У штатному розписі підприємства немає відповідної посади (професії). Чи можливо в такому разі на працівника покласти трудові функції за посадою, якої немає у штатному розписі?
Питання щодо можливості прийняття працівника на роботу або покладання обов’язків за посадою, яка не передбачена штатним розписом, є дискусійним, проте аналіз нормативної бази та правозастосовної практики дозволяє виділити кілька варіантів вирішення такої ситуації.
Щодо штатного розпису
Аналіз чинної нормативно-правової бази свідчить про те, що на законодавчому рівні (у законах чи кодексах) пряме юридичне визначення поняття «штатний розпис» відсутнє. Кодекс законів про працю України не містить згадки про цей документ, оперуючи натомість терміном «штат працівників».
До серпня 2025 року основною нормою, що згадувала цей документ, була стаття 64 Господарського кодексу України, яка надавала підприємствам право самостійно визначати свою структуру та встановлювати штатний розпис, проте і вона не містила його дефініції.
У зв’язку з відсутністю законодавчого визначення органи державної влади та правозастосовна практика використовують термінологічне тлумачення, запозичене з юридичних словників і закріплене в роз’яснювальних листах профільних міністерств.
Штатний розпис — це внутрішній документ підприємства, що встановлює його структуру, штати та посадові оклади працівників. Він містить перелік назв посад, професій, чисельність персоналу та розміри окладів для кожної з них.
Навчання для кадровиків — семінари, курси, тренінги, вебінари
Індивідуальні курси кадровиків з нуля: 0 (800) 21 99 77
Таким чином, попри відсутність прямого визначення в законі, штатний розпис кваліфікується як обов’язковий локальний нормативний акт, що фіксує кількісний та якісний склад персоналу.
Хоча Господарський кодекс України втратив чинність у серпні 2025 року, це не скасовує штатний розпис як базовий інструмент організації праці, оскільки вимоги щодо його наявності випливають із загальних норм трудового права та потреб фінансової звітності.
Щодо штатних і позаштатних працівників
Наведемо тлумачення термінів «штатні» та «позаштатні працівники».
Штатні працівники — це особи, прийняті на роботу за посадою або професією, що передбачена штатним розписом підприємства. Прийняття таких працівників відбувається згідно з вакантною штатною одиницею та посадовим окладом, визначеним штатним розписом.
Позаштатні працівники — це категорія осіб, які працюють на підприємстві на основі трудового договору, але їхні посади (професії) не внесені до штатного розпису.
На позаштатних працівників законодавство про працю поширюється в повному обсязі.
Експрес-курс «Облікові документи кадрової служби та порядок їх ведення»
0 (800) 21 99 77 • E-mail: [email protected]
Щодо визначення трудових функцій за посадою (професією)
Перелік конкретних трудових обов’язків працівника не фіксують безпосередньо у штатному розписі.
Натомість штатний розпис лише містить назву посади, яка має відповідати Національному класифікатору України ДК 003:2010 «Класифікатор професій» (далі — КП).
Конкретні завдання, обов’язки, права та відповідальність працівника визначаються в посадовій (робочій) інструкції та трудовому договорі.
ПОСАДОВІ (РОБОЧІ) ІНСТРУКЦІЇ
Розробляються роботодавцем на основі типових кваліфікаційних характеристик, що містяться в Довіднику кваліфікаційних характеристик професій працівників або професійних стандартах
ТРУДОВИЙ ДОГОВІР
Саме в трудовому договорі визначають роботу (трудову функцію), яку зобов’язується виконувати працівник.
Під час укладення трудового договору роботодавець зобов’язаний ознайомити працівника з його посадовими обов’язками ще до початку роботи
Спробуйте безплатний доступ до онлайн-системи «КАДРИ.UA» та отримайте готові практичні рішення для будь-якої кадрової ситуації.
Щодо покладання додаткових обов’язків за іншою посадою
Роботодавець не має права вимагати від працівника виконання роботи, не обумовленої трудовим договором. Проте існують законні механізми розширення кола обов’язків.
МЕХАНІЗМ 1
Суміщення професій (посад) — виконання працівником на тому ж підприємстві поряд зі своєю основною роботою додаткової роботи за іншою професією або посадою без звільнення від основної роботи. Таке суміщення можливе лише за згодою працівника і, як правило, передбачає встановлення доплати, розмір якої визначається в колективному договорі
МЕХАНІЗМ 2
Розширення зони обслуговування або збільшення обсягу робіт — виконання поряд зі своєю основною роботою додаткового обсягу робіт за тією самою професією чи посадою
МЕХАНІЗМ 3
Перерозподіл обов’язків — завдання та обов’язки, включені до типової кваліфікаційної характеристики, можуть бути розподілені між окремими виконавцями, або коло завдань одного працівника може бути розширене роботами, рівними за складністю, які не потребують іншої спеціальності чи кваліфікації
Під час виконання працівником робіт, що належать до різних посад (професій), трудовий договір укладається за згодою сторін за посадою, яку визнано основною. Основною вважається посада з найбільшим обсягом виконуваних робіт порівняно з іншими посадами.
Письмові і телефонні КОНСУЛЬТАЦІЇ та інші кадрові послуги експертів журналу «КАДРОВИК.UA»
Будь-які зміни істотних умов праці потребують повідомлення працівника не пізніше ніж за 2 місяці (в умовах воєнного стану — не пізніше ніж до запровадження таких умов).
Щодо практичного застосування статусу «позаштатних працівників»
На практиці статус «позаштатного» зазвичай використовують для тимчасового врегулювання спірних ситуацій…
Докладніше щодо покладення на працівника трудових функцій за посадою, якої немає у штатному розписі, — у статті Марини Вруцької в журналі «КАДРОВИК.UA» № 8/2026.
Джерело: «КАДРОВИК.UA»
