Журнал «ДІЛОВОДСТВО» не лише висвітлює вимоги законодавства до оформлення документів, а й допомагає вирішити робочі ситуації, надати консультацію, роз’яснення.
Поставити запитання нашим експертам можна в листі: [email protected]
А сьогодні пропонуємо вам відповідь експерта на поширене запитання:
Виявили зникнення документів. Які мають бути наші дії? Чи потрібно створювати комісію з розслідування?
Насамперед варто розпочати розшук відсутніх справ (документів). Хто має це робити?
Розшук відсутніх документів здійснює структурний підрозділ, у якому їх створено. Експертній комісії установи надається право вимагати від структурного підрозділу розшуку відсутніх документів НАФ, тривалого (понад 10 років) зберігання, та з кадрових питань (особового складу), у разі їх втрати — письмового пояснення щодо причин.
Якщо в установі три або менше штатні одиниці, то експертна комісія не створюється, її завдання виконує експертна комісія установи вищого рівня (за згодою). Практика показує, що такої згоди майже ніхто не надає.
Рекомендуємо ознайомитись з анонсом журналу «Діловодство» № 6, 2024 (грудень)
Отже, коли розшук не дав позитивних результатів, видаємо наказ про створення комісії зі службового розслідування. Члени комісії з проведення службового розслідування оформлюють довідку, в якій зазначаються причини відсутності документів, підписують її. Також довідку підписує керівник структурного підрозділу, в якому виявлено нестачу документів. Керівник установи приймає рішення: видавати чи не видавати наказ про притягнення до відповідальності за втрату документів…
А про те, який буде наступний крок щодо розшуку відсутніх документів, можна докладно дізнатися зі статті «Як діяти, якщо виявили зникнення документів» в рубриці «Консультації експертів» журналу «Діловодство» № 6/2024.
Джерело: журнал «ДІЛОВОДСТВО»
