Книги регистрации

Показано 9 результата(ов)

Виды регистрационных форм

Книги регистрации относятся к большой группе служебных документов, которую обобщенно называют учетными и регистрационными формами. В эту группу документов входят:

  • журналы (командировок, проверок, охраны труда, пожарной безопасности, заявлений, выданных лицензий, лицензионных соглашений, договоров, инструкций по охране труда и пожарной безопасности и т.п.);
  • книги (отпусков, приказов по персоналу, доходов, движения документов, заключенных договоров, входящих документов и пр.);
  • реестры (ведение реестра выдачи доверенностей, справок, прав, нотариальных действий, должников и т.п.);
  • списки (ведение списков избирателей, фондообразователей);
  • табели (рабочего времени и времени отдыха);
  • графики (отпусков, дежурств, проверок);
  • указатели (библиографические, терминологические, именные, географические, хронологические и т.д.);
  • описания (требований, графических изображений, символики, правил движения и т.п.);
  • картотеки (информация об авторском составе, делах; картотека статей из периодики);
  • электронные базы данных и т.д.

 

В основном, все эти перечисленные документы (как и книги и журналы регистрации) служат для фиксирования в них информации о:

  • приказах, заявлениях, служебных письмах, договорах, соглашениях и т.п., создаваемых в результате деятельности компаний;
  • нормативно-правовых актах (законы, указы, постановления и т.п.), относящихся к деятельности компании;
  • руководителях, инженерно-технических, научных, временных работниках, акционерах, аспирантах, студентах, учащихся, военнообязанных;
  • ценных бумагах (акции, облигации, векселя);
  • имуществе и других материальных объектах, доходах;
  • личных неимущественных правах физических и юридических лиц;
  • событиях, процессах или явлениях, фактах и операциях и т.п.;
  • нарядах, заявках, проверках, разнарядках, учебных планах, программах, печатных изданиях (книги, журналы, бюллетени), научных отчетах по темам; месячных, квартальных, полугодовых отчетах; формах статистической отчетности, договорах, соглашениях и т.д.

Цель ведения

Фиксирование информации осуществляют с целью учета наличия и контроля. Например, относительно кадровых решений, входящих и исходящих документов, доходов, охраны труда, пожарной безопасности, хозяйственной деятельности компании, гражданской защиты, выполнения условий договоров и т.п.

Даже если кадровик и не следит за движением входящей и исходящей корреспонденции (или входящих и исходящих документов) компании, но может пользоваться регистрационными формами при проведении справочной работы, проверки или контроля.

Обратите внимание, что ведение электронного делопроизводства, в том числе движение электронных документов в пределах соответствующих органов и учреждений и между ними, регистрация входящих и исходящих документов и этапов их движения значительно облегчает обработку документов и обмен ими.

Завершением движения документа считается его уничтожение.

Следует отметить, что, к примеру, в состав личных и аттестационных дел (кадровые документы) также входят некие виды учетных форм. Так, в частности, в состав личного дела работника организации обязательно входит личный листок.

Кроме документов (как электронных, так и бумажных), также следует учитывать различные технологические процессы и операции, например: операции с ценными бумагами, связанные с доходами; выдача различных свидетельств, в частности на право собственности на землю, имущество и т.п.

О сроках хранения

Какие существуют формы регистрации и сроки их хранения можно узнать из Перечня типовых документов, создаваемых во время деятельности государственных органов, органов местного самоуправления, других учреждений, предприятий и организаций, с указанием сроков хранения документов, утвержденного приказом Министерства юстиции Украины от 12 апреля 2012 г. № 578/5 (далее – Перечень № 578/5). Так, например, документы (сертификаты, свидетельства, аттестаты, протоколы, решения, отчеты, положения, книги регистрации и т.п.) по аккредитации, аттестации, сертификации, лицензированию организации должны храниться постоянно или до ликвидации компании (ст. 48 Перечня № 578/5).

Кадровик как частной компании, так и бюджетного учреждения должен принять во внимание, что в компании должны быть:

  • Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним
  • Журнал регистрации приказов по кадровым вопросам длительного срока хранения (75 лет)
  • Журнал регистрации приказов по кадровым вопросам временного срока хранения (5 лет)
  • Журнал учета личных дел
  • Журнал учета приема работников
  • Журнал учета несовершеннолетних работников

Не менее важными являются следующие регистрационные формы для фиксирования результатов деятельности компании: Журнал учета приказов по основной деятельности и Журнал регистрации приказов по административно-хозяйственным решениям. Помимо этого, в каждой компании должен быть Журнал регистрации вступительного инструктажа по охране труда, который ведут согласно требованиям Типового положения о порядке проведения обучения и проверки знаний по вопросам охраны труда, утвержденного приказом Государственного комитета Украины по надзору за охраной труда от 26 января 2005 г. № 15

Регистрационные формы по охране труда:

