Експертиза цінності документів у діловодстві проводиться щороку в структурних підрозділах підприємства безпосередньо особами, відповідальними за організацію діловодства в цих підрозділах, разом з ЕК під методичним керівництвом служби діловодства та архіву підприємства(особи, відповідальної за архів).
Організаційну та методичну допомогу у проведенні експертизи цінності надає ЕПК державного архіву (ЕК архівного відділу міської ради чи райдержадміністрації).
Групи справ, які вирізняють під час проведення експертизи цінності документів у діловодстві:
1. Постійного зберігання.
2. Тривалого (понад 10 років) зберігання.
3. Тимчасового зберігання (до 10 років включно).
4. Ті, що підлягають знищенню у зв’язку із закінченням строків їх зберігання.
Відбір зазначених груп справ здійснюється на підставі номенклатури справ підприємства, а також типового та відомчих (галузевих) переліків документів (за їх наявності)зі строками зберігання шляхом перегляду кожного аркуша справи.
Одночасно перевіряють :
- якість і повноту чинної номенклатури справ;
- правильність визначення строків зберігання справ,передбачених цією номенклатурою;
- дотримання встановлених правил оформлення документів та формування справ.
Строк зберігання документів обчислюється з 1 січня року, наступного за роком закінчення справи. Наприклад, обчислення строку зберігання справ, завершених у 2018 році,починається з 1 січня 2019 року.
Справи з позначкою «ЕПК» ,у яких експертизою цінності встановлено наявність документів постійного зберігання,підлягають переформуванню таким чином:документи постійного зберігання, вилучені із зазначених справ, об’єднуються в самостійні справи або приєднуються до інших однорідних справ. Оправлення знову сформованих справ здійснюється тільки після завершення експертизи цінності документів.
Крім того, під час проведення експертизи цінності документів у діловодстві виявляються і підлягають вилученню зі справ постійного і тривалого (понад 10 років) зберігання:
- дублетні документи;
- документи, що не стосуються справи;
- чернетки;
- неоформлені копії;
- металеві скріплення.
За результатами експертизи цінності документів структурні підрозділи готують справи постійного і тривалого (понад 10 років) зберігання до передавання в архів підприємства, зокрема:
- належно оформляють справи;
- складають описи справ структурного підрозділу;
- на підставі номенклатур справ формують переліки(списки) справ, що підлягають знищенню у зв’язку із закінченням строків їх зберігання, з метою включення до акта про вилучення для знищення документів, не внесених до НАФ. У разі встановлення в процесі експертизи цінності фактів нестачі документів і справ, що внесені до номенклатури, відповідними структурними підрозділами підприємства здійснюється їх розшук.
У разі негативного результату розшуку керівник підприємства за поданням служби діловодства або керівника архіву (особи, відповідальної за архів)створює комісію зі службового розслідування, призначає службове розслідування і видає наказ про притягнення до відповідальності осіб, винних у втраті документів або справ . Довідка про причини відсутності документів або справ, підписана членами комісії та керівником відповідного структурного підрозділу, передається до архіву підприємства.
На підставі зазначеної довідки архів складає акт про нестачу справ (документів) у структурних підрозділах,який підписує керівник архіву (особа, відповідальна за архів), візує керівник служби діловодства та затверджує керівник підприємства.
Інформацію підготувала Олена Замкова, експерт журналу «КАДРОВИК.UA», експерт з питань діловодства й архівної справи.
