Що таке реєстраційний індекс та його складові
Вимоги до оформлення організаційно-розпорядчих документів регламентовано ДСТУ 4163:2020, затвердженим наказом Державного підприємства «Український науково-дослідний і навчальний центр проблем стандартизації, сертифікації та якості» від 01 липня 2020 року № 144. Стандарт установлює 32 реквізити документа, із яких сім є обов’язковими, а решту 25 застосовують за потреби залежно від виду документа та особливостей організації діловодства.
Одним із основних реквізитів організаційно-розпорядчого документа є реєстраційний індекс документа (реквізит 11), який забезпечує його реєстрацію, облік, оперативний пошук і контроль за виконанням.
Реєстраційний індекс документа — це умовне цифрове або літерно-цифрове позначення, яке присвоюють документу під час його реєстрації. Реєстрації підлягають документи, створені юридичною особою, а також документи, що надходять від інших юридичних і фізичних осіб, за винятком тих, які відповідно до переліку, визначеного додатком до Інструкції з діловодства юридичної особи, реєстрації не підлягають.
Експрес-курс «Облікові документи кадрової служби та порядок їх ведення»
0 (800) 21 99 77 • E-mail: [email protected]
Відповідно до пункту 5 глави 3 розділу ІІІ Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Міністерства юстиції України від 18 червня 2015 року № 1000/5 (далі — Правила № 1000/5), реєстраційний індекс складається з порядкового номера документа в межах відповідної групи документів, що реєструються, та за потреби доповнюється іншими індексами, які застосовують у юридичній особі. Зокрема, до його складу можуть входити:
- індекс за номенклатурою справ;
- індекс структурного підрозділу, кореспондента, посадової особи, яка розглядає або підписує документ, виконавця;
- інші індекси, пов’язані з питаннями діяльності, яких стосується документ.
Складові частини реєстраційного індексу відокремлюють одна від одної правобічною похилою рискою.
Приклади реєстраційних індексів:
124/09-14;
221/01/06-03;
01-15/600.
Спробуйте безплатний доступ до онлайн-системи «КАДРИ.UA» та отримайте готові практичні рішення для будь-якої кадрової ситуації.
Реєстрація документів за документопотоками
Водночас пунктом 2 глави 3 розділу ІІІ Правил № 1000/5 встановлено, що реєстрація документів здійснюється за документопотоками, а саме: вхідним, вихідним та внутрішнім. Цей поділ забезпечує впорядкований облік документів, їх оперативний пошук і контроль за проходженням.
Таким чином, послідовність розташування складових частин реєстраційного індексу залежить від виду документопотоку.
Так, для вхідних документів реєстраційний індекс зазвичай складається з порядкового номера документа й індексу за номенклатурою справ або іншого індексу, що застосовується в юридичній особі, наприклад:
123/01-12,
де 123 — порядковий номер вхідного документа;
01-12 — індекс справи за номенклатурою.
Для вихідних документів реєстраційний індекс може формуватися у зворотній послідовності — спочатку зазначають індекс за номенклатурою справ (за потреби — також інший індекс, що застосовується в юридичній особі), а потім порядковий номер документа, наприклад:
02-10/457,
де 02-10 — індекс справи за номенклатурою;
457 — порядковий номер вихідного документа.
Зразки документів • Посадові інструкції • Робочі інструкції
Для довідок: 0 (800) 21 99 77
Який індекс справи за номенклатурою потрібно зазначати у складі реєстраційного індексу службового листа?
Правила № 1000/5 передбачають включення до складу реєстраційного номера документа індексу за номенклатурою справ, однак не визначають, яку саме справу слід брати за основу. Це питання не врегульоване й ДСТУ 4163:2020. Унаслідок цього на практиці трапляються різні підходи.
Найпоширенішою помилкою є використання у складі реєстраційного індексу службового листа індексів, які присвоюються журналам (реєстрам) реєстрації вхідної або вихідної кореспонденції! На нашу думку, такий підхід не повною мірою узгоджується із призначенням номенклатури справ та порядком формування справ, установленим Правилами № 1000/5.
Зауважимо, що слід розмежовувати поняття «документопотік» і «вид документа». Вхідні та вихідні документи характеризують виключно напрям руху документа в системі документообігу. Натомість службовий лист є самостійним видом організаційно-розпорядчого документа. Саме тому вхідний і вихідний службові листи належать до різних документопотоків, але залишаються документами одного виду.
Зазначений висновок узгоджується і з Класифікатором управлінської документації (НК 010:2021), затвердженим наказом Міністерства розвитку економіки, торгівлі та сільського господарства України від 12 березня 2021 року № 526-21, відповідно до якого службовий лист (код форми 0101047) є окремим видом документа в уніфікованій системі організаційно-розпорядчої документації.
Навчання для кадровиків — семінари, курси, тренінги, вебінари
Індивідуальні курси кадровиків з нуля: 0 (800) 21 99 77
Водночас у номенклатурі справ формулюють заголовки за видами документів, змістом та кореспондентською ознакою, не за документопотоками. Саме тому до номенклатури справ не включають справи з назвами «Вхідна кореспонденція» або «Вихідна кореспонденція» за винятком справ, призначених для зберігання журналів (реєстрів) реєстрації документів. Натомість службові листи формують у справи «Листування…» за змістом та кореспондентською ознакою.
Під час реєстрації як вихідного, так і вхідного службового листа до складу реєстраційного індексу доцільно включати один і той самий індекс справи за номенклатурою, до якої після виконання буде долучено відповідний документ. При цьому порядковий номер документа присвоюється окремо в межах кожного документопотоку — вхідних і вихідних документів…
Докладніше — у статті Тетяни Гаращук в журналі «ДІЛОВОДСТВО» № 4/2026.
Джерело: «ДІЛОВОДСТВО»
