Вичерпний перелік підстав, які дають право роботодавцю проводити утримання із зарплати для погашення заборгованості працівника перед підприємством, наведено в частині другій статті 127 Кодексу законів про працю України. До них відносяться: повернення авансу, виданого в рахунок зарплати; для погашення невитраченого і своєчасно не поверненого авансу, виданого на службове відрядження або переведення до іншої місцевості; для повернення сум, зайво виплачених внаслідок лічильних помилок; на господарські потреби, якщо працівник не оспорює підстав і розміру відрахування; за невідпрацьовані дні відпустки у разі звільнення працівника до закінчення того робочого року, в рахунок якого він уже одержав відпустку; при відшкодуванні шкоди, завданої з вини працівника підприємству.
Утримання із зарплати працівника суми, надміру виплаченої внаслідок лічильних та нелічильних помилок. До лічильних відносять механічні, арифметичні помилки, помилки через збій у бухгалтерській програмі. Такі утримання проводять на підставі відповідного наказу роботодавця за умови, що не минув строк в один місяць з дня виплати неправильно обчисленої суми. Згода працівника для утримання таких сум непотрібна.
Крім того, слід пам’ятати, що у загальному випадку при утриманні надміру виплачених коштів сума всіх відрахувань із зарплати (після утримання ПДФО, військового збору) не повинна перевищувати 20 %. Не допускаються відрахування з вихідної допомоги, компенсаційних та інших виплат, на які згідно з законодавством не звертається стягнення.
Якщо ж помилка нелічильна (неправильне застосування законів, норм колективного договору), то суму переплати працівник може повернути лише добровільно на підставі письмової заяви. Якщо утримання відбувається на підставі заяви працівника роботодавець має право утримати із заробітної плати працівника і перерахувати за зазначеним у заяві напрямом ту суму грошових коштів, яку такий працівник зазначив у цій заяві.
Якщо працівник відмовляється повернути помилково виплачені йому внаслідок нелічильної помилки кошти, то відповідно до норми статті 1215 Цивільного кодексу України: не підлягає поверненню безпідставно отримана виплата, у тому числі зарплата, якщо її роботодавець провів добровільно, за відсутності рахункової помилки з його боку і недобросовісності з боку працівника.
