Податківці надали консультацію з питання документообігу, а точніше — скільки часу слід зберігати облікові документи.
Так, платники податків зобов’язані забезпечити зберігання зазначених документів та інформації протягом визначених законодавством строків, але не менше:
- 2555 днів — для документів та інформації, необхідних для здійснення податкового контролю відповідно до статей 39 і 392 Податковий кодекс України (далі — ПКУ);
Знищення документів на підприємстві — читайте в журналі «КАДРОВИК.UA»
- 1825 днів — для первинних документів, регістрів бухгалтерського обліку, фінансової звітності, інших документів, пов’язаних з обчисленням і сплатою податків і зборів, ведення яких передбачено законодавством, що складаються особами, визначеними пунктом 133.1, підпунктом 133.2.2 та пунктом 133.4 ПКУ, а також юридичними особами, які обрали спрощену систему оподаткування, за винятком документів, до яких застосовується більш тривалий строк зберігання згідно з підпунктом 44.3.1 ПКУ;
- 1095 днів — для інших документів, на які не поширюються вимоги підпунктів 44.3.1 та 44.3.2 ПКУ;
- 1095 днів — для документів, пов’язаних із виконанням вимог іншого законодавства, контроль за дотриманням якого покладено на контролюючі органи, включаючи дозвільні документи.
Печатки та штампи: порядок використання і зберігання — читайте в журналі «КАДРОВИК.UA»
Водночас податківці наголосили, що наказом Міністерства юстиції України від 12 квітня 2012 року № 578/5 затверджено Перелік типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів (далі — Перелік № 578/5), який призначений для використання всіма державними органами та органами місцевого самоврядування, іншими установами, організаціями та підприємствами незалежно від форми власності.
Відповідно до пункту 1.7 Переліку № 578/5, строки зберігання документів, визначені в цьому Переліку, є мінімальними, їх не можна скорочувати. Продовження в організаціях строків зберігання документів, передбачених цим Переліком, допускається у випадках, якщо ця потреба спричинена специфічними особливостями роботи конкретної організації.
Укладення договору про повну матеріальну відповідальність: чим керуватися? — читайте в журналі «КАДРОВИК.UA»
Пунктом 2.10 Переліку № 578/5 визначено, що відлік строків зберігання документів починається з 1 січня року, наступного за роком завершення їх діловодством.
Зокрема, підпунктом 4.2 «Бухгалтерський облік та звітність» розділу I Переліку № 578/5 встановлено різні терміни зберігання документів в розрізі типових документів, які створюються на підприємстві із зазначенням строків їх зберігання та додаткових приміток до статей, що коментують та уточнюють строки зберігання документів.
Крім того, пункту 2.13 Переліку № 578/5 встановлено, що знищувати документи без попереднього проведення експертизи їхньої цінності — забороняється.
Також Правилами організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затвердженими наказом Міністерства юстиції України від 18 червня 2015 року № 1000/5 (далі — Правила № 1000/5), передбачено, що документи з моменту створення чи надходження і до передавання на зберігання в архів зберігаються за місцем формування справ у службі діловодства або інших структурних підрозділах. Вилучення документів для знищення без проведення попередньої експертизи їх цінності забороняється.
«ОРГАНІЗАЦІЯ ЗАГАЛЬНОГО ДІЛОВОДСТВА» — курс лекцій в форматі PDF
Зразки • алгоритми • посилання на НПА
Дата випуску: січень 2023
Крім цього, Правилами № 1000/5 встановлено, що у разі виявлення невиправно пошкоджених справ (документів) складається відповідний акт за формою, наведеною в додатку 34 до цих Правил. Акт схвалюється експертною комісією (ЕК) установи та затверджується керівником установи. На підставі акта невиправно пошкоджені справи вилучаються для знищення (п. 15 глави 8 розділу VII Правил № 1000/5).
Таким чином, питання щодо строків зберігання документів бухгалтерського обліку та звітності має вирішуватись окремо для кожного виду документа, виходячи з приписів Переліку № 578/5 та з урахуванням вимог підпунктів 44.3 та 44.4 ПКУ.
Підготовано за ІПК ДПС від 19.07.2023 р. № 1969/ІПК/99-00-21-02-02-06
Оформлення документів відповідно до нового Національного стандарту ДСТУ 4163:2020
Замовити добірку: 0 (800) 219-977
Джерело: БУХГАЛТЕР.UA
Комплект «Особові картки та особові справи працівників: оформлення, облік, зберігання»
До комплекту входять:
- Добірка матеріалів «Особова картка й особова справа: інструкція до застосування»
- Експрес-курс «Облікові документи кадрової служби та порядок їх ведення»
тел.: 0 (800) 219-977 • 067-317-5886
Е-mail: podpiska@mediapro.com.ua
