Знищення документів на підприємстві

Дата публікації: 09.09.2019

 

Згідно з пунктом 6 розділу І Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Міністерства юстиції України від 18 червня 2015 року № 1000/5, керівники підприємств, установ, організацій, будь-яких інших юридичних осіб відповідають за:

  • збереженість службових документів та інформацію, яку містять ці документи;
  • функціонування системи захисту документаційного фонду від незаконного доступу;
  • втрату й несанкціоноване знищення документів;
  • порушення правил користування ними.

Водночас у процесі діяльності підприємств із року в рік нагромаджується чималий документаційний фонд, до складу якого входять як важливі документи, що мають тривалий строк зберігання, так і ті, що підлягають знищенню у зв’язку із закінченням строків їх зберігання.

Щоб запобігти знищенню документів, які мають практичну та/чи культурну цінність, а також документів, пов’язаних із забезпеченням соціального захисту громадян, і при цьому вивільнити робочі приміщення підприємства від зайвих документів, що припинили виконувати функції, задля яких були створені, слід вжити низку заходів:

  • проаналізувати строки зберігання документів на підставі номенклатури справ підприємства;
  • виокремити документи, що мають різні строки зберігання;
  • підготувати проєкти описів справ постійного, тривалого (понад 10 років) зберігання та з кадрових питань (особового складу);
  • скласти акт про вилучення для знищення документів, не внесених до Національного архівного фонду;
  • розглянути та схвалити вищезазначені описи й акт на засіданні експертної комісії підприємства;
  • скласти протокол засідання ЕК;
  • погодити зазначені описи й акт із експертно-перевірною комісією державного архіву або ЕК архівного відділу міської ради (райдержадміністрації) чи ЕК органу вищого рівня;
  • затвердити погоджені описи та акт;
  • передати справи постійного, тривалого (понад 10 років) зберігання та з кадрових питань (особового складу) на зберігання до архіву;
  • знищити в установленому законодавством порядку документи, строк зберігання яких закінчився, відповідно до акта про їх знищення.

Далі у статті:

  1. Про строки зберігання документів
  2. Правила проведення експертизи цінності документів 
  3. ЗРАЗОК Положення про експертну комісію
  4. Склад експертної комісії підприємства
  5. ЗРАЗОК річного плану роботи експертної комісії
  6. ЗРАЗОК протоколу засідання експертної комісії
  7. Про чотири групи справ: постійного зберігання; тривалого (понад 10 років) зберігання; тимчасового зберігання (до 10 років включно); ті, що підлягають знищенню у зв’язку із закінченням строків їх зберігання
  8. Алгоритм дій у разі нестачі документів і справ
  9. Порядок складання зведених описів справ 

Повний варіант статті читайте в журналі  «Діловодство» № 9, 2019, с. 32

Придбати журнал

Електронний формат