✔ Журнал регистрации инструктажей по вопросам охраны труда на рабочем месте
✔ Журнал учета теоретического обучения по охране труда
✔ Журнал регистрации инструкций по вопросам охраны труда
✔ Журнал учета выдачи инструкций по охране труда
✔ Журнал регистрации предписаний службы охраны труда
Журнал регистрации проверок контролирующими органами
✔ Журнал регистрации несчастных случаев на производстве
✔ Журнал учета профессиональных заболеваний (отравлений)
✔ Журнал учета и хранения средств защиты
✔ Журналы учета выполненных работ противопожарного назначения

 

Какие книги вам могут понадобиться

Законодательство не выдвигает требований к тому, сколько должно быть кадровых регистрационных форм и как именно должна быть изготовлена та или иная книга. Ее можно разграфить самостоятельно или купить. Конечно, книги, изготовленные типографским способом, выглядят более престижно и уже готовы к заполнению. К тому же мы как издательство гарантируем в наших регистрационных формах наличие всех необходимых граф согласно законодательству. В начале каждой книги предложена инструкция по ее ведению. К примеру, для регистрации исходящей документации (корреспонденции) книга должна содержать пять граф: для указания даты отправки документа; исходящего регистрационного индекса; корреспондента (адресата документа); заголовка документа (краткое содержание); отметки об исполнении.

Кадровая служба создает сравнительно немного исходящих документов. К исходящей кадровой корреспонденции, в частности, можно отнести разные сообщения и письма.

В Журнале регистрации входящих документов фиксируют информацию о поступающей в компанию корреспонденции. Регистрируют все поступившие документы с присвоением им уникальных идентификаторов (номеров, индексов). Запись производят о каждом носителе информации, подлежащем учету, контролю или исполнению. К входным документам, в частности, относятся:

 

Если у компании есть наемные работники, следует вести Книгу учета приказов по персоналу (обратите внимание, что большинство кадровых приказов издаются на основе заявлений сотрудников). А Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним служит для внесения информации о трудовых книжках личного состава. Под движением трудовых книжек в большинстве случаев понимают оформление приема на работу (заключение трудового договора), увольнение и перевод кадров, ведь в этих случаях действуют в соответствии с протоколом зачисления, увольнения или перевода кадров и делают определенные записи в трудовых книжках.

Нельзя в одном журнале регистрировать приказы по личному составу и приказы по административно-хозяйственным решениям и основной деятельности. Это противоречит требованиям сроков хранения учетных и регистрационных форм, касающихся организации системы управления, трудовых отношений и кадровой работы.

Книга учета ежегодных и дополнительных отпусков предназначена для контроля отпусков (основных, дополнительных, социальных) и помогает готовить квартальные и годовые отчеты службе кадров.

Алфавитная книга — это хороший и удобный инструмент для фиксирования ключевой кадровой информации обо всем личном составе компании, например, о приеме работников на работу (дата и номер приказа о принятии), увольнении (дата увольнения, дата и номер приказа), переводе, стаже работы и т.д.

Служебные поездки фиксируют в Журнале регистрации командировок, куда вносят всю важную информацию о рабочих выездах. Конечно, сроки и место командировок указывают в соответствующих приказах (распоряжениях).

Выданный сотруднику листок нетрудоспособности подтверждает факт его нетрудоспособности. Нетрудоспособность может быть временной или постоянной. Статьей 739 Перечня № 578/5 предусмотрено, что работодатель должен вести Журнал регистрации листков нетрудоспособности, в котором фиксируют все данные по выданным листкам нетрудоспособности. Этот журнал хранится в компании 3 года после окончания его ведения.

Особого внимания заслуживает Журнал регистрации проверок. Хотя его ведут, в основном, на добровольной основе (его наличие не требуется нормативно-правовыми актами), но в случае проверок он упрощает знакомство с представителями, уполномоченными проводить проверки. Поскольку иногда под предлогом проведения проверки или инспекции могут прийти мошенники или лица, не уполномоченные осуществлять проверку, наличие журнала регистрации проверок может очень помочь, поскольку обязывает представителя сделать запись о проверке и заполнить все графы этого документа, что позволяет проверить все данные лица и его полномочия.

Перед началом выполнения своих обязанностей на новом месте работы (в случае новых трудовых отношений) кадровик, в частности, должен проверить наличие журналов регистрации.

В компании может быть гораздо больше регистрационных форм в зависимости от ее деятельности и функционирования отдельных ее подразделений (например, книги доходов и расходов, посещений, заказов, поручений, предписаний и рекомендаций и т.п.).

Все формы регистрации помогают при составлении актов, протоколов, исходящей корреспонденции, при проведении проверок, заключении трудовых договоров, фиксировании фактов движения трудовых книжек и пр.

 

Как купить издание:

  • получить счет-фактуру на кадровое издание;
  • оплатить картой;
  • заказать по телефону 0 (800) 219-977.

Чтобы просмотреть список других изданий и купить их, перейдите по ссылке.