Номенклатура справ — обов’язковий для кожної юридичної особи систематизований перелік назв справ, що формуються в її діловодстві, із зазначенням строків зберігання справ.
Номенклатуру справ на підприємстві переглядають щороку наприкінці поточного року. Цей процес здійснюється з метою уточнення і впорядкування переліку документів на наступний календарний рік.
Основні етапи перегляду номенклатури справ
1. Щорічно наприкінці року.Зазвичай у листопаді — грудні відповідальні особи чи спеціальна комісія юридичної особи переглядають Номенклатуру справ. Отже, наприкінці кожного діловодного року зведена номенклатура справ юридичної особи і номенклатури справ її структурних підрозділів переглядаються та уточнюються.
Перегляд номенклатури справ наприкінці року передбачає аналіз змін в юридичній особі й подальше затвердження оновленої номенклатури справ на наступний рік.
Аналіз змін. Слід з’ясувати, які підрозділи були створені або ліквідовані, які функції змінилися та чи з’явилися нові види документів. Після внесення до відповідних номенклатур змін і доповнень їх передруковують.
Узгодження та затвердження. Оновлена Номенклатура погоджується з архівним відділом або установою вищого рівня (якщо вона є) і затверджується керівником підприємства.
Номенклатури справ структурних підрозділів підписують керівники цих підрозділів, а зведену номенклатуру справ затверджує керівник юридичної особи.
Письмові і телефонні КОНСУЛЬТАЦІЇ та інші кадрові послуги експертів журналу «КАДРОВИК.UA»
2. Один раз на п’ять років або ж у разі наявності істотних змін у структурі чи напрямах діяльності юридичної особи зведена номенклатура справ підлягає перескладанню та повторному погодженню з відповідною державною архівною установою або архівним відділом райдержадміністрації (міської ради).
Експрес-курс «Облікові документи кадрової служби та порядок їх ведення»
0 (800) 21 99 77 • E-mail: [email protected]
3. Наприкінці діловодного року зведена номенклатура справ юридичної особи та номенклатури справ всіх її структурних підрозділів обов’язково закриваються підсумковим записом, у якому зазначаються категорії та кількість фактично заведених за рік справ.
Цей регулярний перегляд забезпечує актуальність та ефективність системи діловодства, допомагаючи правильно формувати, зберігати та знищувати документи…
Докладніше — в журналі «ДІЛОВОДСТВО» у статті «Алгоритм розроблення номенклатури справ».
Якщо ви ще не маєте повноцінного доступу до електронної версії журналу «Діловодство», скористайтесь можливістю отримати демодоступ та переконайтеся в зручності і практичній користі видання для вашої роботи.
У журналі представлено корисні матеріали з організації документообігу, поради щодо ведення кадрової документації та роз’яснення експертів із найактуальніших питань.
Джерело: ДІЛОВОДСТВО
