючи їх підготовку, реєстрацію, облік і контроль за виконанням.
Також згідно з пунктом 10 глави 7 розділу II Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Міністерства юстиції України від 18 червня 2015 року № 1000/5 (далі — Правила), у разі відсутності посадової особи, назва посади, прізвище, ініціали (ініціал імені) якої зазначено на проєкті документа, його підписує особа, яка виконує обов’язки, або її заступник. У такому разі обов’язково зазначаються фактична посада, ініціали (ініціал імені), прізвище особи, яка підписала документ. При цьому виправлення вносять рукописним або машинописним способом, якщо документ неможливо передрукувати. Не допускається під час підписання документа ставити прийменник «За» чи правобічну похилу риску перед назвою посади. Додавання до назви посади керівника слів «Виконуючий обов’язки» або «В. о.» здійснюється у разі заміщення керівника на підставі розпорядчого документа.
Зазначені Правила встановлюють єдині вимоги щодо створення управлінських документів і роботи зі службовими документами, а також порядок їх архівного зберігання в державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях незалежно від форм власності.
Отже, підписання документа з проставленням перед найменуванням посади навскісної риски або прийменника «За» чинними нормативно-правовими актами у сфері діловодства забороняється.
Джерело: Лист Мін’юсту від 5 лютого 2019 року № 4249/Н-539/7.1.2
Як оформити тимчасово відсутнього працівника, щоб кадрові документи були бездоганними? Які документи по підприємству, крім кадрових, слід підготувати, щоб виконання обов’язків керівника підприємства було легітимним? Про все детально — в унікальному тематичному виданні «Заступник чи Т.В.О.» від експертів журналу «КАДРОВИК.UA»
