Які документи належать до документів з особового складу?

КАДРОбудні. Вівторок. Робочий час, трудова книжка, інструкції, локальні акти

Які документи належать до документів з особового складу?

Особовий листок з обліку кадрів, особова справа, резюме, заява, автобіографія, характеристика, контракт, скарги, пропозиції, накази з особового складу, особова картка працівника, трудова книжка та ін.

Під діловодством треба розуміти діяльність, яка охоплює питання документування й організації роботи з документами в процесі здійснення управлінських дій.

Документи мають правове значення, оскільки є засобом засвідчення та доведення певних фактів. Вони також використовуються як джерела та носії інформації.

Документи з особового складу (персоналу) створюються з приводу прийняття працівників на роботу, переведення на іншу роботу, надання відпусток, заохочення, накладання дисциплінарних стягнень, звільнення тощо.

До документів з особового складу (персоналу) належать, зокрема:

— особовий листок з обліку кадрів;

— особова справа;

— резюме;

— заява;

— автобіографія;

— характеристика;

— контракт;

— скарги;

— пропозиції;

— накази з особового складу (персоналу);

— особова картка працівника (типова форми № П-2, затверджена наказом Державного комітету статистики України та Міністерства оборони України від 25 грудня 2009 року № 495/656);

— трудова книжка.

Корисні посилання

• Про види атестацій і що писати в характеристиці працівника (ЗРАЗОК характеристики для атестації — в журналі «Діловодство» № 7-8, 2019, с. 54)
• Посадова інструкція на замовлення — це спеціальна послуга для кадровиків від фахівців кадрової справи та розробників Класифікатора професій. Під час складання посадової інструкції, крім врахування вимог таких офіційних документів, як Національний класифікатор професій і Довідник кваліфікаційних характеристик професій працівників, фахівці керуються організаційними документами підприємства, колективним договором, правилами внутрішнього трудового розпорядку, іншими документами і даними, що стосуються особового складу й функціоналу.
• Для роботи з документами з особового складу кадровику, зокрема, знадобляться такі реєстраційні форми:
  — Журнал обліку особових справ.
  Особова справа складається з документів, що містять основні відомості про трудову діяльність працівника і його біографічні дані. Формувати особові справи потрібно відповідно до офіційних документів (наприклад, згідно з вимогами, визначеними Правилами № 1000/5);
  — Журнал реєстрації наказів з особового складу.
• Під час прийняття на роботу офіційними документами від першої особи (працівника) вважаються заява, автобіографія, резюме.
• Наказ про прийняття на роботу належить до кадрових документів (з особового складу). Цей документ визначений законодавством як такий, що належить до первинної облікової документації. Типова форма № П-1 “Наказ (розпорядження) про прийняття на роботу” затверджена наказом Держкомстату України від  05.12.2008  № 489.