...
Реєструйся

Як проводиться експертиза цінності документів у поточному діловодстві?


Експертиза цінності документів у діловодстві проводиться щороку в структурних підрозділах підприємства безпосередньо особами, відповідальними за організацію діловодства в цих підрозділах, разом з ЕК під методичним керівництвом служби діловодства та архіву підприємства(особи, відповідальної за архів).

Організаційну та методичну допомогу у проведенні експертизи цінності надає ЕПК державного архіву (ЕК архівного відділу міської ради чи райдержадміністрації).

Групи справ, які вирізняють під час проведення експертизи цінності документів у діловодстві:

1. Постійного зберігання.
2. Тривалого (понад 10 років) зберігання.
3. Тимчасового зберігання (до 10 років включно).
4. Ті, що підлягають знищенню у зв’язку із закінченням строків їх зберігання.

Відбір зазначених груп справ здійснюється на підставі номенклатури справ підприємства, а також типового та відомчих (галузевих) переліків документів (за їх наявності)зі строками зберігання шляхом перегляду кожного аркуша справи.

Одночасно перевіряють :

  • якість і повноту чинної номенклатури справ;
  • правильність визначення строків зберігання справ,передбачених цією номенклатурою;
  • дотримання встановлених правил оформлення документів та формування справ.

Строк зберігання документів обчислюється з 1 січня року, наступного за роком закінчення справи. Наприклад, обчислення строку зберігання справ, завершених у 2018 році,починається з 1 січня 2019 року.

Справи з позначкою «ЕПК» ,у яких експертизою цінності встановлено наявність документів постійного зберігання,підлягають переформуванню таким чином:документи постійного зберігання, вилучені із зазначених справ, об’єднуються в самостійні справи або приєднуються до інших однорідних справ. Оправлення знову сформованих справ здійснюється тільки після завершення експертизи цінності документів.

Крім того, під час проведення експертизи цінності документів у діловодстві виявляються і підлягають вилученню зі справ постійного і тривалого (понад 10 років) зберігання:

  • дублетні документи;
  • документи, що не стосуються справи;
  • чернетки;
  • неоформлені копії;
  • металеві скріплення.

За результатами експертизи цінності документів структурні підрозділи готують справи постійного і тривалого (понад 10 років) зберігання до передавання в архів підприємства, зокрема:

  • належно оформляють справи;
  • складають описи справ структурного підрозділу;
  • на підставі номенклатур справ формують переліки(списки) справ, що підлягають знищенню у зв’язку із закінченням строків їх зберігання, з метою включення до акта про вилучення для знищення документів, не внесених до НАФ. У разі встановлення в процесі експертизи цінності фактів нестачі документів і справ, що внесені до номенклатури, відповідними структурними підрозділами підприємства здійснюється їх розшук. 

У разі негативного результату розшуку керівник підприємства за поданням служби діловодства або керівника архіву (особи, відповідальної за архів)створює комісію зі службового розслідування, призначає службове розслідування і видає наказ про притягнення до відповідальності осіб, винних у втраті документів або справ . Довідка про причини відсутності документів або справ, підписана членами комісії та керівником відповідного структурного підрозділу, передається до архіву підприємства.

На підставі зазначеної довідки архів складає акт про нестачу справ (документів) у структурних підрозділах,який підписує керівник архіву (особа, відповідальна за архів), візує керівник служби діловодства та затверджує керівник підприємства. 

Інформацію підготувала Олена Замкова, експерт журналу «КАДРОВИК.UA», експерт з питань діловодства й архівної справи.
 

Матеріали до теми


Порядок формування страхувальниками-роботодавцями коригуючих заяв-розрахунків
Відповідно до частини першої статті 26 Закону України «Про внесення змін до Закону України «Про загальнообов’язкове державне соціальне страхування» та ...
У Мін’юсті роз’яснили нюанси підписання посвідчуваних правочинів, заяв та інших документів
Порядок вчинення правочинів, заяв та їх підписання регулюється, зокрема, Цивільним кодексом України, Законом України «Про нотаріат» та Порядком вчинення нотаріальних ...
Отримати соцвиплати стане простіше і швидше: внутрішнє адміністрування виплат здійснюватиме ПФУ
З 1 липня 2025 року внутрішнє адміністрування соціальних допомог, які отримують українці, здійснюватиме Пенсійний фонд України. Для отримувачів соціальних виплат ...