Згідно з пунктом 6 розділу І Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Міністерства юстиції України від 18 червня 2015 року № 1000/5, керівники підприємств, установ, організацій, будь-яких інших юридичних осіб відповідають за:
- збереженість службових документів та інформацію, яку містять ці документи;
- функціонування системи захисту документаційного фонду від незаконного доступу;
- втрату й несанкціоноване знищення документів;
- порушення правил користування ними.
Водночас у процесі діяльності підприємств із року в рік нагромаджується чималий документаційний фонд, до складу якого входять як важливі документи, що мають тривалий строк зберігання, так і ті, що підлягають знищенню у зв’язку із закінченням строків їх зберігання.
Щоб запобігти знищенню документів, які мають практичну та/чи культурну цінність, а також документів, пов’язаних із забезпеченням соціального захисту громадян, і при цьому вивільнити робочі приміщення підприємства від зайвих документів, що припинили виконувати функції, задля яких були створені, слід вжити низку заходів:
- проаналізувати строки зберігання документів на підставі номенклатури справ підприємства;
- виокремити документи, що мають різні строки зберігання;
- підготувати проєкти описів справ постійного, тривалого (понад 10 років) зберігання та з кадрових питань (особового складу);
- скласти акт про вилучення для знищення документів, не внесених до Національного архівного фонду;
- розглянути та схвалити вищезазначені описи й акт на засіданні експертної комісії підприємства;
- скласти протокол засідання ЕК;
- погодити зазначені описи й акт із експертно-перевірною комісією державного архіву або ЕК архівного відділу міської ради (райдержадміністрації) чи ЕК органу вищого рівня;
- затвердити погоджені описи та акт;
- передати справи постійного, тривалого (понад 10 років) зберігання та з кадрових питань (особового складу) на зберігання до архіву;
- знищити в установленому законодавством порядку документи, строк зберігання яких закінчився, відповідно до акта про їх знищення.
Далі у статті:
- Про строки зберігання документів
- Правила проведення експертизи цінності документів
- ЗРАЗОК Положення про експертну комісію
- Склад експертної комісії підприємства
- ЗРАЗОК річного плану роботи експертної комісії
- ЗРАЗОК протоколу засідання експертної комісії
- Про чотири групи справ: постійного зберігання; тривалого (понад 10 років) зберігання; тимчасового зберігання (до 10 років включно); ті, що підлягають знищенню у зв’язку із закінченням строків їх зберігання
- Алгоритм дій у разі нестачі документів і справ
- Порядок складання зведених описів справ
Повний варіант статті читайте в журналі «Діловодство» № 9, 2019, с. 32
